Stranka je za opravljanje dejanj v postopku pooblastila pooblaščenca (npr. odvetnika), ki jo v postopku ustrezno zastopa. Kako in na koga se evidentira novo nastala zadeva?

V upravnih postopkih lahko stranka oziroma njen zakoniti zastopnik podeli pooblastilo (v skladu s 55. členom ZUP je pooblastilo dano pisno ali ustno na zapisnik) izbranemu pooblaščencu, ki za stranko opravi v postopku dejanja, ki so v skladu s pooblastilom stranke. Slednje pooblastilo je pomembno, ker imajo v skladu z drugim odstavkom 53. člena ZUP vsa dejanja pooblaščenca v postopku enak pravni učinek, kot če bi jih opravila sama stranka.

V skladu s 54. členom ZUP je lahko pooblaščenec vsak, ki je poslovno popolnoma sposoben. Za zastopanje pred organom pa se lahko pooblasti tudi (1) odvetniško družbo (v tem primeru se šteje, da je pooblastilo dano vsem odvetnikom pooblaščene odvetniške družbe) ali (2) fizično ali pravno osebo, ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti, ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka.

V primeru, ko stranko v upravnem postopku zastopa pooblaščenec, poteka postopek evidentiranja zadev podobno, kot če bi stranka nastopala v postopku brez pooblaščenca. To pomeni, da se vsi dokumenti, ki nastanejo v postopku ustrezno evidentirajo in shranijo v zadevi ter da se takšni zadevi dodeli tudi ustrezna številka zadeve. Postopek evidentiranja se začne šele takrat, ko je upravni organ prejel kakšno gradivo (npr. dokument) ali je le to nastalo pri njegovem delovanju (npr. po notranji pobudi) in je pomembno za poslovanje.

Zadeva mora biti torej ustrezno evidentirana in na ovoju zadeve je pomembno, da je označen pravilni subjekt zadeve, ki se potem tudi zabeleži v dotično evidenco. V subjektu zadeve so lahko katerekoli osebe (fizične in pravne) oziroma državni organi. V skladu s četrtim odstavkom 54. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) se pri zadevah, ki se nanašajo na fizično, pravno osebo ali organ, navedejo praviloma osebno ime oziroma firma pravne osebe ali naziv organa ter naslov prebivališča oziroma sedež ter morebitni elektronski naslov subjekta, na katerega se zadeva nanaša.

Pomembno pa je tudi vedeti, kdo se kot subjekt zadeve zabeleži na ovoj zadeve in kdo v evidenco zadev, v primeru zastopanja stranke preko izbranega pooblaščenca. Glavna značilnost subjekta z vidika evidentiranja namreč je, da pri poteku (reševanju) zadeve pridobi pravice in/ali obveznosti, se seznanja s postopki, pridobiva mnenja, informacije. Toda subjekt ni vedno predlagatelj vloge oziroma zahtevka, saj je predlagatelj pogosto le v obliki pooblaščenca ali zastopnika oziroma samo posrednika zadeve (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115).

V sklopu evidentiranja zadeve stranke, ki ima v postopku pooblaščenca, je torej pomembno, da se zadeva evidentira na stranko in ne na pooblaščenca, ki pa lahko v imenu stranke in v skladu z obsegom pooblastila opravlja dejanja za stranko v postopku. Slednje je iz vidika prakse praktično tudi zaradi tega, ker lahko stranka tekom postopka zamenja pooblaščenca ali ima stranka več pooblaščencev. V primeru, ko ima stranka več pooblaščencev, lahko organ, primarno upoštevaje načelo varstva pravic strank (7. člen ZUP), torej obseg pooblastil posameznim pooblaščencem v skladu s načelom ekonomičnosti (14. člen ZUP) komunicira le z enim izmed teh pooblaščencev. Izbere kateregakoli (v mejah strankine volje prek vsebine in obsega pooblastil), ne da bi pred tem izdajal kakršnekoli sklepe.