Katere pogoje mora izpolnjevati pooblaščenec, da se ga lahko pooblasti? Ali je lahko pooblaščenec sindikat?

Ali lahko pooblaščenci nastopajo brez pooblastila, npr. stranka iz zdravstvenih razlogov ne more določiti pooblaščenca v postopku, pojavijo se svojci, ki pa nimajo pooblastila? Kdaj in kako pozvati stranko v tem primeru?

Kakšna so pravila v zvezi z vročanjem, če ima stranka pooblaščenca?

V postopku (npr. javnega razpisa) je vlagatelj priložil pooblastilo, s katerim je pooblaščenec pooblaščen za vsa procesna dejanja, vključno s podpisom pogodbe. Pooblastilo ni časovno omejeno. Organ je poziv za dopolnitev vloge vročil neposredno stranki, ne pa pooblaščencu. Pooblaščenec je vlogo dopolnil še pred vročitvijo poziva stranki in organ pozval, naj mu poziv vroči, da bo postopek procesno pravilen. Organ tega ni želel storiti, saj je bila vloga že dopolnjena. Kako obravnavati dopolnjeno vlogo, ki je bila dopolnjena pred vročitvijo poziva vlagatelju, vendar pred potekom roka za dopolnitev? Ali lahko pooblaščenec vztraja pri vročitvi poziva za dopolnitev v skladu z 88. členom ZUP?

Pooblaščenec je lahko vsak, ki je poslovno polno sposoben. Za zastopanje pred organom se lahko pooblasti tudi odvetniško družbo. V tem primeru se šteje, da je pooblastilo dano vsem odvetnikom pooblaščene odvetniške družbe. V skladu s 54. členom ZUP se za zastopanje lahko pooblasti tudi fizično ali pravno osebo (tudi sindikat, če ima status pravne osebe in registrirano dejavnost, ki je v neposredni ali tudi posredni zvezi s predmetom postopka, npr. uveljavljanje pravic delavcev), ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti in ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka.

Da oseba lahko nastopa kot pooblaščenec mora imeti pooblastilo, ki je lahko v pisni obliki (zasebna listina) ali dano ustno na zapisnik (značaj javne listine) (55. člen ZUP). V primeru, da stranka ne zna pisati ali se ne more podpisati, mora biti pooblastilo dano ustno na zapisnik. Če to ni mogoče zaradi bolezni stranke ali drugih utemeljenih razlogov, lahko da pisno pooblastilo, ki ga podpišeta dve priči. Priči podpišeta pisno pooblastilo potem, ko je bilo prebrano stranki in je stranka izjavila, da se z njegovo vsebino strinja. V primeru hujših zdravstvenih težav stranke, ko ta sama ne more izjaviti volje, se lahko postavi skrbnika za poseben primer v skladu z 262. členom Družinskega zakonika (Uradni list RS, št. 15/17 in nasl.). O postavitvi skrbnika je potrebno obvestiti Center za socialno delo.

V skladu s četrtim odstavkom 55. člena lahko uradna oseba, ki vodi postopek, izjemoma dovoli, da opravi posamezno dejanje v imenu stranke kot pooblaščenec brez pooblastila član njene družine ali gospodinjstva, oseba ki je pri njej zaposlena ali pa kdo drug, če ga pozna in ne dvomi o obstoju in obsegu pooblastila. Vendar, če zahteva taka oseba uvedbo postopka ali da med postopkom izjavo v nasprotju s prejšnjo izjavo stranke, mora uradna oseba zahtevati od nje predložitev pooblastila. Prav tako lahko v skladu s petim odstavkom 55. člena ZUP organ dovoli opravo procesnih dejanj za stranko osebi, ki ni predložila pooblastila, vendar ji organ naloži, da v določenem roku predloži pooblastilo in izkaže v pooblastilu odobritev že opravljenih dejanj. Do predložitve pooblastila pa ni dovoljeno izdati odločbe. Če je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njeni pristnosti, se lahko naloži, naj se v skladu z 56. členom ZUP predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. V primeru, da se ugotovi pomanjkljivosti pooblastila, organ pozove stranko ali pooblaščenca, naj te pomanjkljivosti odpravi v skladu z določbami 67. člena ZUP (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 187-193).

