Kako naj javni uslužbenec pravilno postopa po prejemu elektronsko podpisanega dokumenta od drugega državnega organa, ki ni bil poslan na varen elektronski predal organa, temveč na konkretnega javnega uslužbenca, zaposlenega pri organu kamor se vroča?

Ali je takšen dokument (npr. poziv organu) veljaven ter od kdaj začne šteti čas vročitve, če je bil uradnik ob času prejema dokumenta na bolniški odsotnosti in ni mogel spremljati svoje elektronske pošte?

Ali se postavljen rok v dopisu organa pošiljatelja (npr. 8 delovnih dni) šteje s strani organa pošiljatelja ali organa naslovnika?

Kakšen je postopek, da javni uslužbenec pridobi varen elektronski predal?

V skladu z določbami ZUP in Uredbo o upravnem poslovanju (UUP, št. 09/18 in nasl.) poslovanje med organi poteka v skladu s specifičnimi pravili in roki. Medtem ko ZUP določa osnovna pravila glede štetja rokov in pogojev za izvajanje procesnih dejanj, UUP ureja tehnične podrobnosti poslovanja organov, vključno z vročanjem in prejemanjem dokumentov prek varnih elektronskih predalov.

Javni uslužbenec mora o prejemu elektronsko podpisanega dokumenta s strani drugega organa, ki je naslovljen neposredno nanj in ne na organ, v katerem je ta javni uslužbenec zaposlen, najprej preveriti, ali gre za dokument, ki se mora pri organu evidentirati. Evidentira se namreč vse, kar je povezano in pomembno za poslovanje organa, razen v primeru, ko gre pri prejetih dokumentih za neevidenčno gradivo iz 33. člena UUP (na primer za oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov in podobno). Če organ v zvezi z neevidenčnim gradivom vseeno kaj ukrene, pa je treba tudi to gradivo evidentirati v skladu z uredbo. Če torej javni uslužbenec neposredno prejme dokument oziroma zaprosilo s strani drugega organa, ki je pomemben za poslovanje organa in se nanaša na opravljanje njegovega dela kot javnega uslužbenca, mora nemudoma poskrbeti za njegovo evidentiranje (četrti odstavek 37. člena UUP).

Upravni organi so dolžni medsebojno komunicirati prek uradnih elektronskih naslovov in ne prek posameznih elektronskih naslovov javnih uslužbencev (4. člen UUP). Nadalje, skladno s 13. členom UUP mora biti vsak uradni elektronski naslov organa objavljen na njegovi spletni strani, pri čemer je treba zagotoviti sprotno preverjanje prispele pošte na navedenem naslovu.

Če konkretni javni uslužbenec neposredno prejme elektronski dokument na svoj uradni – službeni elektronski naslov, namesto da bi bil poslan na uradni elektronski naslov organa, to lahko odločilno vpliva na datum prejema oziroma vročitve dokumenta. Če je prejemnik – naslovnik dokumenta organ, se dokument po elektronski poti namreč vroča na elektronski naslov organa; vročanje na elektronski naslov javnega uslužbenca, ki v postopku ne nastopa kot pooblaščenec, je v nasprotju z zakonom in ustreza zakonski opredelitvi pomote pri vročanju (gl. 98. člen ZUP). Zato vročanje na elektronskem naslovu javnega uslužbenca ne more imeti enakih učinkov kot vročanje na elektronskem naslovu organa.

Kadar je dokument pomotoma naslovljen na elektronski naslov javnega uslužbenca namesto na elektronski naslov organa, je pravni učinek morebitne vročitve vezan na možnost dostopa javnega uslužbenca do elektronskega predala in s tem dokumenta. V takem primeru ne moremo enoznačno šteti, da je bil dokument vročen oziroma da so izpolnjeni pogoji za nastanek zakonske domneve vročitve, pri čemer ni pomembno, ali gre za varen ali navaden elektronski predal. Dokument zanesljivo velja za vročen, ko javni uslužbenec dokument evidentira v informacijskem sistemu organa za upravljanje z dokumentarnim gradivom oziroma ko bi to moral storiti. Toda pri tem je treba upoštevati, kdaj je javni uslužbenec lahko odprl navadni elektronski predal, saj o tem ne obstaja dokument, ki bi služil kot dokaz o seznanitvi - vročitvi (a velja drugače pri varnem elektronskem predalu). Zato je pri ugotavljanju trenutka vročitve v navadni elektronski predal treba vzeti v obzir tudi druge okoliščine, kot je na primer odsotnost javnega uslužbenca. Če je bil ta odsoten, ni mogoče šteti, da je bil dokument vročen oziroma da so izpolnjeni pogoji za začetek teka roka za nastanek domneve vročitve. Tedaj je na podlagi 98. člena ZUP šteti, da je pri takem vročanju prišlo do pomote in da je bil dokument vročen, ko je nesporno ugotovljeno, da se je javni uslužbenec z njim seznanil, kar v skrajnem primeru lahko pomeni, ko je poskrbel za evidentiranje dokumenta v informacijskem sistemu organa za poslovanje z dokumentarnim gradivom (četrti odstavek 37. člena UUP).

