Pooblaščenec je lahko vsak, ki je poslovno polno sposoben. Za zastopanje pred organom se lahko pooblasti tudi odvetniško družbo. V tem primeru se šteje, da je pooblastilo dano vsem odvetnikom pooblaščene odvetniške družbe. V skladu s 54. členom ZUP se za zastopanje lahko pooblasti tudi fizično ali pravno osebo (tudi sindikat, če ima status pravne osebe in registrirano dejavnost, ki je v neposredni ali tudi posredni zvezi s predmetom postopka, npr. uveljavljanje pravic delavcev), ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti in ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka.


Da oseba lahko nastopa kot pooblaščenec, mora imeti pooblastilo, ki je lahko v pisni obliki (zasebna listina) ali dano ustno na zapisnik (značaj javne listine) (55. člen ZUP). V primeru, da stranka ne zna pisati ali se ne more podpisati, mora biti pooblastilo dano ustno na zapisnik. Če to ni mogoče zaradi bolezni stranke ali drugih utemeljenih razlogov, lahko da pisno pooblastilo, ki ga podpišeta dve priči. Priči podpišeta pisno pooblastilo potem, ko je bilo prebrano stranki in je stranka izjavila, da se z njegovo vsebino strinja. V primeru hujših zdravstvenih težav stranke, ko ta sama ne more izjaviti volje, se lahko postavi skrbnika za poseben primer v skladu z 262. členom Družinskega zakonika (Uradni list RS, št. 15/17 in nasl.). O postavitvi skrbnika je potrebno obvestiti Center za socialno delo.
V skladu s četrtim odstavkom 55. člena lahko uradna oseba, ki vodi postopek, izjemoma dovoli, da opravi posamezno dejanje v imenu stranke kot pooblaščenec brez pooblastila član njene družine ali gospodinjstva, oseba ki je pri njej zaposlena ali pa kdo drug, če ga pozna in ne dvomi o obstoju in obsegu pooblastila. Vendar, če zahteva taka oseba uvedbo postopka ali da med postopkom izjavo v nasprotju s prejšnjo izjavo stranke, mora uradna oseba zahtevati od nje predložitev pooblastila. Prav tako lahko v skladu s petim odstavkom 55. člena ZUP organ dovoli opravo procesnih dejanj za stranko osebi, ki ni predložila pooblastila, vendar ji organ naloži, da v določenem roku predloži pooblastilo in izkaže v pooblastilu odobritev že opravljenih dejanj. Do predložitve pooblastila pa ni dovoljeno izdati odločbe. Če je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njeni pristnosti, se lahko naloži, naj se v skladu z 56. členom ZUP predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. V primeru, da se ugotovi pomanjkljivosti pooblastila, organ pozove stranko ali pooblaščenca, naj te pomanjkljivosti odpravi v skladu z določbami 67. člena ZUP (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 187-193).


Pooblastilo se lahko da tudi samo za sprejem dokumentov (vročanje). ZUP stranki omogoča, da lahko v skladu z 89. členom ZUP pooblasti določeno osebo, ki naj se ji vročajo vsi dokumenti zanjo (pooblaščenec za vročitve). V skladu s tem lahko vročevalec takemu pooblaščencu vroča vse dokumente, ki so naslovljeni na stranko, če pooblaščenec podpiše izjavo, da ga je stranka za to pooblastila potem, ko ugotovi njegovo istovetnost z osebnim dokumentom s fotografijo, kar pomeni, da pooblaščenec lahko prevzema dokumente, ki jih upravni organ izda (tudi npr. potrdilo o stalnem prebivališču). Mora pa pooblaščenec dokumente nemudoma poslati stranki.


V skladu s prvim odstavkom 87. člena ZUP se odločbe in sklepi ter drugi dokumenti, od katerih vročitve začne teči rok, vročajo osebno tistemu, kateremu so namenjeni. Organ mora potrdila izdati v določenem roku, sicer nastopi zamuda, ki šteje, da je organ zahtevo za izdajo potrdila zavrnil. V kolikor organ zahtevo za izdajo potrdila zavrne, mora v zakonskem roku izdati odločbo, kar pomeni, da mora zaradi posameznikovih pravic in varstva njegovih pravnih koristi (npr. pravica do pritožbe zoper negativno odločbo), potrdilo vročiti osebno. Kadar ima stranka pooblaščenca v postopku, je naslovnik slednji in ne stranka. V skladu z 88. členom ZUP se v takem primeru vsa pisanja vročajo pooblaščencu in veljajo pravila osebnega vročanja po določbah 83. do 87. člena ZUP. Kadar je pooblaščenec pravna oseba se dokumenti vročajo v skladu s pravili 91. člena ZUP (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 311), ki kot primarno pravilo določa vročanje po elektronski poti v varni elektronski predal, če slednjega pravna oseba nima, pa se vroča tako, da se dokument izroči osebi, ki je z internimi pravili pravne osebe določena za sprejemanje dokumentov, na naslovu sedeža pravne osebe (kot izhaja iz registra, glej tretji odstavek 85. člena ZUP). Vročitev velja za opravljeno tudi v primeru, če takšen dokument sprejme za pravno osebo njen zakoniti zastopnik. Samo pooblastilo za sprejemanje dokumentov je namreč zajeto v pooblastilu za zastopanje, ki ga ima zakoniti zastopnik v okviru svojega splošnega pooblastila, da zastopa pravno osebo brez omejitev (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 319).