Zapisnik je po ZUP (74. člen ZUP in nadaljnji) strogo obličen akt. V 74. členu ZUP določa, kdaj se ga mora pisati, in sicer v vseh pomembnih procesnih dejanjih, zlasti o izjavah strank, o zaslišanju strank in drugih oseb (prič, izvedencev), o ustni obravnavi, o ogledu, o poravnavi ter o posvetovanju in glasovanju. Zapisnik nam natančno predstavi potek postopka, kjer zakon omogoča ustno izjavljanje organa in udeležencev. Prav tako pomaga uradni osebi pri sestavljanju pisne odločbe ter je bistvenega pomena tudi za vse organe, ki se na kakršenkoli način odločajo o vprašanjih, ki so povezana s konkretnim postopkom, zlasti za organe druge stopnje ter sodišče. Torej je zapisnik potrebno pisati vedno, ko se vodi ustni pogovor, bodisi z mladoletno ali polnoletno osebo (po Jerovšek, T., et al.: ZUP s komentarjem, 2004, str. 269–283).


Ker gre pri konkretnem vprašanju za mladoletno osebo, je potrebno poudariti procesno sposobnost. Procesna sposobnost predpostavlja vselej obstoj pravne sposobnosti, pomeni pa sposobnost samostojno nastopati in opravljati dejanja v postopku. Takšno sposobnost ima v upravnem postopku stranka, ki je popolnoma poslovno sposobna. Popolno poslovno sposobnost pridobi fizična oseba s polnoletnostjo, prav tako tudi s sklenitvijo zakonske zveze pred dopolnjenim 18. letom, po odločbi sodišča pa tudi mladoletnik, ki je postal roditelj kot določa 152. člen Družinskega zakonika (Uradni list RS, št. 15/17 in novele). Takšna oseba ima sposobnost z lastnimi dejanji pridobivati pravice in prevzemati obveznosti ter sposobnost samostojno nastopati in opravljati dejanja v upravnem postopku. Stranko, ki nima procesne sposobnosti zastopa njen zakoniti zastopnik (1. odstavek 47. člen ZUP). Zastopnik je vsaka procesno oziroma poslovno sposobna fizična oseba, ki v imenu stranke in na njen račun opravlja dejanja v upravnem postopku. Opravljena dejanja učinkujejo, kot da bi jih opravila stranka sama. Zakoniti zastopnik ima na podlagi zakona ali akta pooblastilo za zastopanje procesno nesposobne stranke. Stranka, ki ji manjka procesna sposobnost, na nastanek vsebine, obsega in konca pravice zastopanja ne more vplivati.

Kadar se zaslišuje mladoletnik kot stranka, mora organ zaslišanje izvesti ob prisotnosti zakonitega ali drugega zastopnika mladoletnika. Če pa je mladoletnik priča, to ni potrebno, saj ne gre za varstvo pravic in pravnih interesov tega mladoletnika, še več, prisotnost zastopnika bi lahko vplivala na resničnost pričanja. V obeh primerih pa se z vidika dokazne funkcije zapisnika, neposredno na zapisnik o zaslišanju podpiše tudi mladoletnik, prilagojeno njegovi starosti in veščinam. Čeprav torej mladoletnika kot stranko zastopa druga oseba, se podpišeta oba, ne pa polnoletni za mladoletnika.