V skladu s prvim odstavkom 62. člena ZUP se upravni postopek vodi v uradnem jeziku. V tem jeziku se vlagajo vloge, pišejo odločbe, sklepi, zapisnik, uradni zaznamki in druga pisanja ter se opravljajo vsa dejanja v postopku.

Kako naj postopa uradna oseba, če uradna dejanja opravlja izven uradnih prostorov, npr. vročitev, če stranka ne razume uradnega jezika in se težko sporazumeva tudi v uradnem jeziku?

Ali je stranko treba sicer v ugotovitvenem in dokaznem postopku oz. ob izdaji upravnih aktov opozoriti na pravico do tolmača; z drugimi besedami: ali se npr. zapisnik napiše ob strankinem nerazumevanju ali slabem razumevanju slovenščine le v uradnem jeziku in mora stranka sama zagotoviti prevod dokumentov ali pa se dokumente prevede, čeprav na njene stroške? Ali velja enako tudi v izvršilnem postopku?

Učinkovita komunikacija ima v sodobnih upravnih postopkih vse pomembnejšo vlogo, saj služi uresničevanju temeljnih načel varovanja pravic strank in jim omogoča pošteno obravnavo ter s tem zagotavlja celovito zakonitost postopka (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2022, str. 114-116).

ZUP v 62. členu določa, da se postopke vodi v uradnem jeziku, tj. v slovenskem jeziku, na območjih občin, kjer sta pri organu poleg slovenskega uradna jezika tudi italijanski in madžarski jezik, pa tudi v italijanskem in madžarskem jeziku, če stranka v tem jeziku vloži vlogo. Upravni postopek se tako na območju celotne Slovenije vodi v slovenskem jeziku (več Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 406).

ZUP v sedmem odstavku 62. člena ureja tudi pravico strank in drugih udeležencev, ki ne znajo jezika, v katerem teče postopek ali ga ne morejo uporabljati zaradi invalidnosti, da ga spremljajo v jeziku, ki ga razumejo. ZUP tedaj nalaga organu, da stranko pouči o pravici do tolmača. Gre za zasledovanje načela varstva pravic strank iz 7. člena ZUP, saj je pravica do uporabe svojega jezika in pisave posamezniku v upravnih postopkih zagotovljena že na podlagi 62. člena Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33I/91-I in nasl.).

Pravica do tolmača se praviloma omejuje na neposredno – ustno komunikacijo, s čemer je stranki omogočeno, da v svojem jeziku spremlja postopek in v njem sodeluje. Nanaša se torej na naroke in druga ustna procesna dejanja ter predpostavlja, da bo omogočeno ustrezno prevajane vsega, kar se na naroku ali drugem ustnem procesnem dejanju dogaja (USRS Up-43/96 z dne 30. 5. 2000, točka 13, UPRS Sodba I U 1228/2020-11 z dne 10. 5. 2021). Organu pa pri tem ni treba zagotavljati prevoda uradnih pisanj, vključno z akti, s katerimi se konča postopek in mora stranka v primeru nerazumevanja sama poskrbeti za prevod (Up-1378/06 z dne 20. 5. 2008, točka 6, UPRS Sodba IV U 185/2019-12, točka 10, z dne 18. 10. 2021).

Nadalje se mora stranka sama izjasniti o tem, ali želi postopek spremljati v svojem jeziku, tako da uveljavi pravico do tolmača, sicer organ pravice ni dolžan zagotavljati (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2022, str. 414). Pouk o pravici do tolmača in izjavo stranke v zvezi s tem je treba zapisati v zapisnik, prav tako se v zapisniku pri izvedbi posameznih procesnih dejanj navede, kdo je bil tolmač in v katerem jeziku je stranka govorila (glej tudi primer1 in primer2).

