Organi javne uprave morajo med seboj sodelovati in drug drugemu olajšati opravljanje nalog. Ali lahko upravni organ tudi od pravne osebe zasebnega prava zahteva pravno pomoč in s tem podatke o fizični osebi? Ali je to sploh možno glede na to, da pravne osebe zasebnega prava niso dolžne poslovati po ZUP? Kdaj upravni organ lahko zahteva tako posredovanje in ali je ZUP v tem delu glede na širino pooblastila upravnih organov in varstvo osebnih podatkov sploh ustaven?


Ali lahko uradna oseba, ki vodi upravni postopek, od stranke zahteva, da sama predloži dokaze ali pa mora uradna oseba na podlagi 34.a člena in 139. člena ZUP te podatke pridobiti po uradni dolžnosti sama oz. jih v nobenem primeru ne sme zahtevati od stranke?

Pravna pomoč obsega opravljanje posameznih dejanj upravnega postopka na zaprosilo organa, ki je pristojen za odločanje v konkretni zadevi. Določbe 34. člena ZUP in naslednjih o pravni pomoči so organizacijskega značaja in urejajo medsebojno sodelovanje državnih organov, organov lokalnih oblasti in nosilcev javnih pooblastil (glej Jerovšek, et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 163-165). Pravno pomoč zahteva organ s posebno vlogo ("zaprosilom"), zaprošeni organ pa mu mora v 30 dneh od prejema vloge ugoditi. Ni pa mogoče zahtevati pravne pomoči, zaradi katere bi moral zaprošeni organ zahtevati pomoč od drugega organa ali organizacije. A pri izmenjavi podatkov iz zbirk je treba ločiti, čeprav je oboje za organ, ki podatke zahteva, brezplačno:

*izmenjavo podatkov iz uradnih evidenc kot breme oz. dolžnost organov,
*upravičenje organa, da posredovanje podatkov zahteva tudi od nejavnega upravljavca zbirke podatkov.
Če gre za podatke iz uradnih evidenc, ki jih vodijo drugi organi, mora prvi od drugega zahtevati ustrezne podatke in ne od strank, prim. zlasti 66. člen ZUP in 139. člen ZUP.

Organ lahko (ni pa dolžan, odvisno od stopnje prepričanja v ugotovitvenem postopku) na podlagi 34.a člena ZUP zahteva pravno pomoč tudi od nejavnih upravljavcev zbirk. Tako so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno (tako ureditev je potrdilo tudi Ustavno sodišče z odločitvijo v l. 2009, ko je združenje bank izpodbijalo to določbo ZUP) in najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve. Ta določba je bila dodana ZUP-E (od januarja 2008) v skladu z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, ki daje splošno pravno podlago, ki bo organom v upravnem postopku omogočala pridobitev oziroma obdelavo osebnih podatkov, potrebnih za izvedbo upravnega postopka. ZUP do dopolnitve zakona namreč ni določal pravice organov, da bi od fizičnih ali pravnih oseb zasebnega prava, ki niso nosilci javnih pooblastil, so pa upravljalci osebnih podatkov, da bi pridobivali osebne podatke, ki so pomembni v posameznem upravnem postopku. Rok za posredovanje podatkov je instrukcijski.

