Pri odločanju v upravni zadevi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti, so nastali določeni stroški. Ali mora upravni organ pozvati upravičenca do povrnitve nastalih stroškov, da jih priglasi? Kdaj ga mora pozvati? Kaj se zgodi, če upravičenec nastalih stroškov do izdaje odločbe ne priglasi?

Stroški postopka so izdatki, ki nastanejo v zvezi z upravnim postopkom v konkretni upravni zadevi organu, ki vodi ta postopek, ter stranki in drugim udeležencem. Stroški, ki jih ima stranka, praviloma bremenijo samo njo. Stroške, ki jih ima organ, trpi praviloma organ, vendar jih deloma, če gre za t. i. posebne stroške postopka, prevali na stranko oziroma na tistega, ki jih je povzročil. Posebni stroški organa so denarni izdatki, ki nastanejo organu v zvezi z vodenjem upravnega postopka v upravni zadevi od začetka do konca. Prvi odstavek 113. člena ZUP določa, da so to izdatki za potne stroške uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, stroški za prenos stvari, ki se prenesejo zaradi neposrednega ogleda na kraj, kjer se vodi postopek, izdatki za povrnitev škode, ki nastane pri ogledu stvari, prostorov ali zemljišč in jih je treba povrniti lastniku zemljišča, izdatki za oglase itd., kar podrobneje ureja tudi Pravilnik o stroških v upravnem postopku (pisrs.si) (Ur. l. RS, št. 86/05).

Posebni stroški postopka, ki nastanejo organu v upravnem postopku, gredo praviloma v breme tistega, ki je povzročil ves postopek s tem, da je vložil zahtevo za začetek postopka, ali pa se je ugotovilo dejstva, na podlagi katerih je potrebno uvesti postopek po uradni dolžnosti za zaščito javnega interesa in se ta konča za zavezanca neugodno. Torej - če je posameznik dal s svojim zadržanjem oz. delovanjem podlago za začetek upravnega postopka po uradni dolžnosti, zakon uvaja posebna pravila, ki jih mora v takih primerih posebej ugotovitvi organ, ki vodi postopek (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 260). Kolikor se tak postopek končna z naložitvijo ukrepa oz. ugotovitvijo obveznosti zavezane stranke, trpi stroške postopka ta stranka (drugi odstavek 113. člen ZUP). Če pa se je postopek po uradni dolžnosti končal za stranko ugodno (zlasti če je bil izdan sklep o ustavitvi postopka na podlagi četrtega odstavka 135. člena ZUP), gredo stroški v breme organa, razen osebnih stroškov stranke.

O stroških postopka ni mogoče odločiti, preden je odločeno o upravni zadevi (razen če gre za stroške, ki se med postopkom povrnejo priči ali izvedencu; prim. tretji odstavek 119. člena ZUP), tudi zato, ker lahko stroški nastanejo še kadarkoli do zaključka postopka, pa tudi zato, ker obračun stroškov pomeni vsebinsko odločanje, a postransko glede na glavni predmet postopka. Zato stroškov ni mogoče niti še ugotavljati niti naložiti stranki ali tretji osebi ali pa odločiti, da jih trpi organ, še preden ni postopek izveden do te mere, da je predmet postopka zrel za odločitev (izdajo odločbe ali sklepa o ustavitvi na podlagi 135. člena ZUP).

