Organ ugotavlja konkretno dejansko stanje upravne zadeve tudi z neposrednimi vpogledi v elektronske - informatizirane uradne evidence. O vpogledu se v elektronski evidenci dokumentarnega gradiva napravi uradni zaznamek, hkrati pa natisne še izpis iz izvorne uradne evidence, ki se vloži med ostale dokumente upravne zadeve v fizični obliki. Narava nekaterih postopkov ob opisanem ravnanju povzroča veliko porabo papirja, hkrati pa bistveno poveča obseg dokumentacije v fizični obliki. Ali je tiskanje izpisov iz elektronskih evidenc potrebno, ali bi za potrebe ugotovitvenega postopka zadoščal le uradni zaznamek v evidenci dokumentarnega gradiva. Kaj bi moral vsebovati uradni zaznamek?

Upravni akt oziroma upravna odločba, s katero organ zaključi upravni postopek, mora temeljiti na pravilno in popolnoma ugotovljenem konkretnem dejanskem stanju, ki ustreza materialni resnici (8. člen ZUP). Za zadostitev omenjenemu standardu se vodi ugotovitveni in dokazni postopek, v katerem se izvajajo in zbirajo različni dokazi, ki jih je treba oceniti same po sebi, ter na podlagi njihove primerjave z drugimi dokazi vrednotiti njihovo dokazno vrednost, dokler ni mogoče sprejeti dokončnega dokaznega sklepa o obstoju ali neobstoju pravno relevantnega dejstva, na katerem bo temeljila odločitev.

V procesu izvajanja in zbiranja dokazov organ sledi procesnim pravilom, ki zagotavljajo zakonito zavarovanje dokazov tako, da je zagotovljeno vsakokratno preverjanje ugotovljenega konkretnega dejanskega stanja, npr. ob izdaji odločbe, ob uporabi pravnih sredstev ali zahtev za sodno varstvo. Zakonito evidentiranje dokazov je garancija, ki jo zahteva vodenje poštenega in demokratičnega upravnega postopka, saj zagotavlja stranki in drugim zainteresiranih osebam, varstvo njihovega položaja, njihovih pravic in pravnih koristi. Enako je pomembno za varstvo javnega interesa, saj je tako omogočena strokovna in siceršnja kontrola in nadzor nad zakonitostjo delovanja organa.

Izvedba posameznih dokazov mora biti (formalno) zakonita, saj je sicer sporna njihova dokazna vrednost.

Dokazi, na podlagi katerih je organ ugotovil konkretno dejansko stanje, morajo biti preverljivi in se praviloma nahajati med dokumentacijo upravne zadeve oziroma mora biti iz dokumentacije razvidno, kjer se nahajajo.

Pridobivanje podatkov o pravno relevantnih dejstvih konkretne upravne zadeve iz uradnih evidenc po uradni dolžnosti (gl. 139. člen ZUP) je ena od uveljavljenih procesnih obveznosti vsakega organa, ki vodi upravni postopek. Omejena je lahko s pravili področnega zakona, ki morebiti ne dovoljujejo dostopa do konkretnih podatkov (npr. občutljivih osebnih podatkov o političnem, verskem ali drugem prepričanju, pripadnosti sindikatu, spolnem vedenju, kazenskih obsodbah, zdravstvenemu stanju) ali z voljo stranke, da organu prepove pridobivanje podatkov. Obveznost organa ni omejena z načinom dostopa do podatkov, ampak mora vsakovrstne podatke iz uradnih evidenc pridobiti ne glede na to, ali ima zagotovljen neposredni elektronski vpogled v evidence. Kolikor elektronskega vpogleda nima, mora podatke pridobiti na drug način, običajno s pisnim zaprosilom upravljavcu elektronske evidence.

Dejstvo, da organ neposredno vpogleda v uradno evidenco, se evidentira v obliki uradnega zaznamka. Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.), ki podrobneje ureja obravnavano zakonsko obveznost predpisuje, da mora uradni zaznamek vsebovati: ime ali naziv uradne evidence in datum vpogleda ter podatke, ki so bili pridobljeni z vpogledom (92. člen UUP). Omenjena določba podzakonskega akta ni povsem skladna z določbami ZUP, ki urejajo dokazovanje. Po 164. členu ZUP se podatki iz informatiziranih uradnih evidenc štejejo kot del dokumenta, čeprav se v njem v pisni oziroma listinski obliki na nahajajo. To pomeni, da je ob vpogledu v uradno evidenco treba zapisati prej omenjene podatke o evidenci ter trenutku vpogleda, ne pa tudi samih podatkov, saj je te mogoče vsak čas preveriti v uradni evidenci. Temu sledi zakonska ureditev možnosti vpogleda v dokumentacijo upravne zadeve (82. člen ZUP), ki v takih primerih prav tako določa, da se podatki iz informatiziranih uradnih evidenc v elektronski obliki štejejo za dokument v zadevi, zato se stranki, ki uveljavlja pravico do pregleda, omogoči vpogled v uradno evidenco. Na podlagi uradnega zaznamka je tako mogoče ob instančnem, strokovnem, sodnem ali drugem nadzoru mogoče vsak čas preveriti, ali odločitev temelji na pravilno ugotovljenem konkretnem dejanskem stanju.

Poleg omenjenega velja omeniti, da ZUP omogoča tudi, da se uradni zaznamki o vpogledih v informatizirano uradno evidenco ne evidentirajo v fizični, ampak v elektronski obliki. Po 74. členu ZUP se uradni zaznamek v upravni zadevi evidentira v elektronskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, čemur po naši presoji ustreza tudi elektronska evidenca dokumentarnega gradiva. V skladu že omenjenim 164. in 82. členom ZUP je tak uradni zaznamek del dokumentacije upravne zadeve. Takšen pristop bi omogočil tudi ekonomično evidentiranje podatkov, ki se pridobijo iz uradne evidence v skladu z 91. členom UUP, ne da ti to »obremenjevalo« organ z dodatnim in nepotrebnim tiskanjem dokumentov. Kolikor nadzorni organi in sodišče nimajo dostopa do elektronske evidence dokumentarnega gradiva, je pred pošiljanjem dokumentacije potrebno poskrbeti, da dobijo tudi zadevne dokumente, ki se hranijo v elektronski obliki, bodisi da se natisnejo takrat (samo v upravnih zadevah, kjer je to potrebno) ali da se posredujejo v elektronski obliki.