Zakon se v tem delu uporablja dopolnilno, le za preverjanje in ne za primarno pridobivanje relevantnih dejstev. Nadalje 34. a člen ZUP enotno obravnava različne upravljavce evidenc, tako javne kot zasebne (npr. banke, delodajalce), ki so oboji zavezani na zaprosilo posredovati podatke upravnemu organu, medtem ko gre pri določbah po 66. členu ZUP in drugih členih ZUP le za dolžnost organov javne uprave, da podatke medsebojno izmenjujejo. Obveznost posredovanja osebnih podatkov po 34. a člena ZUP se nanaša na podatke, ki jih njihovi upravljavci vodijo za izpolnitev zakonskih obveznosti za dovoljeno opravljanje dejavnosti. Upravljavce pri tem nedvomno zavezujejo določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22), po katerem za njihovo pridobitev, obdelavo in posredovanje potrebujejo zakonsko podlago oziroma osebno privolitev posameznika. ZVOP-2 pa v razmerju do 34. a člena ZUP predstavlja splošnejši predpis (lex generalis), zato se ZUP uporabi nadrejeno. Kljub temu mora organ, ki je za podatke zaprosil, ravnati po načelu smotrnosti – zahteva lahko le tiste podatke, ki jih ne more pridobiti oz. preizkusiti z drugimi dokazili, poleg tega tudi le tiste podatke, ki jih potrebuje za odločitev glede na pogoje, opredeljene v področnem zakonu (npr. pri socialnih dajatvah je merodajna vsota prihodkov stranke, zato se banko zaprosi le za seznam prilivov na transakcijski račun, ne pa tudi odlivov). ZUP torej v okviru dikcije ZVOP-2 predstavlja zakon, ki upravnim organom v upravnih postopkih daje podlago za obdelavo podatkov iz posameznih zbirk. Dodatno kaže omeniti, da gre pri zahtevah upravnih organov za posredovanje podatkov po 34. a členu ZUP za podatke, s katerimi upravljavci razpolagajo in jih zaradi takšnih zahtev ni potrebno dodatno obdelovati, zaradi česar bi lahko nastali dodatni materialni stroški. Pri teh podatkih gre le za izpis in posredovanje. Sredstva, ki jih upravljavec vlaga v razvoj informacijske tehnologije, z izpolnjevanjem normativnih obveznosti niso neposredno povezana, zato v ustavne pravice upravljavcev ni poseženo. Informacijski sistemi se namreč razvijajo za potrebe racionaliziranja poslovnih procesov in ne zaradi potreb države. Z uporabo na primer varnih elektronskih predalov, s katerimi že razpolagajo upravni organi, se stroški izpisovanja in posredovanja skoraj povsem izničijo, hkrati pa se zagotovi večja varnost posredovanih podatkov, kot je to po navadni pošti. S pridobitvijo dovoljenja za vodenje baz podatkov se poleg tega vsi upravljavci zavežejo tudi za vodenje baz v zvezi z dejavnostjo, ki jo opravljajo. Država ni dolžna plačati sorazmernega dela stroškov za vodenje baz, saj so te povezane z izdanimi dovoljenji za opravljanje dejavnosti, kar pomeni, da že v osnovi predstavljajo stroške upravljavcev.


Upravni organi so dolžni po uradni dolžnosti pridobivati le tiste podatke, ki se nahajajo v uradnih evidencah; glede drugih podatkov (na primer dokaze o višini plače, znižane za plačane davke in prispevke), ki se nahajajo v zasebnih zbirkah osebnih podatkov, pa lahko organ zahteva tudi od vlagatelja, da jih slednji predloži sam. V kolikor vlagatelj po pozivu organa v zahtevanem roku dokazil ne predloži, lahko organ odloči o vlogi na podlagi 140. člena ZUP; pri tem torej ne obstaja dolžnost zahtevati podatke od upravljavca zbirke osebnih podatkov. V primeru, da vlagatelj predloži dokazila in bi se organu pojavil dvom o pristnosti oz. pravilnosti predloženih dokazov, jih lahko na podlagi 34. a člena ZUP pridobi tudi sam od upravljavca zbirke osebnih podatkov, v kateri se zahtevani podatek nahaja. Pri tem velja poudariti, da dokazno breme v upravnem postopku še vedno ostaja na upravnem organu v skladu s preiskovalnim načelom, tj., da mora organ ugotoviti vsa dejstva in zbrati vse dokaze za ugotovitev dejanskega stanja. Prav tako pa ima stranka v skladu z razpravnim načelom pravico in dolžnost, da za svoje trditve in navedbe, za katere ni dokazov pri organu ali drugih osebah, predloži dokaze. V tem primeru je torej dokazno breme na stranki (po Jerovšek et al., Upravni postopek in spor, 2007, str. 102).