Upravni organ izda odločbo stranki (npr. o oprostitvi plačila storitve institucionalnega varstva za upravičenca ali glede vpisa/izbrisa podjetnika v poslovni register). Med postopkom, konkretneje po izdaji odločbe ali sklepa, toda še pred vročitvijo akta stranki, stranka umre, zato ji akt ni vročen. Kako naj v takšnem primeru ravna upravni organ?

Ali je upravni organ tik pred izdajo odločbe dolžan preveriti podatke iz uradnih evidenc, npr. iz centralnega registra prebivalstva, ali ni morda stranka že umrla, (tik) preden izda akt?

Ali lahko odločbo ali sklep organ objavi v takem primeru na državnem portalu e-uprava in bo po 15 dneh šteta za vročeno? Ali je treba počakati na pravnomočni sklep o dedovanju (kar traja zelo dolgo)?

Kako pa naj ravna organ (npr. ZPIZ), če je pritožbo zoper odločbo vložil pooblaščenec, stranka pa med postopkom umre?

Ali mora organ sklep o ustavitvi razglasiti v celoti ali z javnim naznanilom, če stranka umre? Kateri akti se objavljajo v celoti in katere akte oz. kdaj organ vroča z javnim naznanilom in kdaj se šteje sklep tedaj za vročen in pravnomočen?

ZUP v 42. členu določa, da je lahko stranka v postopku vsaka fizična in pravna oseba zasebnega ali javnega prava, na katere zahtevo je začet postopek ali zoper katero teče postopek. Stranke so lahko tudi drugi (npr. skupina oseb), če so lahko nosilci pravic in obveznosti o katerih se odloča v upravnem postopku. Ves čas postopka mora stranka imeti sposobnost biti nosilec pravic oziroma obveznosti, o katerih se odloča v konkretni upravni zadevi in procesno sposobnost, da sama opravlja dejanja v postopku, ter imeti stvarno legitimacijo torej, da uveljavlja svojo pravico ali pravno korist. Organ mora po uradni dolžnosti ves čas postopka preverjati to procesno predpostavko za uvedbo in tek postopka (gl. 2. točko prvega odstavka 129. člena ZUP).

Smrt stranke med postopkom povzroči prenehanje pravne sposobnosti. Postopek se nadaljuje le, če gre v postopku za pravico, obveznost ali pravno korist, ki lahko preide na pravne naslednike (50. člen ZUP), sicer se postopek ustavi.

Upravni organ mora v primeru prenosa predmeta postopka na pravne naslednike izdati sklep, s katerim postopek prekine v skladu s 1. točko prvega odstavka 153. člena ZUP. S prekinitvijo postopka prenehajo teči vsi roki, določeni za procesna dejanja in roki za izdajo odločbe. Pravimo, da se s prekinitvijo doseže mirovanje rokov (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2018, str. 163). Po pravnomočnosti sklepa sodišča o dedovanju pa upravni organ vse pravne naslednike obvesti o možnosti vstopa v postopek, s tem se jim da možnost, da se o tem izjasnijo. Če nato nasledniki niso več zainteresirani za priznanje pravice ali pravne koristi, upravni organ izda sklep o ustavitvi postopka, sicer se nadaljuje. Sklep o ustavitvi postopka zaradi smrti stranke se razglasi na oglasni deski in na enotnem državnem portalu e-uprava po četrtem odstavku 50. člena ZUP.

