Organ je prejel e-sporočilo, naslovljeno kot vloga za __ (npr. posvojitev), ki je bilo podpisano z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom. E-sporočilo ni vsebovalo priponke z vlogo, prav tako ne drugih sestavin, ki so potrebne, da se vloga lahko obravnava.

Ali je organ stranki dolžan poslati poziv za dopolnitev vloge ali ji zgolj odgovori z e-sporočilom, da vloge ni v priponki? Ali se je upravni postopek začel s tem, ko je upravni organ začel obravnavati e-sporočilo?

Kako bi organ moral postopati, če bi stranka vlogo poslala v datoteki, ki je organ ne bi mogel odpreti (npr. ne bi imel ustreznega programa)?

Nadalje, če bi dopolnitev stranka nato poslala in bi ob preverjanju osnovnih pogojev organ ugotovil, da stranka ne izpolnjuje enega od pogojev za priznanje pravice (npr. ne izpolnjuje pogoja nekaznovanosti, ki je kot pogoj določen s specialnim predpisom), ali mora organ preveriti še druge pogoje, ali lahko takoj izda zavrnilno odločbo?

Ali mora stranka sama predložiti dokazilo iz uradne evidence (npr. kazenske evidence), če specialni predpis organu ne daje možnosti za pridobitev določenih podatkov (npr. 288. člen Družinskega zakonika)?

Vloga je vsakršno sporočilo organu, ki izraža voljo vložnika, pri čemer ni pomembno, kako je vloga poslana ali njen format, temveč je bistveno, da se lahko razbere zahtevek.

Če je vloga nepopolna ali nerazumljiva, jo organu samo zaradi tega ni dovoljeno zavreči (67. člen ZUP). Če manjkajo sestavine vloge, če je vloga formalno nepopolna ali nejasna, mora upravni organ vložnika po načelu varstva pravic strank pozvati k dopolnitvi (več Remic v Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, 1. knjiga, str. 453-454). Popolnost vloge in izpolnitev drugih procesnih predpostavk sta namreč predpisana elementa za uvedbo postopka.

Kot izhaja iz opisa v vprašanju v danem primeru, je iz same zadeve (e-pošte) zahtevek dokaj jasno razviden (npr. vloga "za posvojitev"), prav tako je dodan elektronski podpis vložnika s kvalificiranim potrdilom, s čimer sta izraženi tako identiteta kot tudi volja stranke (glej tudi primer 1). Vložnika se zato z dopisom pozove k dopolnitvi vloge/zahtevka, pri čemer mu je treba pojasniti, kaj se od njega zahteva, določiti rok za dopolnitev in ga opozoriti na posledice, če vloge ne bo dopolnil v roku (prav tam, str. 455-456, glej tudi primer 2).

Za nepopolno oziroma nerazumljivo vlogo, ki terja postopanje organa po 67. členu ZUP, gre tudi v primeru, ko organ datoteke z vlogo v prejetem formatu ne more odpreti, čeprav si mora pa za to vendarle aktivno prizadevati, npr. z uporabo različnih programskih orodij ipd., kot izhaja že iz splošnih načel varstva pravic strank iz 7. člena ZUP in ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP), razen če so izjava volje stranke in drugi podatki za odločanje, razvidni na drug način.

Če vlagatelj odpravi pomanjkljivosti v roku, se šteje, da je vloga vložena takrat, ko je bila vložena vloga, s katero so pomanjkljivosti odpravljene (67. člen ZUP). Če pomanjkljivosti vlagatelj v roku ne odpravi, se vloga s sklepom zavrže.

Upravni postopek na zahtevo stranke je na podlagi drugega odstavka 127. člena ZUP uveden tisti dan, ko organ prejme popolno vlogo oziroma z dnem dopolnitve vloge, če le-ta ob vložitvi ni popolna, razen če ne gre za primere zavrženja vlog iz 129. člena ZUP. Zakon namreč šteje, da je postopek uveden, ko so izpolnjeni pogoji za vsebinsko presojo utemeljenosti zahtevka, pri čemer gre za uvedbo meritornega postopka, torej že postopka preverjanja pogojev za priznanje pravice oziroma naložitev obveznosti. Bistvo upravnega postopka je namreč v enostranskem odločanju o predmetu postopka (materialni pravici, pravni koristi ali obveznosti), ki ga zaradi zaščite javnega interesa določi zakon. Zato o upravnem postopku načeloma ne more biti govora, če ni mogoče odločati o predmetu, čemur je upravni postopek temeljno namenjen. Toda ob tem je treba vzeti v obzir, da je nujni del upravnega postopka predhodni formalni preizkus sposobnosti vloge za obravnavo, tj. preverba formalnih predpostavk za zače/tek meritornega postopka. Zato organ opravlja dejanja najprej v "predpostopku", tj. tudi v primeru vložitve nepopolne vloge oziroma vloge, ki je ni mogoče obravnavati iz drugih razlogov, saj jo sprejme in obravnava oziroma nasploh postopka v skladu s pravili upravnega postopka.

Če stranka ne izpolni že enega pogoja od več kumulativnih, se zahteva zavrne, saj bi bilo preverjanje nadaljnjih dejstev in pogojev v nasprotju z načelom ekonomičnosti (14. člen ZUP). Cilj upravnega postopka je, da se le-ta vodi hitro, brez zavlačevanja in v razumnem roku. Načelo od organa tudi zahteva, da ne ugotavlja izpolnjevanja vseh pogojev, če že izhaja, da stranka določenega pogoje ne izpolnjuje in bi ugotavljanje o obstoju nadaljnjih pogojev pomenilo le zavlačevanje postopka in dodatne stroške (več v Jerovšek in Kovač, 2022, Upravni postopek in upravni spor, str. 68-71).

Glede pridobivanja podatkov iz uradnih evidenc načeloma velja 139. člen ZUP, ki je tako podlaga za obveznost organov (in ne strank), da pridobijo dejstva in dokaze, tako v fazi formalnega preizkusa zahteve kot tudi v teku postopka in ni treba, da to eksplicitno določa področni zakon. Je pa vprašljivo, ali zadošča kot zakonska podlaga za pridobitev podatkov, kadar drugače določa specialni predpis, ki je načeloma nadrejen ZUP. Še več, sedmi odstavek tega člena ne more iti preko omejitev 38. člena Ustave Republike Slovenije(URS, Ur. l. RS, št. 33I/91-I in nasl.), ampak kot splošni zakon lahko z generalno klavzulo le podkrepi določbe specialnih predpisov. Ne more pa ustvarjati nove pravne podlage za pridobivanje osebnih podatkov, kar še posebej velja za občutljive podatke določene v petem odstavku 139. člena ZUP (več Kovač v Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 86-88). Če specialni zakon torej ne vsebuje pristojnosti organa, da pridobi podatke, jih mora, čeprav gre za pridobitev podatkov iz uradne evidence, predložiti vložnik sam. Tako npr. 288. člen Družinskega zakonika (DZ, Uradni list RS, št. 15/17 in nasl.) ne daje pristojnosti centru za socialno delo, da pridobi podatke o potencialnem posvojitelju iz kazenske evidence za preveritev pogoja nekaznovanosti, za razliko od nekaterih drugih podatkov, zato jih mora predložiti vložnik sam. Glede zbiranja podatkov po 288. členu DZ glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. 07121-1/2021/781 z dne 21. 4. 2021.