Ali lahko organ opravi upravno overitev kopije tuje listine, če zahteve ne poda lastnik, temveč druga oseba (npr. delodajalec)? Ali lahko v primeru suma na zlorabo upravni organ zahteva predložitev pooblastila?

Kako opraviti overitev uradne listine, kadar se stranka nahaja v tujini?

Upravna overitev je materialno dejanje uprave. Materialni akti so tista dejanja, ki ustvarjajo posledice v dejanskem svetu, vendar ne oblikujejo pravnih posledic. Kajti pri materialnem dejanju uprave gre za vzporedno oz. spremljajočo dejavnost uprave, ki ne predstavlja oblastne volje, zato ne govorimo o upravni zadevi (več o materialnih aktih uprave in členitvi materialnih dejanj glej Pečarič, Osnove splošnega upravnega prava, 2018, str. 135).

Upravna overitev se opravi za overitev lastnoročnega podpisa, prepisa in kopij. Z upravno overitvijo se ne potrjuje resničnost podatkov v listini (drugi odstavek 178. člena ZUP).

Opozoriti gre, da upravnega overjanja - ne glede na to ali govorimo o overitvi lastnoročnih podpisov oz. (lastno)ročnih znakov ali overitvi prepisov oziroma kopij - ni mogoče enačiti z vodenjem upravnega postopka oz. odločanjem v upravni zadevi. Upravno overitev je treba razlikovati od ugotavljanja pristnosti dokazne listine v okviru ugotovitvenega in dokaznega postopka po tretjem odstavku 173. člena ZUP, ko stranka listino predloži v obliki navadne ali elektronske kopije (na primer v obliki skena), organ pa za ugotovitev istovetnosti zahteva, da se izvirna listina pokaže na vpogled, nato pa skladnost za potrebe postopka “overi” z zaznamkom na prepisu oziroma kopiji. Pri tem namreč ne gre za izvajanje upravne overitve po ZUP (glej Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, 2. knjiga, str. 260, 261).

Overitev prepisa ali kopije pomeni potrditev istovetnosti prepisa, fizične ali elektronske kopije z izvirno listino (prvi odstavek 178. člena ZUP). ZUP ne določa, kdo je lahko predlagatelj overitve prepisa ali kopije listine, zato uradna oseba tudi ne ugotavlja, kdo je predlagatelj overitve, za razliko od overitve lastnoročnega podpisa, ko mora ugotoviti identiteto predlagatelja overitve in se mora v evidenco overitev vpisati tudi osebne podatke predlagatelja tovrstne overitve (glej 97. člen Uredbe o upravnem poslovanju, UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.), ampak je dolžna opraviti skrbno primerjavo istovetnosti prepisa ali kopije z izvirno listino in v elektronsko evidenco overitev prepisov in kopij vpisati podatke iz 97. člena UUP, ki pa ne zahteva vpisa podatka o predlagatelju overitve.

Torej, če uradna oseba ugotovi, da predlagatelj overitve kopije (tujega) potnega lista ni oseba, kateri je ta listina izdana, ne sme od nje zahtevati pooblastila oz. se izda overitev predlagatelju ne glede na to, ali je nosilec listine pooblastil predlagatelja. Določbe ZUP o upravni overitvi prepisov in kopij namreč veljajo tudi za tuje listine, pri čemer pa v primerih, ko predlagatelj želi overiti prepis ali kopijo tuje listine, ZUP uradni osebi daje možnost, da v primeru, če ne razume jezika, v kateri je listina napisana, odredi primerjavo prepisa ali kopije z izvirno listino sodni tolmač (178.h člen ZUP). Vendar pa je z vidika ekonomičnosti ustrezneje, da v primeru, če je prepis ali kopija listine v tujem jeziku, uradna oseba izvirno listino sama kopira in jo overi (drugi dostavek 99. člena UUP). Predlagatelj overitve v takem primeru ne more uspešno zahtevati, da organ sam ugotavlja skladnost prepisa in izvirne listine (glej Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, 2. knjiga, str. 273).

V primeru suma na zlorabo v smislu suma storitve kaznivega dejanja po Kazenskem zakoniku (KZ-1, Ur. l. RS, št. 50/12 in nasl.), uradna oseba to naznani Policiji.

Kadar je potrebna overitev uradne listine stranke, ki se nahaja v tujini, se overitev lahko izvede na veleposlaništvu ali diplomatsko-konzularnem predstavništvu Republike Slovenije v državi, kjer se stranka nahaja. Če se stranka nahaja v državi, v kateri Republika Slovenija nima svojega predstavništva, se lahko stranka obrne tudi na diplomatska predstavništva in konzulate drugih držav članic Evropske unije, ki v državi delujejo. Kontaktni podatki o diplomatskih predstavništvih in konzulatih drugih držav članic Evropske unije v posameznih državah zunaj Evropske unije so dostopni na spletni strani Evropske komisije (glej spletišče Evropske komisije).

Overitev domačih listin izdanih v Republiki Sloveniji, za uporabo v tujini, ter tujih listin za uporabo v Republiki Sloveniji ureja Zakon o overitvi listin v mednarodnem prometu (ZOLMP-1, Ur. l. RS, št. 9/17) ter Pravilnik o opravljanju overitev listin v mednarodnem prometu (Pravilnik, Ur. l. RS, št. 31/18). Ta pravilnik določa in ureja načine overjanja listin za rabo v Republiki Sloveniji in tujini ter vodenje evidence za overjanje listin (1. člen Pravilnika). Overitev listine opravlja uradna oseba v ministrstvu za zunanje zadeve in na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu (2. člen Pravilnika). Za upravno overitev se na veleposlaništvu ali konzulatu plača ustrezna konzularna taksa (glej drugi odstavek 8. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 in nasl.).