Stranka je organu po elektronski pošti poslala vlogo za uveljavljanje pravice A, v zadevi elektronskega sporočila pa je zapisala, da želi uveljavljati pravico B. Organ je stranko pozval, da vloži vlogo tudi za uveljavljanje pravice B. Na poziv se ni odzvala stranka sama, ampak ožji družinski član (npr. mama stranke), ki je potrdila, da stranka želi uveljavljati tudi pravico B. Organ razpolaga z vsemi podatki stranke že iz vloge A in bi zadoščali za odločanje v upravni zadevi. Ali mora organ izdati sklep, da se vloga B zavrže?

Z določbami o občevanju v upravnem postopku se formalizira sodelovanje udeležencev na v naprej določen in predvidljiv način, skladno z mednarodnopravnimi in ustavnimi garancijami varstva pravic strank v postopku. Občevanje organov in strank v upravnem postopku, ki med drugim poteka prek vlog, je opredeljeno v V. poglavju ZUP. Za vloge štejejo kakršna koli sporočila in dejanja stranke organu, ki imajo lahko določene pravne učinke, pri tem pa ni bistveno poimenovanje vloge, pač pa njena vsebina (več Remic v Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, 1. knjiga, str. 421). Po vsebini so vloge tako lahko pobude, prijave, prošnje, pritožbe, zahtevki, ugovori idr.

Zahtevek je še posebej pomembna vloga, ker predstavlja sprožitev postopka na zahtevo stranke in se od trenutka, ko je popolna, začne šteti rok za odločitev o zadevi (več v Kovač, Občevanje organov in strank v sodobnem upravnem postopku, Central European Public Administration Review, 2004).

Glede na določila 63. člena ZUP stranka lahko vlogo vloži v fizični ali elektronski obliki. Lahko pa stranka vloži vlogo tudi ustno na zapisnik pri organu, pri čemer to ne velja v primerih, ko področna zakonodaja določa obvezen fizični način vlaganja oziroma oddaje vlog. Z elektronsko vlogo mora organ postopati enako kot s fizično vlogo, ker sta vlogi v skladu z določili 13. člena Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, Ur. l. RS, št. 57/2000 in nasl.) enakovredni, pri čemer zakon v istem členu določa tudi izjeme. V primeru, da stranka želi poslovati elektronsko, mora biti e-vloga, glede na 63. člen ZUP, podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom. Glede obravnave po e-pošti poslanih lastnoročno podpisanih in skeniranih vlog brez varnega elektronskega podpisa s kvalificiranim potrdilom glej primer 1 in primer 2).

Kadar stranka v eni vlogi vloži dva ali več zahtevkov, je treba v takih primerih zahtevke reševati ločeno (69. člen ZUP), razen če bi jih združevali (glej 130. člen ZUP).

Vsako zahtevo je treba obravnavati kot celoto, pri čemer organi pri presoji vloge niso vezani na njeno poimenovanje (naziv vloge ni nujno relevanten), temveč njeno vsebino oziroma glede na namen, ki ga stranka zasleduje in kaj uveljavlja (več Remic v Kovač in Kerševan (ur.), ibidem, str. 422). Če iz vloge izhaja, da stranka uveljavlja pravico A in pravico B, čeprav je v zadevi zapisna npr. le pravica A, je treba voditi dva postopka.

Glede na navedeno je v danem primeru pravilno, da se v prvi zadevi odloči ob vseh podatkih o pravici A, seveda ob ugotovljeni nesporni identiteti stranke, sploh ker je bila vloga poslana po e-pošti.

Glede uveljavljanja pravice B pa se stranko pozove k dopolnitvi, vendar le, če izjava volje stranke ni povsem jasna ali če organ nima podatkov oziroma drugih elementov, potrebnih za odločanje še v tem delu. Sama izjava volje je namreč videti nedvoumna v obeh zadevah, glede na dejstvo, da je stranka izrecno zapisala, da želi uveljavljati pravico A in pravico B.

Če glede na vse okoliščine konkretnega primera obstaja dilema, ali stranka res in kaj točneje uveljavlja glede pravice B, gre za nejasno ali nepopolno vlogo, kar pomeni, da mora organ postopati po 67. členu ZUP. Organ mora stranki na predpisan način, tj. z osebnim vročanjem in elementi kaj točno naj se v odgovoru navede v določenem roku in z opozorilom na posledice, če temu ne bo tako, poslati poziv za odpravo pomanjkljivosti. Pri dopolnitvi je treba preveriti, ali je vlogo dopolnila upravičena oseba (npr. preveriti, ali je mama stranke imela pooblastilo). Če da, potem se zahtevek vsebinsko obravnava tudi v tem delu. Zahtevek se zavrže samo, če v roku ni bilo niti odziva stranke oziroma njenega zastopnika ali pooblaščenca. Pred zavrženjem vloge, ker jo ni vložila pooblaščena oseba, pa je treba ugotoviti, ali je ta pooblaščena za zastopanje stranke.