Katerim zadevam je namenjen rokovnik, samo in izključno upravnim zadevam ali vsem zadevam v reševanju (npr. za- ali odkup zemljišča, kjer bi bil rokovnik v funkciji sledenja rokom geodetskih postopkov oziroma sklenitve pogodb)?

V postopkih se javni uslužbenci srečujejo z različnimi zadevami in časovno reševanje slednjih je odvisno od številnih elementov. Zadevo lahko v tem okviru opredelimo kot celoto vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje, obravnavajo isti problem, isto nalogo. Osnovna ideja zadeve torej je, da so dokumenti, ki po vsebini spadajo skupaj, hranjeni kot celota (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 70).

Vse zadeve, o katerih pričakuje organ sporočilo do določenega roka, in zadeve, ki jih glede na njihovo vsebino ni mogoče takoj rešiti, se po pisarniški odredbi javnega uslužbenca, ki rešuje zadevo, evidentirajo v rokovniku (61. člen Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS. št. 9/18 in novele)).

V sklopu upravljanja dokumentarnega gradiva je torej rokovnik pomembna evidenca oziroma zbirka zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. Gre za začasno zbirko (hrambo) nerešenih zadev in ravno rokovnik pride najbolj do pomena v primerih, ko organ zadeve iz različnih razlogov ne more takoj rešiti. Vzroki, zakaj zadeve ne more rešiti, so lahko v tem, da javni uslužbenec pričakuje dopolnitev vloge (npr. vloga stranke je nepopolna, ker se pričakuje dopolnitev vloge po 67. členu ZUP). Gre preprosto za to, da organ pričakuje sporočilo do določenega roka oziroma pričakuje dodatne dokumente, da bi lahko nadaljeval reševanje zadeve. Poleg tega gre lahko tudi za zadeve, v katerih teče rok za dejanja v postopku.

V vseh takšnih primerih javni uslužbenec po pisarniški odredbi »pošlje« zadevo v glavno pisarno (v rokovnik), kjer je zadeva evidentirana. Na podlagi pisarniške odredbe se zadeva hrani v rokovniku do določenega dne. Takšen rokovnik se praviloma vodi v elektronski obliki, v fizični obliki pa je urejen kot zbirka zadev (map), zloženih po številkah zadev ali zaporedju datumov (glej Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 125).

Z namenom, da se urejanje dokumentarnega gradiva čimboljše organizira in da je sledenje dokumentarnemu gradivu kakovostno ter profesionalno organizirano, se svetuje in priporoča uporabo rokovnika v vseh postopkih, kjer bi lahko uporaba takšnega rokovnika pomagala pri kakovostnem reševanju zadev (npr. v organu se vodi postopek odkupa zemljišča), torej v okviru vseh pristojnosti organa, ne le upravnih zadev po 2. členu ZUP, čeprav je tako ravnanje z vidika formalne obveze ZUP in UUP obvezno le pri slednjih.