Kako se označijo nepravilnosti pri odpiranju pošte?

Nepravilnosti pri odpiranju pošte določa 38. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). Vse nepravilnosti, ki se ugotovijo pri odpiranju fizične pošte, se morajo označiti z zaznamkom na prispelem dokumentu. Kadar se nepravilnosti pri odpiranju pošte ugotovijo pri prispeli pošti v elektronski obliki, pa je organ dolžan o tem obvestiti pošiljatelja, ga pozvati, da pošto pošlje v ustrezni obliki, ter obenem o opravilu napisati zaznamek.

Zaznamek se lahko evidentira fizično, na list papirja, ali elektronsko, neposredno v informacijski sistem. Kljub temu, da torej UUP dopušča, da se uradni zaznamek fizično evidentira na dokument ali poseben list papirja, se prva možnost odsvetuje. Namreč, če se pošta nanaša na odločanje v konkretni upravni zadevi, bi bilo takšno evidentiranje celo v nasprotju z ZUP, po katerem se uradni zaznamki v upravnih postopkih uporabljajo le za notranje poslovanje organa, označijo pa se praviloma na posebnem listu papirja (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 65).