Ali je v postopku po ZDIJZ pri vpogledu v informacijo javnega značaja potrebno pisati zapisnik, če sta pri vpogledu dokumentov prisotna stranka in stranski udeleženec ter pri tem celo zahtevata pisanje zapisnika?

Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 24/03 in nasl.) v 1. členu določa, da je vsakomur omogočen prost dostop in ponovna uporaba informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Postopek z zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali ponovno uporabo pri organu vodi in v njem odloča predstojnik organa ali uradna oseba pristojna za posredovanje informacij javnega značaja (9. člen ZDIJZ), skladno z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek (21. člen ZDIJZ).

Po ZDIJZ gre pri vpogledu v dokumente za izvrševanje odločitve organa, ki je v postopku presoje prosilčeve zahteve za dostop do dokumentov zahtevi ugodil. Z vidika sosledja in praven narave aktov, gre tu že za izvrševanje upravne odločitve na temelju predpisov oziroma materialno dejanje (glej Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 13, s sliko zaporedja zakon kot splošni pravni akt - odločba(itev) kot posamični (u)pravni akt - izvršitev kot realni akt).

Če organ zahtevo za dostop delno ali v celoti zavrne, je dolžan izdati pisno odločbo (drugi odstavek 22. člena ZDIJZ). Če pa organ zahtevi za dostop do informacij javnega značaja ugodi, sicer ne izda posebne pisne odločbe, temveč o tem napravi uradni zaznamek (prvi odstavek 22. člena ZDIJZ), v katerem zabeleži le izrek odločbe in praviloma ne vsebuje obrazložitve (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318). A pristojni organ sprejme upravno odločitev, ki se nadalje izvrši.

Ne glede na prvi odstavek 22. člena ZDIJZ pa organ v primerih, ko bi lahko s posredovanjem informacije javnega značaja posegal v pravice tretjih oseb (npr. v postopku s stranskim udeležencem), ne sme o zahtevi odločiti zgolj s posredovanjem dokumentov in zapisom uradnega zaznamka (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318). V primerih, ko s posredovanjem zahtevane informacije javnega značaja organ posega v pravice tretjih, je tako treba odločiti z (pisno) upravno odločbo, ki vsebuje vse predvidene sestavine (tretji odstavek 210. člena ZUP), zlasti obrazložitev razlogov za takšno odločitev, ki stranskemu udeležencu oziroma strankam nasploh omogoča, da se zoper takšno odločitev pritoži (Pirc Musar in Kraigher Mišič (ur.), ZDIJZ s komentarjem, 2017, str. 317-318).

Če organ zahtevi ugodi, prosilcu nemudoma omogoči seznanitev z vsebino zahtevane informacije tako, da mu jo da na vpogled ali tako, da mu zagotovi njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis (prvi odstavek 25. člena ZDIJZ), v zvezi s čimer zahtevano obliko določa prosilec sam. Prosilec je namreč tisti, ki izbira način seznanitve z vsebino zahtevane informacije (drugi odstavek 17. člena ZDIJZ).

ZUP v 74. členu navaja, da se zapisnik piše o ustni obravnavi, o ustnih izjavah strank in drugih oseb in o drugih pomembnejših dejanjih v postopku. Zapisnika praviloma ni treba sestavljati o uradnih zapažanjih in ugotovitvah, ustnih navodilih in sporočilih ter okoliščinah, ki se tičejo samo notranjega dela organa, pri katerem se vodi postopek (drugi odstavek 74. člena ZUP). Zapisnika tudi ni potrebno sestavljati ob takih ustnih strankinih zahtevah, o katerih se odloča po skrajšanem postopku, če se jim ugodi, temveč zadostuje, da se take zahteve na predpisan način evidentirajo (tretji odstavek 74. člena ZUP), npr. z uradnim zaznamkom.

Pri omogočanju vpogleda v dokumente kot načinu seznanitve z informacijami javnega značaja ne gre za pomembno dejanje v postopku v smislu ZUP, saj se je ta že zaključil s pozitivno odločitvijo. Pri vpogledu gre »zgolj« za izvršitev odločitve organa in ne za dejanje znotraj postopka oziroma za ugotavljanje dejanskega stanja v postopku, ki bi zahteval pisanje zapisnika. Upoštevaje navedeno tako zadostuje, da se izveden vpogled v informacijo javnega značaja evidentira zgolj z uradnim zaznamkom.

Zahteva oseb v položaju stranke pri tem ne igra vloge, saj organ vodi postopek in izvršuje odločitve avtoritativno glede na zakon, niti ZDIJZ niti ZUP pa v danem položaju zapisnika ne terja ne glede na zahtevke strank.