Ali se dokumente v elektronski obliki, ki so podpisani s kvalificiranim elektronskim podpisom lahko natisne in kot take vroča v fizični obliki? Ali v primerih, ko je potrebno vročanje dvema strankama na različna načina (eni stranki elektronsko, drugi stranki fizično), potrebno pripraviti in vročati dva dokumenta, in sicer elektronski dokument s kvalificiranim elektronskim podpisom ter ločeno še fizični dokument z lastnoročnim podpisom?

Ali se lahko na fizično kopijo odločb v e-obliki, ki jih vročamo stranki, odtisne štampiljka »kopija je enaka izvirniku«? Ali ni bila uporaba te štampiljke ukinjena z uveljavitvijo UUP v letu 2018? Ali se mora natisniti list popis zadeve?

Ali mora biti potrdilo o skladnosti fizične kopije dokumenta z elektronskim izvirnikom priloga samodejno izdelani odločbi s pomočjo informacijskega sistema? Ali za odločbe izdelane izvorno v elektronski obliki zadostuje dokumentarna hramba v elektronski obliki ali je vzporedno treba hraniti tudi kopijo izvirnika v fizični obliki? 

Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Z uvedbo elektronskega poslovanja se zasleduje načelo ekonomičnosti, kot temeljno načelo ZUP. To namreč določa, da je vsakršen upravni postopek potrebno voditi s čim manjšimi stroški in čim manjšo zamudo tako za stranke kot za druge udeležence v postopku (14. člen ZUP).

Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa zgolj izjemoma (glej četrti odstavek 86. člena ZUP). Če je npr. odločba izdana v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v njenem fizičnem prepisu oz. kopiji, izvirnik pa hrani organ (peti odstavek 210. člena ZUP, več glej tudi v Uredbi o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, Gliha et al., 2018).

Peti odstavek 210. člena ZUP določa, da se odločba vroči v fizičnem ali elektronskem izvirniku oziroma v fizičnem ali elektronskem (skeniranem) prepisu.

Dokument se odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali pa kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan (66.a člen Uredbe o upravnem poslovanju, UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.). Če se dokument, ki je nastal v elektronski obliki natisne, ta dokument postane fizični prepis oz. kopija izvirnika (peta točka 6. člena UUP, glej tudi 65.b člen UUP).

V primeru, ko želi ena stranka vročitev upravnega akta v elektronski obliki, druga stranka pa želi vročitev istega upravnega akta v fizični obliki, organ postopa tako, da:

1. stranki, ki se ji upravni akt vroča po elektronski poti, dokument v elektronski obliki uradna oseba podpiše s kvalificiranim elektronskim podpisom in ga vroča elektronsko;
2. stranka, ki želi vročanje (istega) upravnega akta v fizični obliki, dokument v elektronski obliki (torej elektronsko že podpisan izvirnik) uradna oseba natisne (pri tem ta dokument postane fizična kopija dokumenta v elektronski obliki in ne lasten izvirnik! – glej 65.b člen UUP) ter ga kot fizični prepis (in ne kot lasten izvirnik) tudi vroča. Ker ne gre za lasten izvirnik izdanega upravnega akta, tako tudi ni potrebe po dodatnem lastnoročnem podpisovanju fizične kopije izvirnika. Ob tem je treba upoštevati, da organ (izvirnika) odločbo ali drug dokument izda enkrat oziroma na en način, zato ga ne more izdajati v fizični in elektronski obliki.

Na fizičnem prepisu oz. kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Navedeno pomeni, da ni treba vsake fizične kopije upravnega akta, izvorno izdanega v elektronski obliki, opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Treba pa je, da se stranko, ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP).

Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije, se lahko zapiše na izvirnik dokumenta (če gre za odločbo oziroma sklep, se priporoča, da se tako sporočilo zapiše (tudi) pod pouk o pravnem sredstvu), lahko pa tudi na njegovo kopijo, priložen dopis ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis uradne osebe.

UUP ne predpisuje oblike potrdila (štampiljke), ampak le njegovo vsebino. Organi si za potrebe potrjevanja skladnosti lahko sami izdelajo štampiljko, ki bo ustrezala vsebini potrdila, če si na tak način olajšajo poslovanje. Štampiljko "kopija je enaka izvirniku" je predpisovala UUP do 17. 4. 2018; takšna štampiljka, ki jo organ morda uporablja, ne nadomešča potrdila o skladnosti po veljavni UUP.

Na zahtevo za potrditev fizične kopije z elektronskim izvirnikom se potrditev skladnosti opravi na že obstoječi kopiji ali pa se izroči oz. pošlje novo kopijo s potrdilom o skladnosti (peti odstavek 65.b člena UUP). Mora pa organ skladno s tretjim odstavkom 65.b člena še najmanj tri mesece po odpremi kopije dokumenta zagotavljati preverjanje pristnosti in prevzem elektronskega izvirnika, če informacijski sistem organa to omogoča (glej praktični primer preverjanja skladnosti fizičnih prepisov dokumentov na področju pokojninskega in invalidskega zavarovanja).

Določila UUP, ki veljajo za dokumentarno gradivo, se uporabljajo ne glede na to, ali je gradivo nastalo v elektronski ali fizični obliki. Dokumenti, ki so nastali pri delu organa se hranijo v izvirniku (69. člen UUP), in sicer v obliki, v kateri so nastali – izvirno ustvarjeni fizični dokumenti se torej hranijo v fizični obliki, elektronsko ustvarjeni dokumenti pa v elektronski obliki (glej tudi primer in 75. člen UUP). Velja torej, da organ ne more (sme) hraniti izvirnik in kopije izvirnika, zato zadostuje hramba upravnih aktov v njihovi izvorni, torej elektronski obliki. V skladu z UUP se morajo namreč iz zadeve izločiti kopije dokumentov, ko se zadeva reši oziroma kot se iz zbirke nerešenih zadev vloži v tekočo zbirko.

V letu 2022 je prišlo tudi do sprememb pri uporabi žiga organa po Zakonu o debirokratizaciji (Ur. l. RS, št. 3/22), ki je vplival na določbe ZUP o sestavinah odločbe (glej 210. člen ZUP in 64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP). Uporaba žiga organa je še vedno obvezna za dokumente, ki morajo biti overjeni za uporabo v tujini (zapisnik - tretji odstavek 77. člena ZUP; odločba – tretji odstavek 210. člena ZUP) ter pri upravnih overitvah prepisov, kopij in lastnoročnih podpisov (178.b člen ZUP in 178.e člen ZUP). Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi. Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje pred odstopom zadeve drugemu organu ali pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko (56. člen UUP).