Upravni organ vodi upravni postopek, v katerem je postavil sodno zapriseženega izvedenca. Stranka tega postopka je bila pri istem organu že obravnavana. Upravni organ bo nekatere dokumente, pridobljene v predhodnih postopkih, uporabil kot dokaz v tem postopku. Ali lahko upravni organ izroči izvedencu vse te dokumente? Ali mora izvedenec za te dokumente zaprositi? Ali se s posredovanjem teh dokumentov izvedencu kršijo določbe o varovanju osebnih podatkov?

V skladu z načelom materialne resnice je treba v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa pomembna dejstva (8. člen ZUP). Za ugotovitev resničnosti pravno pomembnih dejstev se lahko uporabijo različna dokazila, pri čemer ZUP posebej ureja listine, priče, izjave strank, izvedence in ogled (drugi odstavek 164. člena ZUP).

Za postavitev izvedenca v upravnem postopku morata biti kumulativno izpolnjena dva pogoja, in sicer 1) da gre za ugotavljanje in dokazovanje dejstev, na katerih bo temeljila odločitev (tj. pravno pomembna dejstva) in 2) da uradna oseba organa za to nalogo sama nima potrebnega strokovnega znanja (prvi odstavek 189. člena ZUP).

Izvedenca se določi s pisnim sklepom, v katerem se opredeli njegova naloga (podaja izvida in mnenja o pravno pomembnih dejstvih konkretnega postopka) in rok za njeno izvedbo (prvi odstavek 190. člena ZUP, prvi odstavek 193. člena ZUP). Izvid pomeni posredovanje ugotovitev o dejstvih, do katerih je prišel s preučitvijo predmeta obravnave, mnenje pa pomeni strokovno presojo in vrednotenje teh dejstev ter njuno obrazložitev (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 371).

ZUP ne določa izrecno, da je treba v sklepu o postavitvi izvedenca določiti tudi podlage za ugotovitev pravno pomembnih dejstev, ki so predmet njegovega dela, vendar to logično izhaja iz razloga in namena postavitve izvedenca in iz tega izvirajočega razmerja med upravnim organom in izvedencem. Organ namreč izvedencu naloži, kaj in do kdaj naj naredi, pri tem pa mu mora povedati tudi, na podlagi česa naj to naredi, še posebej, če sam s tem razpolaga. Zakonitost upravnega postopka namreč terja, da se dejansko stanje ugotovi popolno in resnično, zato ni nobenega razloga, da bi organ izvedencu oteževal izvedbo njegove naloge. Tako oviranje bi bilo tudi v nasprotju z načelom ekonomičnosti postopka, saj bi moral izvedenec v takem primeru sam pridobiti podatke, s katerimi organ že razpolaga, kar bi nedvomno povečalo stroške in čas izvedbe postopka (14. člen ZUP in tretji odstavek 189. člena ZUP).

Če je gradiv, na podlagi katerih naj izvedenec pripravi izvid in mnenje, več, je naloga organa, da presodi, katera so tista, ki so po njegovem mnenju potrebna za izdelavo izvida in mnenja in jih mora zato navesti v sklepu o določitvi izvedenca. Ker pa upravni organ ne razpolaga s strokovnim znanjem, potrebnim za ugotovitev ali dokazovanje pravno pomembnih dejstev, je možno, da bo zaradi tega njegova presoja napačna ali pomanjkljiva in bo izvedenec po preučitvi zadeve potreboval dodatna gradiva. V takem primeru se bo izvedenec obrnil na organ s prošnjo, da mu posreduje dodatna gradiva in če organ z njimi razpolaga, bo izdal sklep, s katerim mu jih bo prepustil v preučitev (226. člen ZUP).

Ta način določitve oziroma posredovanja gradiv izvedencu zadosti zahtevam Zakona o varstvu osebnih podatkov(ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22) in Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri tem se opiramo na mnenje Informacijskega pooblaščenca RS, ki se nanaša na odrejanje vpogleda sodnih izvedencev v dokumentacijo, ki vključuje občutljive osebne podatke. V skladu s tem mnenjem sme namreč izvedenec vpogledati le v tisto dokumentacijo, ki je navedena v izreku odredbe ali sklepa sodišča o postavitvi izvedenca. V kolikor ob pripravi izvedenskega mnenja izvedenec ugotovi, da obstoji dokumentacija, za katero sodišče ni vedelo in se nanjo ni sklicevala nobena stranka, lahko sodišče zaprosi, da mu dovoli vpogled tudi v to dokumentacijo, a mora svojo zahtevo utemeljiti in ustrezno obrazložiti, sodišče pa mora izdati novo odločbo (glej Smernice za izdajo sodnih odločb za izdelavo izvedenskih mnenj, str. 5-7). Menimo, da bi smiselno enako moralo veljati tudi za postavitev izvedencev v upravnih postopkih in po sklepanju argumentum a maiori ad minus zadoščati tudi za obdelavo tistih osebnih podatkov, ki jih ZVOP-2 in Splošna uredba o varstvu podatkov ne opredeljujeta kot občutljive oz. posebne.