S 1. 1. 2015 se je uveljavila obveznost iz Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (pisrs.si) (ZOPSPU-1, Uradni list RS, št. 77/16 in nasl.), po kateri proračunski uporabniki prejemajo račune izključno v elektronski obliki. Ali mora v skladu s prej navedenim upravičenec do povračila stroškov v upravnem postopku, pri organu, ki je proračunski uporabnik, uveljavljati pravico le z računom v elektronski obliki?

Zaradi opravljanja procesnih dejanj v upravnem postopku se upravičencem lahko prizna pravica do povračila stroškov, ki so jim nastali v postopku ali zaradi postopka (t. i. posebni stroški postopka): na primer (pasivni) stranki se prizna povračilo stroškov, če se postopek zanjo ni končal obremenilno, priča ima pravico do povračila potnih stroškov, stroškov bivanja in izgube dohodka zaradi pričanja, izvedencu pripada pravica do povračila stroškov za opravljeno izvedensko delo. Upravičenci do povračila stroškov pravico uveljavljajo z vlogo oziroma zahtevkom, ki ustreza pravilom ZUP (gl. 63. do 69. člen ZUP), zato organ ne more zakonito zahtevati izstavitve računa, ampak kvečjemu potrebno specifikacijo oziroma konkretizacijo zahtevka.

Povračilo stroškov upravnega postopka in sam način povračila izhajata iz temeljne značilnosti upravno pravnega razmerja, ki se vzpostavi med oblastnim in ne oblastnimi udeleženci. Gre za avtoritativno razmerje, v katerem je organ, ki izvršuje upravno oblast, nadrejen ostalim udeležencem, procesna pravila pa natančno določajo medsebojna upravičenja in obveznosti. Upravni organ, ko vodi in odloča v upravnem postopku, ne posluje kot subjekt na trgu de iure gestionis, ampak deluje de iure imperii. To velja, čeprav imajo dejanja oziroma odločitve upravnega organa tudi finančne posledice oziroma učinek na tržna razmerja (o tem sistemsko Kovač P., Javno naročanje vročevalcev, zastopnikov, izvedencev, tolmačev in izvršiteljev v upravnem postopku?, Pravna praksa, št. 27/2011, str. 6-7). Zgoraj omenjeni subjekti se upravnega postopka po aktih organa (sklep, vabilo ipd.) torej ne udeležujejo prostovoljno, ampak so k temu prisiljeni: npr. zoper pasivno stranko je bil uveden postopek po uradni dolžnosti oziroma po presoji organa in stranka na odločitev o tem ni mogla vplivati, priča je bila pozvana v postopek z grožnjo denarne kazni ali prisilne privedbe, ker brez njene navzočnosti postopka ni mogoče zaključiti, izvedencu so bile naloge določene enostransko in jih je dolžan opraviti, sicer mu grozijo sankcije. (Delno) drugače sicer velja, če področni zakon, nadrejeno ZUP, določi eksplicitno izbiro npr. izvršitelja po pravilih javnega naročanja (tako recimo 162. člen zakona, ki ureja graditev objektov) - v tem primeru se postopek izvede po ZJN, a kljub temu velja, da gre pri postavitvi izvršitelja za oblastno razmerje.

Obveznost sodelovanja v postopku pa vzpostavi dolžnost organa, da pod zakonitimi pogoji povrne stroške vsem, ki jim jih je povzročil. Gre za obveznost organa, zato upravičeni subjekti zahtevke za povračilo stroškov naslavljajo na organ (ne npr. na (nasprotno) stranko). Posebnost oblastnega razmerja se kaže nadalje v tem, da organ o zahtevkih za povračilo stroškov odloči v skladu s pravili ZUP. Do njih se mora torej tudi opredeliti, praviloma s procesnim sklepom, ki predstavlja pravni temelj za izplačilo in služi kot izvršilni naslov, če obveznosti niso poravnane.

Posebna pravila, ki urejajo upravnoprocesno razmerje, razlikujejo pravice in obveznosti udeležencev teh razmerij od (prostovoljnih) poslovnih razmerij, kjer je izstavitev in plačilo računa uveljavljena in običajna praksa. To izhaja tudi iz ZOPSPU-1, ko v tretjem četrtem odstavku 26. člena določi, da proračunski uporabniki od fizičnih in pravnih oseb, ki "dobavljajo blago, izvajajo storitev ali izvajajo gradnjo", prejemajo račune izključno v elektronski obliki.

Upravičenci do povračil stroškov v upravnih postopkih zato niso dolžni izdajati računov v fizični ali elektronski obliki, za povračilo stroškov vlagajo vloge oziroma zahtevke, ki jih organ obravnava po ZUP. Ne samo, da je drugačna praksa v nasprotju s procesnimi pravili, ki imajo tudi po načelu specialnosti prednost pred splošno ureditvijo plačilnega prometa, takšne obveznosti ne predpisuje niti splošni zakon (ZOPSPU-1). Takšne normativne zahteve bi bile nerazumne do strank, prič, izvedencev ali drugih udeležencev, ki so praviloma fizične osebe in ne izdajajo računov.

Zahteva organa za izstavitev e-računa bi nezakonito posegla, omejila ali celo izvotlila njihovo pravico do povračila stroškov, ker računa ne bi mogli izdati. Udeleženci upravnih postopkov obveznosti izstavitve računa niso imeli niti do 1. 1. 2015, zato sprememba normativne ureditve v zakonu, ki ureja plačilne storitve, da se po 1. 1. 2015 izdajajo računi v elektronski obliki, na poslovanje v upravnih zadevah ne vpliva.

Zgoraj navedeno velja za vse upravičence do povračila stroškov, ne glede ali je to fizična ali pravna oseba, zato jih je treba obravnavati enako.