96. člen ZUP določa, da se v javnem naznanilu navedejo podatki o vzrokih za tako vročanje, organ, ki je dokument izdal, številka, datum in vrsta dokumenta, osebno ime oziroma firma naslovnika, naslov za vročanje oziroma drugo stalno ali začasno prebivališče, če naslovnik nima naslova za vročanje, sedež pravne ali fizične osebe, registrirane za opravljanje dejavnosti, navedba upravne zadeve, datum javne objave sporočila z opozorilom, da ga mora naslovnik prevzeti v 15 dneh, da vročitev velja za opravljeno po poteku 15 dni od dneva, ko je bilo objavljeno sporočilo o vročanju z javnim naznanilom in kraj, kje je dokument. Vročitev velja za opravljeno po poteku 15 dni od dneva, ko je bilo naznanilo objavljeno na oglasni deski in na enotnem državnem portalu e-uprava, če organ, ki je dokument izdal, ne določi daljšega roka (primer: dne 1. 3. 2024 je sklep objavljen na oglasni deski organa in na enotnem državnem portalu e-uprava. 16. 3 .2024 je datum, ko se sklep smatra kot vročen). Kot določa četrti odstavek 50. člena ZUP, če postopka ni mogoče nadaljevati (smrt stranke), organ torej ustavi postopek s sklepom in sklep postane pravnomočen po preteku roka za vročitev.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (že s samim zbiranjem kot tudi z morebitno objavo) mora organ poskrbeti za ustrezno in zakonito pravno podlago ter obenem poskrbeti, da obdeluje izključno le toliko podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22). Iz tega izhaja, da mora organ pri vročanju z javnim naznanilom upoštevati načelo zajemanja najmanjšega možnega obsega podatkov in objaviti zgolj podatke, določene v 96. členu ZUP, ne pa celega akta, kadar so v njem zajeti osebni podatki.

ZUP torej opredeljuje dve obliki vročanja z javnim naznanilom, ki jih mora upravni organ upoštevati. Prva oblike vročanja z javnim naznanilom je, da se dokumente objavi na oglasni deski organa, drugo obliko pa predstavlja objavljanje dokumentov na enotnem državnem portalu e-uprava. Vsak upravni organ, ki v okviru svojih pristojnosti odloča o pravicah, obveznostih in pravnih koristih, mora imeti na javno dostopnem mestu nameščeno oglasno desko, preko katere se izvajajo javna naznanila po ZUP (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 64–72).
Postopek, začet po uradni dolžnosti, v primeru smrti stranke med postopkom, se lahko prekine, kot prej navedeno, samo, če to ni v nasprotju z javnim interesom. Če bi posledično temu bile ogrožene pravno zavarovane dobrine, upravni organ postopka ne sme prekiniti in se zaradi visoke stopnje ogroženosti, pravnim naslednikom postavi praviloma skrbnik za poseben primer bodočim dedičem ali neznanemu premoženju po 272. členu Družinskega zakonika (DZ, Uradni list RS, št. 15/17 (in ne! začasni zastopnik po 51. členu ZUP; gl. o tem še primer Postavitev začasnega zastopnika zaradi smrti stranskega udeleženca med postopkom). Končni akt se tako vroči skrbniku kot zakonitemu zastopniku strank/e (glej 88. člen ZUP).

Vročanje z javnim naznanilom po 94. členu ZUP v tem primeru prav tako ne pride v poštev, saj je ključno vprašanje obstoja stranke, ne njene ne/dosegljivosti.

Uradna oseba, ki vodi upravni postopek, mora v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje na stopnji gotovosti in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo kot izhaja iz 8. člena ZUP. Med drugim si po uradni dolžnosti v ta namen priskrbi podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, kolikor so ti relevantni v zadevi, po 139. členu ZUP (tudi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti). To velja analogno tudi za dejstva v zvezi s stranko in vročanjem, ne le odločanjem v glavni stvari. V skladu z načelom materialne resnice je upravni organ torej dolžan pred izdajo odločbe ali sklepa ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, torej je dolžan preveriti tudi podatke iz uradnih evidenc (npr. centralni register prebivalstva), komu in kam vroča tik pred odpremo. Če ugotovi ali se nenazadnje tako izkaže šele po odpremi akta, da je stranka vmes umrla, ravna kot zgoraj navedeno glede na prenosljivost predmeta odločanja.

Procesno sposobna stranka oziroma njen zakoniti zastopnik si lahko postavi pooblaščenca, ki stranko zastopa pri vseh, razen pri tistih dejanjih v upravnem postopku, pi katerih mora stranka sama dajati izjave (53. člen ZUP). Pooblastilo je lahko splošno za ves upravni postopek ali posebno samo za posamezna dejanja. Posebej je lahko pooblastilo dano tudi samo za vročanje. Če stranka med postopkom umre, pooblastilo glede na določbe 57. člena ZUP ne preneha in velja, dokler ga ne prekliče pravni naslednik stranke ali njen novi zakoniti zastopnik. Vendar pa je pravilo o nadaljevanju pooblastilnega razmerja smiselno le, če so izpolnjeni pogoji za nadaljevanje postopka (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 392-393), tj. če gre v postopku za pravico, obveznost ali pravno korist, ki lahko preide na pravne naslednike.

