Stranka je na organ vložila zahtevo za izdajo odločbe. Organ je najprej prejel skenirano vlogo, poslano po elektronski pošti. Ali lastnoročno podpisana vloga, ki je nato skenirana in poslana elektronsko, dosega standard pisne vloge, kot napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana po 63. členu ZUP ali bi morala biti podpisana s kvalificiranim podpisom, da bi jo bilo moč šteti zgolj kot elektronsko vlogo?

Ali je torej treba tako vlogo, tj. PDF sken dopisa z lastnoročnim podpisom, obravnavati kot popolno, če ima vse druge sestavine, ali bi bilo treba zahtevati njeno dopolnitev, češ da ni lastnoročno podpisana ter bi bilo treba zahtevati kvalificiran elektronski podpis?

Kako postopati, če stranka pošlje vlogo v elektronski obliki (sken), nato pa tudi izvirnik vloge v fizični obliki po pošti? Ali gre tedaj šteti, da je stranka vložila elektronsko vlogo, za katero se upravna taksa ne plača, ali vlogo v fizični obliki, sploh če je že plačala upravno takso za vlogo v fizični obliki in odločbo?

Glede na določila 63. člena ZUP lahko stranka vloži vlogo v fizični ali elektronski obliki, lahko pa tudi ustno na zapisnik pri organu.

Vložnik mora vlogo ustrezno podpisati, saj se s tem izraža identiteta in nadalje njena volja v upravni zadevi. Podpis izraža voljo vložnika po določenem ravnanju organa. To pomeni, da ima učinke po ZUP, zlasti sprožitev postopanja organa glede preveritve formalnih predpostavk in nadaljnji meritorni postopek, le vloga, ki je pravilno podpisana (Sever v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, glej komentar k 63. členu).

Pisna vloga v fizični obliki mora biti podpisana z lastnoročnim podpisom, vloga v elektronski obliki mora biti podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom (drugi odstavek 63. člena ZUP).

Če stranka pošlje skenirano vlogo, gre za elektronsko vlogo oziroma za elektronsko kopijo vloge fizičnega izvirnika.

Tretji odstavek 67. člena ZUP določa, da v primeru, ko organ prejme vlogo, ki ne izpolnjuje pogojev iz drugega odstavka 63. člena glede podpisa, pa dvomi, da jo je res poslal tisti, ki je naveden kot vložnik, zahteva, naj se vloga potrdi pisno. Iz navedenega izhaja, da če organ ne dvomi v identiteto osebe, ki je navedena kot vložnik, lahko vlogo obravnava, čeprav ni pravilno podpisana. Podobno tematiko obravnava primer Faks ali e-vloga brez varnega e-podpisa po področnem zakonu.

Če je organ po prejemu skenirane vloge prejel še originalno podpisano vlogo v fizični obliki, je s tem primarno odpravljena dilema v zvezi s skladnostjo z elektronsko kopijo, prav tako pa je največkrat odpravljen morebitni dvom o ustreznosti podpisa in sposobnosti vloge za nadaljnjo obravnavo, seveda ob predpostavki, da ne obstajajo še druge okoliščine, na podlagi katerih bi organ dvomil v pristnost vloge in bi kljub temu presodil, da mora stranka potrditi vložitev vloge. V danem primeru tako dopolnjevanje vloge ni na mestu, tega organ po ZUP nima pooblastila zahtevati.

Plačilo upravne takse določa Zakon o upravnih taksah (ZUT, Ur. l. RS, št. 8/2000 in novele). Taksna tarifa določa, da se za vloge (prošnje, zahteve, predloge, prijave, priglasitve in druge vloge, če ni v tarifi predpisana kakšna druga taksa), ki so elektronske, taksa ne plača.

Če je stranka podala vlogo v elektronski obliki, nato pa še v fizični obliki, je treba upoštevati, da gre za isto vlogo oziroma vlogo v isti zadevi (isti organ, stranka, zadeva in zahtevek), zato organ ne vodi ločenih postopkov s prvo in drugo vlogo. Ker gre za isto vlogo, tudi ni mogoče šteti, da je postopek zaradi prve vloge že v teku in je zato drugo treba zavreči (gl. četrto točko prvega odstavka 129. člena ZUP).

Zaradi ugodnejše obravnave stranke ob podaji elektronske vloge, velja, da se v primeru podaje identičnih vlog na fizični in elektronski način, šteje, da je bila vložena elektronska vloga.

Če je postopek uveden na podlagi vloge v elektronski obliki, velja, da taksna obveznost za vlogo ni nastala, saj je njen nastanek po ZUT vezan na trenutek vložitve vloge (1. točka prvega odstavka 5. člena). Stranka je zato upravičena do vračila plačane upravne takse za vlogo, vendar mora to zahtevati s posebnim zahtevkom. Organ je po ZUT namreč dolžan vrniti upravno takso po uradni dolžnosti, če ta presega 18 evrov. Upravičenec lahko zahteva vračilo preveč plačane takse v 60 dneh od dneva, ko je plačal takso, ki mu je ni treba plačati, oziroma od dneva, ko je plačal takso v višjem znesku, kot je predpisana (2. odstavek 18. člena ZUT).

Podobno problematiko obravnava primer Upravna taksa za elektronske vloge. Podrobneje o vračilu takse navaja primer Povračilo preplačane in plačilo neplačane upravne takse po preteku določenega obdobja