Kadar okoliščine vzbujajo dvom o nepristranosti dela uradne osebe, se jo lahko izloči iz določenega upravnega postopka. Kako razumeti izločitveni razlog uradne osebe za primere, ko naj bi bile podane okoliščine, ki vzbujajo dvom o njeni nepristranosti? Ali so ti pogoji podani že v bežnem poznanstvu s stranko, ali kakšna druga razmerja, ki ne spadajo med izključitvene razloge? Kdaj se šteje, da so ta poznanstva lahko izključitveni razlog? Kateri naj bi bili najbolj pogosti primeri iz prakse?

Namen instituta izločitve je v zagotovitvi objektivnosti in nepristranosti pri delu in odločanju ter zavarovanju objektivnosti uradne osebe, ki bi bila s stvarjo, o kateri bi morala odločati, kadarkoli prizadeta. V upravnem postopku je treba zagotoviti po načelu materialne resnice, vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo (8. člen ZUP). Pravno pomembna dejstva, pa so lahko takšna, ki gredo v korist stranki, in takšna, ki so v njeno škodo. Zaupanje strank v nepristranost pri delu uradne osebe, zakonitost pri odločanju, načelo enakosti vsakogar pred zakonom in ugled organov zahtevajo, da se iz opravljanja posameznih dejanj v upravnem postopku pred izdajo odločbe in iz odločanja v upravni zadevi izločijo uradne osebe, ki so v določenem razmerju do stranke ali pa do upravne zadeve.

ZUP v 35. členu ZUP določa izključitvene razloge, v katerih je treba uradno osebo izločiti iz postopka odločanja ali vodenja. Kot izključitveni razlogi se štejejo, če je uradna oseba v krvnem sorodstvu s stranko, njenim zakonitim zastopnikom ali pooblaščencem, če je v zakonski zvezi ali v svaštvu z njo, njenim zakonitim zastopnikom ali pooblaščencem, če je njen skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik nje ali njenega zakonitega zastopnika ali pooblaščenca, ter če je bila uradna oseba udeležena pri odločanju na prvi stopnji. Pogosti so primeri, ko oseba na delovnem mestu referenta opravi postopek zase, moža, sorodnike ... Četudi gre za skrajšane postopke z izdajo odločbe brez obrazložitve ali s skrajšano obrazložitvijo zakon tega ne dopušča. V tem primeru uradna oseba do izdaje sklepa o taki zahtevi, ne sme opravljati nobenih dejanj v postopku, razen tistih, ki se ne morejo odlagati, kadar gre za nujne ukrepe v javnem interesu po četrti točki, prvega odstavka 144. člena ZUP. Iz zakonsko naštetih razlogov lahko zahteva izločitev uradne osebe tudi stranka.

Prav tako pa lahko stranka zahteva izločitev uradne osebe, kadar druge okoliščine vzbujajo dvom o njeni nepristranosti. Pri tem mora stranka po 37. členu ZUP navesti okoliščine, zaradi katerih je po njenem mnenju podan razlog za izločitev. Druge okoliščine, ki opravičujejo izločitev uradne osebe so npr. sorodstvo (ki ni izločilni razlog po 35. členu ZUP), prijateljstvo, sovraštvo do stranke, gospodarska odvisnost uradne osebe od stranke, uradna oseba je stranki upnik, dolžnik, svetovalec, idr. V tem primeru mora uradna oseba delati v upravni zadevi naprej (glej Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 170-173). Dokazno breme pa je v takšnih primerih na strani stranke. Zgolj dvom v nepristranost uradne osebe ali strankino nezaupanje ter kakršnikoli osebnostni razlogi stranke, ali pa samo ugovarjanje zoper odločitve sprejete v upravnem postopku, niso dovolj za izločitev uradne osebe. Zoper sklep o izločitvi na predlog stranke je dovoljena pritožba.

Oseba , ki ji po 42. členu ZUP ni dodeljen status stranke ali po 43. členu ZUP ni dodeljen status stranskega udeleženca v postopku, ne more zahtevati izločitev uradne osebe, saj je to procesna predpostavka po 37. členu ZUP, da lahko oseba sploh zahteva izločitev uradne osebe. Prav tako po 37. členu ZUP ne more izločitve zahtevati sama uradna oseba, je pa dolžna predstojniku predlagati alstno izložitev v primerih iz 35. člena ZUP.