Pooblastilo se lahko da tudi samo za sprejem dokumentov (vročanje). ZUP stranki omogoča, da lahko v skladu z 89. členom ZUP pooblasti določeno osebo, ki naj se ji vročajo vsi dokumenti zanjo (pooblaščenec za vročitve). V skladu s tem lahko vročevalec takemu pooblaščencu vroča vse dokumente, ki so naslovljeni na stranko, če pooblaščenec podpiše izjavo, da ga je stranka za to pooblastila potem, ko ugotovi njegovo istovetnost z osebnim dokumentom s fotografijo, kar pomeni, da pooblaščenec lahko prevzema dokumente, ki jih upravni organ izda (tudi npr. potrdilo o stalnem prebivališču). Mora pa pooblaščenec dokumente nemudoma poslati stranki.

Kadar ima stranka pooblaščenca v postopku, je naslovnik slednji in ne stranka. V skladu z 88. členom ZUP se v takem primeru dokumenti vročajo pooblaščencu. Kadar je pooblaščenec pravna oseba, se dokumenti v elektronski obliki vročajo na elektronski naslov pooblaščene pravne osebe (86.a člen ZUP), dokumenti v fizični obliki pa na na naslovu pravne osebe navedenem v registru (85. člen ZUP in 91. člena ZUP), tako da se dokument izroči osebi, ki je z internimi pravili pravne osebe določena za sprejemanje dokumentov na naslovu sedeža pravne osebe. Vročitev velja za opravljeno tudi v primeru, če takšen dokument sprejme za pravno osebo njen zakoniti zastopnik. Samo pooblastilo za sprejemanje dokumentov je namreč zajeto v pooblastilu za zastopanje, ki ga ima zakoniti zastopnik v okviru svojega splošnega pooblastila, da zastopa pravno osebo brez omejitev (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 319).

Če ima stranka v postopku pooblaščenca, ki ga je pooblastila za zastopanje v vseh procesnih dejanjih, mora organ v skladu z 88. členom ZUP vročati vse dokumente pooblaščencu in s tem se šteje za vročenega stranki. Če ima stranka zastopnika, je torej vročanje dokumentov stranki v nasprotju z ZUP, zato je morebitno zamudo roka treba presojati v tem okviru. To pomeni: če je organ vročal dokument stranki namesto pooblaščencu, pa je bil zaradi tega zamujen rok, je pri presoji pravočasnosti vlog, ki so vložene po poteku roka, treba upoštevati, da je zamuda posledica kršitve zakona na strani organa, ki je vplivala na procesni položaj; kršitev ima tedaj znake bistvene kršitve pravil postopka.

V situaciji, ko je pooblaščenec dopolnil vlogo še pred vročitvijo poziva za dopolnitev vloge stranki, pa organ presodi, ali je dopolnitev ustrezna, in odvisno od tega nadaljuje postopek. Če dopolnitev ni ustrezna, ponovno pozove k dopolnitvi, pri čemer je treba upoštevati tako napačno naslovljen in vročen prvotni poziv, kot tudi okoliščino, da je bila dopolnitev opravljena pred vročitvijo. Če pa je dopolnitev ustrezna, nadaljuje ugotovitveni postopek oziroma sprejme odločitev. V slednjem primeru ni potrebe niti zakonitega razloga, da bi se naknadno pošiljal poziv za dopolnitev pooblaščencu. Predhodna napaka organa zaradi napačne naslovitve in posledično vročitve poziva namreč ne vpliva na procesni položaj stranke. Pooblaščenec tudi nima pravice, da bi v takem primeru zahteval vročitev poziva, kot v primeru če bi vloga po napaki organa zaradi pozivanja stranke vloga morda ostala nedopolnjena ali ne bi bila dopolnjena na način, kot je zahteval organ. Še več, morebitno naknadno pošiljanje poziva bi lahko postavilo pod vprašaj, kdaj je imelo določeno dejanje predpisano posledico, seveda pa ima zastopnik pravico do vpogleda v celotni spis po 82. členu ZUP tudi v tem delu dokumentacije, kolikor bi jo uveljavljal. Če bi pooblaščenec vseeno izrecno zahteval vročitev poziva, čeprav vloga ni bila pomanjkljiva, organ o takšni vlogi sicer ne odločal (npr. s sklepom o zavrženju po prvi točki prvega odstavka 129. člena ZUP), ampak bi se do nje eventualno opredelil v odločbi, s katero bi se postopek zaključil.