Stranka v postopku je lahko vsaka fizična oseba in pravna oseba zasebnega ali javnega prava, na zahtevo katere je začet postopek ali zoper katero po uradni dolžnosti postopek teče (42. člen ZUP). Oseba, ki želi nastopati v postopku kot stranka, mora imeti ves čas postopka kumulativno izpolnjene naslednje predpostavke:

- pravno sposobnost (sposobnost biti stranka),

- procesno sposobnost (poslovno sposobnost) in

- stvarno legitimacijo (upravičenje oz. obveznost v predpisu) (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2020, str. 98).

Stranki, ki je odvzeta poslovna sposobnost (npr. zaradi nekritičnega vlaganja vlog oz. t. i. kverulanstva) se določi njenega zastopnika (v nadaljevanju: skrbnika) (262. člen Družinskega zakonika (DZ, Ur. l. RS, št. 15/17 in nasl.)). Skrbnik je oseba, ki ima osebne lastnosti in sposobnosti, potrebne za opravljanje obveznosti skrbnika, in ki privoli, da bo skrbnik (240. člen DZ). Če je mogoče in če to ni v nasprotju s koristmi varovanca, se imenuje za skrbnika njegov zakonec, zunajzakonski partner ali sorodnik (242. člen DZ). Naloga skrbnika je zastopanje varovanca, skrb za njegovo osebnost, pravice in koristi in skrbno upravljanje njegovega premoženja.

Vsaka vloga, ki jo organ dobi v reševanje, mora biti glede na 66. člen ZUP razumljiva in obsegati vse, kar je treba, da se jo lahko obravnava. Predvsem mora vsaka vloga obsegati: navedbo organa, kateremu se pošilja, zadevo, katere se tiče, zahtevek oziroma predlog, navedbo o tem, kdo je morebitni zastopnik ali pooblaščenec, osebno ime, firmo oziroma osebno ime vlagatelja, prebivališče (naslov) oziroma sedež vložnika oziroma njegovega zastopnika ali pooblaščenca. Uprravni organ je dolžan vsako vlogo vzeti v reševanje ter za vsako vlogo preveriti, ali so za uvedbo formalnega postopka izpolnjene vse procesne predpostavke. V primeru, da organ ugotovi, da so procesne predpostavke izpolnjene in s tem vloga formalno popolna, le-to vzame v vsebinsko reševanje.

Če upravni organ ugotovi (npr. ob dvomu z vpogledom v uradne evidence oz. glede na predhodne postopke v zvezi z isto stranko), da je vlogo podala oseba, kateri je bila odvzeta poslovna sposobnost, je dolžan zastopnika stranke (npr. njegovega skrbnika) o vloženi vlogi obvestiti in mu z vidika zaščite pravnega položaja in varstva pravic stranke (varovanca) dati možnost, da vlogo odobri. Vloge torej glede na določbe 67. člena ZUP ni dopustno samo zaradi tega zavreči, ampak je treba vložnika glede na načelo varstva pravic strank najprej pozvati k njeni dopolnitvi (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 453 in 454). Če se skrbnik pozivu ne odzove ali svojo odobritev poda prepozno, lahko upravni organ na podlagi drugega odstavka 67. člena ZUP tako vlogo kot nepopolno zavrže, kar pomeni, da je vsebinsko sploh ne obravnava. V nasprotnem primeru, ko skrbnik vlogo odobri, pa jo je organ dolžan vsebinsko (meritorno) obravnavati.

Če organ ne obravnava vloge v predpisanem roku (npr. da vlogo poslovno nesposobne stranke ignorira), ima stranka oz. njen zastopnik vedno možnost podati pritožbo zoper molk organa v predmetni zadevi (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2020, str. 84). Če pritožbo poda poslovno nesposobna stranka je pri tem smiselno drugostopenjski organ tisti, ki je dolžan pozvati skrbnika, da pritožbo odobri (glej sklep UPRS II U 189/2022-5 z dne 1. 7. 2022, smiselno enako velja tudi v primeru vlaganja tožb kot je razvidno iz sodbe VSL IV Cp 1188/2015 z dne 20. 5. 2015). Če skrbnik pritožbo odobri, jo mora drugostopenjski organ (ob izpolnjevanju ostalih procesnih predpostavk) vzeti v reševanje ter z njo postopati, kot to določajo členi od 248. do 252. ZUP. Pri tem pa bi šlo šteti, da je z odobritvijo pritožbe s strani skrbnika konkludentno nedvomno odobrena tudi temeljna vloga oz. druga predhodna dejanja stranke v postopku.">Če skrbnik v postavljenem roku za odpravo pomanjkljivosti, vlogi (npr. pritožbi) ne poda svoje odobritve oziroma se dopisu upravnega organa v roku ne odzove, velja, da vloga procesno nespodobne stranke ni bila potrjena in se jo kot nepopolno s sklepom zavrže.

Če uradna oseba v okviru svojega dela ugotavlja, da skrbnik svojih dolžnosti zastopstva poslovno nesposobne stranke ne opravlja skladno z zakonom in namenom varovanja koristi varovanca, lahko zoper ravnanje skrbnika na pristojni center za socialno delo vloži ugovor (256. člen DZ). Če bi center za socialno delo presodil, da skrbnik svojih dolžnosti ne opravlja ustrezno, bi lahko glede na četrti odstavek 57. člena Zakona o nepravdnem postopku (Ur. l. RS, št. 16/19) na sodišču sprožil postopek za razrešitev skrbnika in imenovanje novega. Zahtevo za presojo dolžnega ravnanja skrbnika lahko na sodišče namreč vložijo zgolj centri za socialno delo, skrbnik in oseba, ki je postavljena pod skrbništvo, če je sposobna razumeti pomen in pravne posledice svojega predloga. Če organ v konkretnem primeru, na podlagi ugotovitev rešenega ugovora na ravnanje skrbnika pri pristojnem centru za socialno delo, meni, da pristojni center svojih pristojnosti in pooblastil ne izvaja skladno z zakonom, lahko kot organ poda pobudo za nadzor nad njegovim delom pri socialni inšpekciji.