Kadar organ ugotavlja, da stranka ne zna (slovenskega) jezika, v katerem se vodi postopek, pa je ne glede na izjavo stranke dolžan imenovati tolmača, če to narekuje varstvo javne koristi (7. člen ZUP, glej tudi primer1). V tovrstnih primerih, glede na določbo 11. člena URS, da je uradni jezik v Sloveniji slovenščina, na območjih občin, v katerih živita italijanska ali madžarska narodna skupnost, pa tudi italijanščina ali madžarščina, organ pri izvajanju uradne naloge s stranko ne more komunicirati v drugem jeziku, četudi ga oba razumeta, npr. v angleščini (glej tudi primer3). Opisano ravnanje organa se ne razlikuje glede na prostor, kjer se uradno dejanje izvaja, npr. če se izvaja v uradnih prostorih organa ali izven njih.

Vročanje dokumentov je uradno (materialno) dejanje postopka. Toda glede na namen ustavne in zakonske pravice do rabe svojega jezika izvajanja uradnega dejanja vročanja v tujem jeziku v takem primeru presega omenjeni namen, saj dejanja ni gre primerjati z izvajanjem ustne obravnave ali sprejemanja vloge, ko se osebo pouči o pravici do uporabe svojega jezika in omogoči spremljanje postopka v jeziku, ki ga razume, če izrazi tako zahtevo. Zato se naslovnik dokumenta pri vročanju ne more sklicevati na to pravico v smislu, da bi ga vročevalec v jeziku, ki ga razume, moral seznaniti z dolžnostjo izpolnitve in podpisa vročilnice. Prav tako tak naslovnik ne more zakonito odkloniti vročitve. Standardu poštenega postopka je namreč zagotovljeno, če je naslovniku omogočeno, da se z dokumentom seznani, o čemur pa ni nobenega dvoma, če mu ga vročevalec preda v roke oziroma ga poskuša predati. Odklonitev vročitve bi se presojala na podlagi 95. člena ZUP, praviloma bi veljalo, da je vročitev opravljena. Nenazadnje vročevalec po zakonu ni dolžan pojasnjevati naslovniku, kaj je ta dolžan storiti, čeprav v praksi to praviloma stori ali vsaj poskuša storiti.

Upravni izvršni postopek je samostojen poseben upravni postopek, pri katerem veljajo vsa načela in pravila ZUP (npr. zastopanje strank, vročanje, tudi jezik v postopku…), pri čemer se določbe poglavja o izvršbi uporabljajo nadrejeno v razmerju do ostalih (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2022, str. 257). Izvršba se v osnovi vodi predvsem zaradi zasledovanja upnikovih interesov, vendar pa to ne pomeni, da ni treba upoštevati tudi zavezančevih. Načelo zaščite zavezanca izhaja iz načela socialne države (2. člen URS) ter pravice do osebnega dostojanstva in varnosti (34. člen URS). V smislu rabe uradne jezika oziroma jezika, ki ga zavezanec razume, slednji ni obravnavan drugače kot v drugih upravnih postopkih, kar pomeni, da ima pravico spremljati postopek v svojem jeziku, če se v izvršilnem postopku opravljajo neposredna procesna dejanja, nima pa pravice, da bi se mu odločba (izvršilni naslov) in sklep v izvršilnem postopku vročala v tem jeziku.

Sodišče EU pa je v zadevi C-233/08 Milan Kyrian proti Celní úřad Tábor (Češka) z dne 14. 1. 2010 presodilo, da mora biti pri nudenju vzajemne pomoči med organi držav članic izvršilni naslov zavezancu vročen v jeziku države, v kateri ima sedež zaprošeni organ, tako da se naslovnik zanesljivo seznani vsaj s predmetom in podlago zahtevka. Na temelju omenjenega stališča SEU se tako izvršilni naslov in izvršilni sklep vsaj deloma prevedeta v tuj jezik, če bi se vročala v drugi državi članici, v tem primeru v jezik države, v kateri se vroča. Hkrati to pomeni, da se izvršilni naslov in sklep o izvršbi, ki se vroči v Republiki Sloveniji, ne prevaja v tuj jezik ne glede na strankino nerazumevanje.

Kolikor pa bi se organ vendar odločil za prevod zaradi zagotovitve čimprejšnje dejanske izvršitve v javnem interesu, gre pri takem prevodu za stroške v breme zavezanca.