Glede vprašanja, ali je ustrezna oz. veljavna vročitev odločbe za stranko, ki je umrla še pred vročitvijo odločbe njenemu (živemu) pooblaščencu (pooblaščenem pred smrtjo), sicer prevlada pravilnost vročitve, ker pooblastilo s smrtjo stranke ne preneha. V sodni praksi je najti podoben primer v sodbi UPRS I U 2262/2017-12 z dne 18. 6. 2016). Smrti stranke torej ne gre šteti kot novo dejstvo v smislu obnove postopka (po 1. točki 260. člena ZUP), saj ne gre za takšno dejstvo, na podlagi katerega bi organ, če bi vedel zanj, sprejel drugačno odločitev. To pomeni, da ta položaj ni enak, kot če bi se vročalo umrli stranki direktno in nihče ne bi mogel podpisati prevzema odločbe, zato ta ne bi bila vročena oz. izdana in bi stranka umrla tako še med postopkom, zato se tedaj ne izda odločbe, ampak sklep o ustavitvi ali prekinitvi postopka (po 50. ali 153. členu ZUP); spisana odločba, ki sej poskušala vročiti, pa se le vstavi v spis, a nima učinkov.

Pravice iz obveznega pokojninskega zavarovanja pa so neodtujljive osebne pravice in ne morejo preiti na pravne naslednike - ni jih mogoče prenesti na drugega in ne podedovati (4. člen Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, ZPIZ-2, Ur. l. RS, št. 96/12 in nasl.). Teh pravic torej ne more pridobiti nihče, razen zavarovanca (sodba VSRS VIII Ips 56/2021 z dne 10. 6. 2022). Postopka v primeru smrti zavarovanca med postopkom ni mogoče nadaljevati, zato se postopek s sklepom ustavi in se sklep razglasi na oglasni deski organa in na enotnem državnem portalu e–uprava (četrti odstavek 50. člena ZUP). Obenem bi vendar kazalo opozoriti, da je postopek, čeprav že po vročitvi odločbe, dejansko prekinjen s smrtjo stranke, tako da bi zlasti v luči varovanja teka pritožbenega roka oz. drugih pravnih posledic vročene odločbe – po načelu varstva pravic strank – morali upoštevati, da do zamude pritožbenega roka samo zaradi smrti stranke v času teka tega roka ne bi smelo priti.

V danem primeru pa se postopek prav tako ustavi s sklepom, ki se vroči pooblaščencu (umrle) stranke. V skladu z namenom ZUP je vročitev sklepa (ne le npr. obvestila o ustavitvi postopka) nujna za zavarovanje pravnega položaja stranke, če bi bil izdan nezakonit sklep, ki bi temeljil na napačni domnevi o smrti stranke. Če stranka v postopku nastopa sama, varstva njenega pravnega položaja ni mogoče zagotoviti drugače kot z vročitvijo z javnim naznanilom. Če pa je v postopku nastopala po pooblaščencu, je glede na to, da pooblastilo s smrtjo ne preneha, in siceršnji obveznosti organa, da v okviru pooblastila posluje s pooblaščencem, treba vročitev opraviti pooblaščencu, enako, kot bi se dokumenti vročali pooblaščencu, če bi bila stranka živa, k čimer organ neposredno zavezujejo tudi določbe o vročanju poleg pravil o pooblastilu. V takem primeru bi za morebitno varstvo pravnega položaja stranke skrbel pooblaščenec. Ne glede na to, da 50. člen ZUP ne ureja procesno pravnega položaja s pooblaščencem, je pri tem treba upoštevati notranjo skladnost ZUP in slediti tudi pravilom, ki urejajo obveznost organa v zvezi z obstojem pooblastila, zato vročitev z javnim naznanilom ne more biti enoznačno pravilna v vseh situacijah. Vročitev pooblaščencu je z vidika varovanja pravnega položaja stranke, ustreznejša in ustavnopravno skladna, saj je realna možnost, da se zagotovi pravno varstvo, neprimerljivo večje, kot bi bilo pri vročanju z javnim naznanilom. Ob obstoju pooblastila bi se zato sicer lahko pojavilo tudi vprašanje pravilnosti vročitve, če bi se ta opravila le z javnim naznanilom.