Na navedeno ne vpliva drugi odstavek 36. člena UUP, po katerem se kot čas sprejema pošte v elektronski obliki šteje čas, ko informacijski sistem organa prejme pošto. To pravilo je v skladu z njegovim namenom treba razumeti v ozkem jezikovnem smislu le, ko gre za vročanje na elektronski naslov organa, ne pa tudi na osebni elektronski naslov javnega uslužbenca, saj UUP vročanja dokumentov na elektronski naslov javnega uslužbenca ne ureja oziroma je celo v nasprotju s pravilom, da organi med seboj poslujejo prek uradnih elektronskih naslovov. Zato in ker organ prejemnik ne more biti v slabšem položaju, ker je organ pošiljatelj pomotoma poslal dokument na elektronski naslov javnega uslužbenca namesto na uradni elektronski naslov organa, je to treba upoštevati in šteti, da je bila vročitev opravljena, ko je bil organ kot tak dejansko seznanjen na prej opisan način. Zato ni mogoče šteti, da je vročitev opravljena, ko je dokument prejel informacijski sistem organa, v katerem sta morda celo elektronski naslov organa kot elektronski naslov javnega uslužbenca, kar bi pomenilo, da ima dostava v katerikoli elektronski predal pravne učinke vročitve.

V zvezi z rokom izpolnitve obveznosti pa je treba upoštevati, da drugi odstavek 100. člena ZUP določa, da če je rok določen v dnevih, rok začne teči naslednji dan po vročitvi dokumenta ali po obvestilu o njem. Ta določba nakazuje, da je rok po svoji naravi zasnovan z vidika prejemnika, saj začne teči z njegovo seznanitvijo z dokumentom (fiktivno ali dejansko), kajti čas vročitve začne teči, ko pošto prejme informacijski sistem organa in ne ko jo konkretni uslužbenec dejansko prejme ali prebere.

Pri obravnavi vprašanj "delovnih dni" znotraj teka roka velja (glej Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 199-200), da roki tečejo neprekinjeno, pri čemer na začetek in tek rokov ne vplivajo nedelje, državni prazniki ali drugi dela prosti dnevi za pristojni organ. Vendar pa lahko ravno ti dnevi, ki niso delovni, vplivajo na končno točko roka. Če je zadnji dan roka za organ, pri katerem je treba opraviti zahtevano procesno dejanje, dela prost dan, se rok izteče šele s pretekom prvega naslednjega delovnika (drugi odstavek 101. člena ZUP).

V zvezi s tem bi bilo mogoče sklepati naslednje: če zadnji dan roka sovpada z dnem, ko organ pošiljatelj – torej tisti organ, pri katerem mora prejemnik dokumenta opraviti določeno procesno dejanje - ne dela, se rok izteče z iztekom naslednjega delovnega dne, ko organ pošiljatelj dela. Izraz "organ" iz drugega odstavka 101. člena ZUP bi tako bilo potrebno razumeti kot »organ pošiljatelj«, kar pomeni, da se roki določeni v "delovnih dneh" štejejo v skladu z urnikom dela organa pošiljatelja, saj upravni organi med seboj komunicirajo z dokumenti v elektronski obliki preko svojih uradnih elektronskih naslovov (drugi odstavek 4. člena UUP).

Če pa bi javni uslužbenec iz osebnih razlogov želel odpreti varen elektronski predal, bi ta postopek potekal na enak način kot za vsakega naslovnika, tudi zasebno stranko. Pomembno pa je še poudariti, da bi bil tak varen elektronski predal, odprt s strani posameznega javnega uslužbenca, namenjen izključno njegovi osebni uporabi in ne bi bil primeren za uradno poslovanje organa. Za uradno poslovanje med organi se uporablja varni elektronski predal organa, ki je že vzpostavljen in odprt za takšne namene (86.č člen UUP).

Seznam varnih elektronskih predalov organov je dostopen na spletni strani "Varni elektronski predali Gov.si" oziroma povezavi: Seznam varnih elektronskih predalov v dokumentnih sistemih.