Ali je potreben podpis stranke na vsaki strani zapisnika in kako je z žigom stranke na zapisniku?

Potek in vsebina dejanja, ki je bilo opravljeno v upravnem postopku, se zabeležijo in o tem napravi zapisnik. Zapisnik ni samo tehnični instrument; če je sestavljen v skladu z zakonom, je po 80. členu ZUP javna listina ter dokaz o poteku in vsebini opravljenega dejanja in danih ustnih izjav. Če ima zapisnik več strani, se listi označijo z zaporednimi številkami, vsak list pa overi na koncu s svojim podpisom uradna oseba, ki vodi dejanje postopka. Osebe, ki so sodelovale v postopku dejanja, se ne podpisujejo na vsako stran zapisnika, temveč le na tiste strani, ki vsebujejo njihovo izjavo, in na koncu zapisnika, kjer se podpišejo vsi prisotni. Če je stranka pravna oseba, se na zapisnik lastnoročno podpiše zastopnik te pravne osebe.

ZUP vprašanja žigosanja zapisnika s strani stranke ne ureja, tako da se uporabijo pravila področne zakonodaje glede posameznega tipa pravnih oz. drugih oseb (ki uporabljajo žige), kako te izražajo svoje izjave volje (ločeno za gospodarske službe, društva, javne zavode itd.). Pravilnost podpisovanja in žigosanja zapisnika na strani stranke je pomembna zaradi dokazovanja, da je bila stranka z zapisnikom seznanjena in imela možnost ugovarjati zapisanemu, kar je pogoj, da ima zapisnik pravno naravo javne listine in da organ izkaže spoštovanje temeljnega načela zaslišanja stranke.