Vročitev je eden od elementov ustavnih pravic obrambe oziroma enakega varstva pravic (22. člen Ustave), saj se stranka, če ji ključni dokumenti niso vročeni, ne more informirati o zadevi (82. člen ZUP) niti izjaviti (7. člen ZUP in 9. člen ZUP, temeljno načelo zaslišanja) niti se učinkovito pritožiti oziroma izpodbijati zakonitost pred sodiščem (23. člen Ustave, 25. člen Ustave, 120. člen Ustave, in 157. člen Ustave, 6. člen ZUP, 13. člen ZUP, 214. člen ZUP in 237. člen ZUP). Prav tako pomeni vročitev procesno predpostavko za nastop izvršljivosti obvez oziroma črpanja pravic ter nastop dokončnosti in pravnomočnosti, saj je raba pravnih sredstev vezana na dan vročitve (v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 525-526).

Stranka oziroma njen zakoniti zastopnik lahko opravljata dejanja v upravnem postopku sama, lahko pa določita tudi pooblaščenca, ki stranko zastopa pri vseh, razen pri tistih dejanjih v upravnem postopku, pri katerih mora stranka sama dajati izjave (prvi odstavek 53. člena ZUP). ZUP splošnega obveznega zastopanja po pooblaščencu ne pozna. Edina izjema, ko mora stranka v upravnem postopku imeti pooblaščenca, je primer, če stranka stalno živi v tujini in uveljavlja v Republiki Sloveniji kakšno pravico v upravnem postopku ter iz kakršnihkoli razlogov ne more osebno sodelovati v postopku (peti odstavek 53. člena ZUP). Tudi poseben zakon lahko predpiše zastopanje po pooblaščencu v upravnem postopku kot obvezno (v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 376).

V skladu s 53. členom ZUP je pooblaščenec oseba, ki zastopa stranko v postopku in lahko opravi dejanja v postopku na podlagi ter v mejah pooblastila. Le-to je lahko splošno, torej za ves upravni postopek (splošno procesno pooblastilo), ali pa posebno, le za posamezna procesna dejanja (omejeno procesno pooblastilo, na primer za sprejem dokumentov oziroma vročanje, ki ga ZUP podrobno ureja v 89. členu ZUP in 90. členu ZUP; glej več v Kovač, Remic in Sever, Upravno-procesne dileme o rabi ZUP, 2010, str. 61, primerjaj Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 392). S časovnega vidika se lahko pooblastilo podeli za nedoločen čas ali določen čas. Prvi odstavek 57. člena ZUP je treba razlagati skupaj z 59. členom ZUP, ki določa nekatere omejitve obsega pooblastila, glede na to, ali stranko zastopa odvetnik ali kdo drug (v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 392). Dejanja v upravnem postopku, ki jih je opravil pooblaščenec v mejah pooblastila, imajo enak pravni učinek, kot če bi jih opravila stranka sama (sodbi UPRS IV U 116/2015 z dne 18. 2. 2016 in I U 1938/2014 z dne 23. 4. 2015).

Enega izmed posebnih primerov vročanja predstavlja vročanje zakonitemu zastopniku in pooblaščencu po 88. členu ZUP. Če se vroči dokument zakonitem zastopniku, začasnemu zastopniku ali pooblaščencu stranke, se šteje, da je vročen sami stranki (četrti odstavek 88. člena ZUP). Vročitev stranki, ki ima pooblaščenca, je pravno veljavna samo, če je bila na predpisan način opravljena pooblaščencu. Če je bila vročitev dokumenta v tem primeru opravljena stranki, takšna vročitev ni skladna z zakonom (v Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 188-189). Poseben primer vročanja predstavlja tudi vročanje pooblaščencu za vročitve po 89. členu ZUP), ki je oseba, ki je pooblaščena samo za to, da sprejema dokumente, nima pa pravice opravljati drugih dejanj v postopku (vložiti pritožbo, predlagati obnovo postopka itd.).

Pri vročanju je torej potrebno biti pozoren na obstoj in obseg pooblastil(a). Na primer, če poda pooblaščenec vlogo, a pooblastilo ni priloženo, mora uradna oseba pooblaščenca oziroma stranko pozvati po 55. členu ZUP. Ne sme vročati kar stranki, saj bi to pomenilo kršitev načela zaslišanja po 9. členu ZUP, s tem pa tudi poštenega postopka po 22. členu Ustave (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 554 in v opombi št. 1100 navedeno jedro sodbe UPRS I U 1518/2014 z dne 28. 10. 2014). Upravni organ pa ni dolžan sam ugotavljati okoliščin, ki se nanašajo na pooblaščenca in ki lahko vplivajo na zastopanje v upravnem postopku, temveč je v tem odvisen od pooblaščenca samega ter stranke, katerima je ta dolžnost naložena z zakonom. Navedeno dolžnost tako utemeljuje tudi splošno načelo iz 11. člena ZUP, po katerem morajo stranke pred organom govoriti resnico in pošteno uporabljati pravice, ki so jim priznane s tem in drugimi zakoni, ki urejajo upravni postopek (sodba VSRS I Up 230/2015 z dne 11. 2. 2016).

Če torej stranka poleg omejenega procesnega pooblastila (pooblastila za umik zahtevka) istega ali drugega pooblaščenca ni pooblastila za opravljanje drugih procesnih dejanj oziroma organa, ki vodi postopek, ni obvestila o obstoju (drugega) splošnega procesnega pooblastila ali posebnega procesnega pooblastila, se vroča dokumente stranki, kolikor gre za dejanja izven pooblastila. Pooblastilo za umik zahtevka pa obsega tudi pooblastilo za sprejem vročitve sklepa organa o ustavitvi postopka na temelju umika. Zato se sklep o ustavitvi postopka vroči pooblaščencu stranke, s čimer se šteje, da je vročen tudi sami stranki (četrti odstavek 88. člena ZUP).

Smiselno enako se na opisan način postopa tudi, če področni zakon (npr. ZTuj-2) določa, da se nekateri dokumenti (npr. dovoljenje za prebivanje) vročajo izključno stranki. Takrat mora organ slediti pravilom področnega zakona in ga vročiti stranki oziroma njenemu zakonitemu zastopniku, pri čemer smer odločitve (dovoljenje ali negativna odločba) oziroma tip akta ne vpliva na osebo, ki se ji vroča. Vročanja izključno stranki tudi po področnem zakonu ne gre razumeti v smislu, da mora organ prezreti zakonito zastopanje oziroma zakonitega zastopnika, saj procesno nesposobna stranka ne more opraviti nobenih dejanj v postopku, vključno z vročanjem, takšna dejanja namreč ne bi imela pravnih učinkov. Kolikor ne gre dokument, ki ga je po področnem zakonu treba vročiti neposredno stranki, se v smislu načela subsidiarnosti (3. člen ZUP), kar velja recimo tudi za sklep o ustavitvi postopka zaradi umika zahtevka, vroča pooblaščencu, ki ga je stranka pooblastila za oziroma tudi za vročitve (gl. zg.).