Posebne stroške postopka, ki do odločitve o glavni stvari in o stroških nastanejo, praviloma (začasno) trpi tisti, ki zastopa interese, v okviru katerih se dejanje, ki pomeni izdatek, opravlja. V postopku po uradni dolžnosti stroške predhodno trpi organ; stranka pa predhodno trpi le osebne stroške in tiste, ki so nastali po njeni krivdi (115. člen ZUP), razen če organ po 189. členu ZUP naloži predujem stranki zaradi zavarovanja dokazov ali izvedbe dokazov z izvedencem na zahtevo stranke. Vse stroške, ki naj se obračunajo ob zaključku postopka tako, da jih zavezanec povrne upravičencu, pa je treba v postopku priglasiti. Povrnitev stroškov, ki jih je imela zaradi upravnega postopka, mora stranka ali druga upravičena oseba (npr. priča, izvedenec na podlagi sklepa o imenovanju) izrecno zahtevati. Zahtevo mora vložiti pravočasno, tako da organ, ki vodi postopek, lahko o njih odloči v odločbi, sicer izgubi pravico do povrnitve stroške. Stranka mora povračilo zahtevati do izdaje odločbe (prvi odstavek 116. člena ZUP), ostali upravičenci pa po opravi procesnega dejanja (drugi odstavek 119. člena ZUP), pri čemer mora vse upravičence uradna oseba opozoriti na obravnavano pravico. Po izdaji odločbe stranka ne more več zahtevati povrnitve stroškov in izgubi pravico do povrnitve stroškov (116. člen ZUP), ostali opravičenci pa so prekludirani po opravi procesnega dejanja, razen če je organ opustil dolžno opozorilo glede uveljavitve pravice do povračila. To stori npr. s pozivom na ustni obravnavi (na zapisnik) ali izven obravnave s pozivom v obliki dopisa, v katerem obvezno določi tudi rok predložitve zahtevka za povračilo oz. dokazil za izkaz nastalih stroškov v določenem obsegu. Morebitni pisni poziv se zaradi določitve roka in posledic neupoštevanja poziva vroči osebno po 87. členu ZUP.

Opustitev opozorila na procesno pravico do povračila stroškov, je po izdaji odločbe razlog za izpodbijanje odločitve, saj je postopek voden v nasprotju s izrecnimi procesnimi obveznostmi, kot tudi temeljnim načelom varstva pravic stranke in javne koristi (7. člen ZUP). Kolikor se odločitev ne izpodbija, je celoten postopek dokončno in pravnomočno končan, zato ni mogoče naknadno zahtevati, da se odloči še o povračilu stroškov. Takšna možnost je izjemoma dopustna, če se v izreku odločbe (ali sklepa, s katerim se postopek zaključi) zapiše rezervacijska klavzula, da bo o stroških naknadno odločeno s posebnim sklepom. Zgolj v takem primeru se katerokoli procesno vprašanje rešuje še po dokončnosti in pravnomočnosti odločitve o predmetu postopka. Z odločbo, s katero se postopek zaključi, mora biti odločeno tudi o vseh procesnih vprašanjih oziroma zahtevkih strank, o katerih še ni bilo odločeno (prvi odstavek 213. člena ZUP). Drugačno postopanje nima pravnega temelja, vendar se teža kršitve procesne obveznosti presoja v pritožbenem ali sodnem postopku. Organ o nerešenih procesnih zahtevkih, razen ob uporabi že omenjene rezervacijske klavzule, po izdaji odločbe ne more dopolnilno odločati (dopolnilna odločba po 220. členu ZUP je dopustna samo glede nerešenih materialnih vprašanj, ki so predmet upravne zadeve). Zato je zahteva stranke za povračilo stroškov postopka, ki je vložena po pravnomočnosti upravnega akta, s katerim se je postopek zaključil, prepozna in jo je treba zavreči, ne glede na to, ali je organ v postopku opustil zakonito obveznost, da stranko opozori na pravico zahtevati povračila oziroma da v odločbi odloči tudi o stroških postopka.

Prvi odstavek 118. člena ZUP določa, da se o stroških postopka odloči v dispozitivu odločbe o glavni stvari. Organ zato v odločbi, s katero se postopek konča, določi, kdo končno trpi nastale in priglašene stroške, če naj bi jih poplačal drug subjekt, ne ta, ki je stroške trpel predhodno. Določiti mora tudi, koliko stroški znašajo ter komu in v kolikšnem roku jih je treba plačati (gl. peti odstavek 213. člena ZUP). Četrti odstavek 118. člena ZUP določa, da se mora, če organ ne odloči o stroških v odločbi o glavni stvari, ker bi morda le obračun stroškov pomenil zamudo za priznanje pravice ali naložitev obveznosti stranke, tedaj v dispozitivu te odločbe navede, da bo o stroških izdal poseben sklep (t. i. rezervacijska klavzula). Ta sklep se izda čimprej. Možnosti izdaje posebnega sklepa naj se organ posluži vedno, kadar je materialna odločitev o predmetu postopka, glede na ugotovljeno dejansko stanje stvari in sodelovanje strank v postopku (načelo zaslišanja), primerna za odločitev, nasprotno pa vsi stroški niso priglašeni ali preverjeni, zato o njih še ni mogoče odločiti.