Kdaj se opravi ustna obravnava in kdaj zaslišanje? Katere roke je pri vabljenju na obravnavo oziroma zaslišanje treba upoštevati? Ali je v vabilu potrebno vsakokratno navajanje groženj z denarno kaznijo, če se vabljena oseba neupravičeno ne bo odzvala na vabilo? Ali je denarno kazen treba izterjati, če se vabljeni ne odzove vabilu?

Ustna obravnava je osrednji dogodek oz. procesno dejanje posebnega ugotovitvenega postopka. V upravnem postopku ima ustna obravnava dva poglavitna namena, in sicer, strankam se omogoči podajanje izjav in predlogov oz. njihovo izpodbijanje in uradni osebi se omogoči skoncentrirano zbiranje in tehtanje za odločitev potrebnih dejstev, kar skupaj vodi v skupni cilj razjasnitve stvari (glej Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 462). Ustna obravnava je obligatorna ali fakultativna. Obligatorno – obvezno se izvede, kadar sta v postopku udeleženi dve ali več strank z nasprotnimi interesi ter kadar je v postopku treba opraviti ogled, zaslišanje prič in izvedencev. Fakultativno pa se izvede, kadar uradna oseba oceni, da je za razjasnitev stvari koristno izvesti obravnavo (glej Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 161).


Ustna obravnava je torej procesno dejanje, v okviru katerega še posebej pride do izraza temeljno načelo zaslišanja stranke (9. člen ZUP). Pristojni organ ne sme izdati odločbe, dokler stranki ne da možnosti izjaviti se o vseh dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe (146. člen ZUP). Če za posamezna dejanja v postopku ni z zakonom določeno, v kakšni obliki se lahko opravijo, jih opravijo stranke zunaj ustne obravnave pisno ali ustno na zapisnik, na obravnavi pa ustno (torej načelo zaslišanja stranke ne pomeni zgolj navzočnosti na ustni obravnavi, temveč tudi možnost izjaviti se o dejstvih, okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe; uveljavljati svoje pravice oz. braniti svoje koristi ter seznaniti se celotnim dokaznim in ugotovitvenim postopkom). Zaslišanje se torej lahko opravi v okviru ustne obravnave, prav tako pa se načelo zaslišanja stranke izraža skozi cel postopek z dajanjem možnosti stranki, da sodeluje pri dejanjih postopka. V kolikor stranki ali stranskemu udeležencu ni bila dana možnost, da se izjavi o dejstvih ali okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, bodisi na ustni obravnavi, lahko pa tudi izven nje, je to bistvena kršitev pravil upravnega postopka (tretja točka drugega odstavka 237. člena ZUP).


Zaslišanje v smislu zagotavljanja procesnih upravičenj, ki jih jamči temeljno načelo, pa je treba razlikovati od dokaznega sredstva zaslišanja, v okviru katerega organ na ustni obravnavi neposredno zbira dokaze, za ugotovitev in razjasnitev dejanskega stanja stvari tako, da zaslišanemu (priči, izvedencu, stranki), postavlja konkretna vprašanja.


Drugi odstavek 157. člena ZUP določa, da je potrebno tistim, ki so povabljeni na ustno obravnavo, pustiti dovolj časa, praviloma osem dni od vročitve vabila do dneva obravnave, da se lahko pripravijo za obravnavo ter da lahko pravočasno in brez izrednih stroškov pridejo k obravnavi. Enako določa 8 dnevni rok tudi 102. člen ZUP, ki na splošno ureja narok kot vnaprej določen časovno in krajevno opredeljeni trenutek za določeno dejanje postopka (ustno ali videokonferenčno obravnavo), na katerega se vabi stranke in druge osebe, katerih navzočnost je potrebna. Poleg roka za pripravo na narok pa je treba upoštevati tudi rok za osebno vročitev vabila, saj je treba upoštevati možnost, da vročevalec vabljenega ne uspe dobiti, torej mu pusti sporočilo o prispelem pismu, ki se šteje za vročeno šele po 15 dneh (če ga naslovnik ni dvignil že prej).

Prvi odstavek 71. člena ZUP določa, da je v vabilu potrebno povabljenega posebej opozoriti, kaj zakon zahteva od njega, če na v vabilu določen čas ne bo mogel priti na v vabilu določen kraj, kakor tudi kakšne posledice predvideva zakon, če se vabilu ne bo odzval (glej Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 263-264). Vabljenega je torej treba opozoriti na posledice, če se vabilu neopravičeno ne bo odzval (gre za obvezno sestavino vabila). Uradna oseba, ki vodi postopek, lahko sama določi, katere sankcije (kot jih predvideva ZUP za posamezne udeležence postopka) bodo lahko nastopile v primeru neopravičenega izostanka (torej ni nujno navesti vse sankcije). Sankcije za neodzivnost so vezane na kumulativno izpolnitev treh pogojev, ki so: pravilno vročeno vabilo, neopravičen izostanek in v vabilu izrecno navedeno opozorilo na sankcije, ki se bodo uporabile ob odsotnosti povabljenega. V primeru, da vabilo ni vsebovalo predhodnega opozorila, sankcije za neopravičen izostanek v skladu z načelom varstva pravic strank (7. člen ZUP) kasneje ni mogoče naložiti. Če se vabljena oseba dejansko neopravičeno ne odzove, kljub temu, da je bila pravilno vabljena, uradna oseba, ki vodi postopek presodi, ali bo zagroženo sankcijo tudi dejansko izrekla. Odvisno od smiselnosti in učinkov, ki jih sankcija ima za konkretno situacijo. V primeru, da se sankcija izreče, izda uradna oseba, ki vodi postopek v soglasju z uradno osebo, pooblaščeno za odločanje, o tem poseben sklep (tretji odstavek 73. člena ZUP). V primeru sankcije v obliki denarne kazni, bo sledila izterjava slednje le v primeru neplačila denarne obveznosti v predpisanem izpolnitvenem roku (izvršilni naslov bo izdan sklep o denarni kazni).


Velja opozoriti, da v primerih, ko se postopek začne na zahtevo stranke, ki je pravilno vabljena na ustno obravnavo, pa ne pride, lahko organ na podlagi tretjega odstavka 161. člena ZUP, s sklepom postopek ustavi, če se da iz celotnega stanja zadeve domnevati, da je stranka predlog umaknila. Če takšna domneva ni možna oz. v primeru, da je potrebno postopek v skladu z javnim interesom nadaljevati po uradni dolžnosti, se ustna obravnava opravi brez te stranke oz. če je njena navzočnost nujna, se ustna obravnava lahko preloži.