Ali se vročitev (npr. sodbe v prekrškovnem postopku, kjer za vročanje veljajo pravila ZUP) organu v sestavi ministrstva šteje za opravljeno in pravilno, če je bil akt vročen ministrstvu, v okviru katerega deluje organ? Posledično je vročen dokument do organa v sestavi ministrstva, ker je iz glavne pisarne ministrstva trajalo kar nekaj časa za odstop, prispel namreč prepozno in s tem je organ v sestavi kot legitimirani subjekt zamudil rok za vložitev pravnega sredstva.

Vročanje je eno ključnih materialnih dejanj postopka, saj mora biti stranka postopka seznanjena s potekom postopka in z odločitvijo organa, ki je vodil postopek. Preko instituta vročanja se zagotavljata pravici do pravnega sredstva in sodelovanja v postopku. Namen vročitve je seznanitev naslovnikov s potekom postopka in pravicami ter obveznostmi, ki so jim priznane oziroma naložene v nekem postopku (po Breznik et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, 2004, str. 290 in 291).


ZUP opredeljuje tudi tako imenovane posebne primere vročanja, in sicer: vročanje zakonitemu zastopniku in pooblaščencu; vročanje pooblaščencu za vročitve; vročanje državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti, pravnim osebam in fizičnim osebam, registriranim za opravljanje dejavnosti; vročanje osebam z diplomatsko imuniteto; vročanje vojaškim osebam; vročanje osebam zaposlenim v kopenskem, zračnem ali pomorskem prometu; vročanje osebam, ki jim je vzeta prostost, vročanje z javnim naznanilom; vročitev v primeru odklonitve sprejema in vročitev v primeru spremembe naslova (po Grafenauer, Pravna ureditev vročanja po ZUP, Pravna praksa, št. 38/2005, priloga, str. IV. – V.). Institut vročanja je v ZUP urejen od 83. do 98. člena. V skladu z 91. členom ZUP se dokumenti v fizični obliki vročajo državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti, pravnim in fizičnim osebam, registriranim za opravljanje dejavnosti, tako da se izročijo uradni osebi oziroma osebi, ki je določena oz. pooblaščena za sprejemanje dokumentov, če ni za posamezne primere določeno drugače. Praviloma gre za osebo, ki je z notranjim aktom organa oziroma pravne osebe določena za sprejemanje dokumentov. Za pravilno opravljeno vročitev organu ali pravni osebi velja tudi, v kolikor je dokument vročen zakonitemu zastopniku. Le-ta ima namreč pooblastilo za sprejemanje dokumentov, že zajeto v samem splošnem pooblastilu za zastopanje pravne osebe oziroma organa (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 234-238).


Vročanje je sestavljeno iz dveh dejanj, in sicer fizične vročitve in sestavo vročilnice ali povratnice. Osebno vročanje je predvideno za tiste dokumente, pri katerih s trenutkom vročitve nastanejo določene pravne posledice. Osebno vročanje je predvideno predvsem zaradi varstva pravic udeleženih v postopku. Osebno oz. temu analogno vročanje je obvezno tedaj, ko s prejemom dokumenta začne teči rok za pravno sredstvo. Bistvene napake, kot je napaka, da se dokument vroči osebi, ki ni upravičena niti dolžna prevzeti dokumenta, se pri vročanju lahko odpravijo le s pravilnim vročanjem. Če dokumenti v upravnem postopku niso vročeni brez bistvenih napak, je celotno delovanje upravnega organa brez učinka, saj je upravičeno predmet izpodbojnosti v pritožbenem upravnem in sodnem postopku (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 240 in 241). Rok za pritožbo se šteje za vsako osebo in za vsak organ, kateremu se odločba vroči, od dneva vročitve odločbe (235. člen ZUP). Pritožbeni rok začne teči od dneva vročitve dokumenta ob pogoju, da je bila vročitev opravljena pravilno.

A ta splošna pravila ne zajemajo specialnih položajev, ko imajo status legitimiranega subjekta posamezni organi, celo organi, ki so notranje organizirani v okviru drugih.

Zakon o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 113/05 in novele) v 23. in 24. členu določa razmerje med ministrstvom in organom v sestavi. Vlada namreč npr. na podlagi uredbe za opravljanje specializiranih strokovnih nalog, izvršilnih in razvojnih upravnih nalog, nalog inšpekcijskega in drugega nadzora ter nalog na področju javnih služb ustanovi organe v sestavi ministrstev (21. člen ZDU-1), ki jih vodijo direktorji, ki so odgovorni, da predstavljajo organ ter vodijo upravno in strokovno delo (22. člen ZDU-1).Organi v sestavi imajo menedžersko in strokovno samostojnost, lasten finančni in kadrovski načrt ter samostojno upravljajo finančne in kadrovske vire. Samostojno opravljajo naloge iz svoje pristojnosti in odločajo v upravnem postopku. Njihova samostojnost pa ni popolna, saj so del ministrstva in celotnega sistema državne uprave.

Glede vročanja državnim organom in med njimi je prevladujoče stališče, kakor tudi praksa sodišč, da je breme države, čeprav gre za vročanje med posameznimi samostojnimi organi!, da ta sama s svojo organizacijo poskrbi za to, da interna pošta pravočasno pride do organa, kateremu je namenjena, da se ne zamudi pomembnih procesnih rokov. Kako se kasneje opravi prerazporeditev pošte med posameznimi organi, njihovimi oddelki in enotami, ne more vplivati na posledice vročitve dokumenta, v primeru, ko je bila vročitev opravljena v skladu z določili ZUP. Sklicevanje organov na to, da so zamudili rok za npr. pritožbo, ker vročen dokument do njih ni prispel pravočasno, so tudi s strani sodne prakse (gl. sklep VSL, št. 524/2013 z dne 4. 7. 2013) neutemeljena. Le v primeru, ko bi prišlo do pomote pri vročanju, skladno z 98. členom ZUP, bi se štelo, da je bila vročitev opravljena tisti dan, za katerega bi se ugotovilo, da je oseba ali organ, kateremu je bil dokument namenjen, ta dokument dejansko dobila in od tega dne bi tudi začel teči rok za pritožbo.

Kot možni nasprotni argumenti omenjene interpretacije, ki bi tudi vodili do drugačnih zaključkov, bi lahko izhajali iz sistemske vloge in položaja posameznih organov, ni zanemarljivo, da imajo organi tako v sistemu upravnega, kot tudi prekrškovnega odločanja zagotovljeno samostojnost in da morebitna hierarhična razmerja med njimi na to ne smejo vplivati, razen v okviru zakonitega instančnega nadzora, zato za odločujoči organ ne morejo opravljati procesnih dejanj, vključno z vročanjem. Organizacijska povezanost posameznih organov, in njihova medsebojna razmerja v smislu usmerjanja in nadziranja, na pristojnosti pri izdaji konkretnih in posamičnih aktov ne bi smela imeti vpliva, razen v okviru prej omenjenega. Zato bi se to lahko vplivalo tudi na presojo pravilnosti (pravočasnosti) vročanja.