Upravnega postopka ni mogoče voditi brez stranke ali zoper neznane osebe, kljub izraženemu javnemu interesu za ureditev stanja v skladu s predpisanim, saj velja, da je stranka nujni udeleženec v postopku (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2022, str. 86 in nasl.). Stranka se poleg organa oziroma uradne osebe tolmači kot nujni udeleženec upravnega postopka, kjer organ kot nadrejeni subjekt razmerja na podlagi pravil upravnega postopka avtoritativno odloča o pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke. V primeru uvedbe postopka je nujno, da je stranka enoznačno določena, torej z imenom in priimkom fizične oseb ali nazivom pravne osebe oziroma najmanj enoznačno določljiva (npr. "lastnik parcele X"), s čimer se lahko doseže legitimacija stranke na ravni posameznika v konkretni zadevi. To je procesna predpostavka za uvedbo in tek upravnega postopka (129. člen ZUP).

Postopek po ZUP, ki se vodi po uradni dolžnosti, se začne šele, ko opravi pristojni organ prvo procesno dejanje (npr. zaslišanje ali ogled), vendar le v razmerju do stranke, ki je znana ali vsaj določljiva (127. člen ZUP). Postopki po uradni dolžnosti so različni, npr. pogosto gre za inšpekcijske zadeve. Po Zakonu o inšpekcijskem nadzoru (ZIN, Ur. l. RS, št. 43/07), ki velja glede na ZUP v inšpekcijskih postopkih nadrejeno, se ugotavlja spoštovanje predpisov s strani zavezancev, ki so opredeljeni kot stranke v inšpekcijskem postopku. Inšpekcijski nadzor se začne, ko je opravljeno prvo procesno dejanje, saj se vodi po uradni dolžnosti. ZIN torej glede na ZUP vsebuje specialno določbo le glede tega, da se ti postopki vedno začnejo oficialno, sicer pa ZIN ne določa drugačnih pravil v zvezi z legitimacijo ali uvedbo postopka. Zato tudi v inšpekcijskih zadevah glede predpostavk za začetek in tek postopka velja ZUP.

Če se izvaja dejanja organa, čeprav npr. celo izven sedeža organa z ogledom, pa zavezana stranka ni znana in je ni moč identificirati, postopek v meritornem smislu ugotavljanja pogojev za naložitev obveznosti sploh še ni začet. Predhodni ogled na terenu, v primeru, ko npr. inšpektor le pregleduje zadeve v namene zbiranja ključnih dejstev, na podlagi katerih se bo odločil o uvedbi posamičnega postopka ali nasprotno, torej še ne pomeni uvedbe posameznega postopka. Ogled po 199. in naslednjih členih ZUP kot uradno dejanje v konkretni in individualni zadevi predpostavlja, da je postopek že uveden zoper znanega ali vsaj določljivega zavezanca.

Ugotavljanje okoliščin o morebitnem posegu v javni interes tako še ne pomeni nujno uvedbe postopka, niti v primeru prijave, saj inšpektor po ZIN in hkrati tudi po 126. členu ZUP na prijave ni vezan, lahko postopka ne uvede.

Če ni ugotovljenih temeljev za uvedbo postopka oziroma da gre za očitno neutemeljeno prijavo, torej ni niti verjetno izkazane ogroženosti javne koristi oziroma kršitve predpisov, lahko inšpektor pripravi le uradni zaznamek na podlagi drugega odstavka 74. člena ZUP, s katerim ugotovi, da ni podlage za uvedbo postopka, kar služi predvsem v namen evidentiranja aktivnosti organa oziroma za morebitno nadaljnje ukrepanje, če se identiteta zavezanca kasneje le ugotovi. Taka zabeležka služi kot interno dokazilo o dejanju organa (oziroma recimo inšpektorja) ter kot dokaz obravnave (npr. prijave ali izvajanja letnega programa dela). Organ lahko zaradi izkaza dela v takem primeru sestavi poročilo ali drugače evidentira svoj nadzor in ugotovitve, a ne z zapisnikom po ZUP.

Ustavitev postopka po 28. členu ZIN oziroma četrtem odstavku 135. člena ZUP bi bila potrebna oziroma zakonita samo, če bi bil tak postopek sprva sploh uveden, pri čemer lahko inšpektor ustavi postopek v obliki sklepa o ustavitvi postopka ali v obliki zapisa o ustavitvi postopka na koncu zapisnika o inšpekcijskem pregledu. Če organ postopka še ni uvedel, pa se postopek ne ustavi, saj se ni niti (še) začel.

Pri izvajanju nadzora z ogledi "na terenu" je tako treba ločiti:

- “ogled na zalogo”, ko se šele preverja, ali je treba postopek uvesti, zato se v razmerju do stranke, sploh če je ta neugotovljiva, ne izdaja aktov o (ne)začetku postopka niti ustavitvi ipd.; in
- "pravi ogled" v smislu ZUP v že uvedenem upravnem postopku, ko se praviloma vabi zavezanca k udeležbi pri dejanju ter se postopek po zaključku ugotovitvenega in dokaznega postopka ustavi s sklepom po ZUP ali ZIN, če ni potrebnih ukrepov po področnih predpisih.



V primeru, da v (že!) uvedenem uradnem, npr. inšpekcijskem postopku niso bile ugotovljene nepravilnosti, se lahko postopek ustavi s sklepom, ob prisotnosti zavezanca tudi z zapisnikom. V tem primeru ogled pomeni že samo uvedbo postopka in ga je kot takega potrebno tudi zaključiti.