Ali je dovoljeno dokumente (npr. upravne odločbe) vročati po elektronski pošti na službene (osebne) naslove javnih uslužbencev v okviru centralno informacijsko komunikacijskega sistema državnih organov?

Po katerem zakonu se delavcu v državni upravi vročajo akti delodajalca, s katerim pridobi pravice ali se mu naložijo obveznosti? Organ državne uprave ima namreč z internimi pravili določeno, da vročitev velja takoj, ko se delavcu pošlje na mail, ne glede na to, ali ga odpre ali ne.

Vročanje po elektronski poti v upravnem postopku urejata 86. člen ZUP in 86.a člen ZUP ter izvedeni predpisi - zlasti UUP (glej od 86. do 89.č člen UUP), iz katerih je razvidno, da se vročitev po elektronski poti lahko opravlja v varni elektronski predal in v elektronski predal, ki ni varen elektronski predal.

Varnega elektronskega predala zakon ne opredeli, vendar iz zakonskih in izvedenih norm izhaja, da so varni elektronski predali posebne aplikacijske rešitve, ki omogočajo predpisano komunikacijo med informacijskim sistemom organa in stranko, s čimer se zadosti pravni varnosti stranke in učinkoviti izvedbi postopka. 86.g člen UUP določa, da organ pred elektronskim vročanjem v varni elektronski predal nedvoumno preveri obstoj varnega elektronskega predala.

Po 86. členu UUP se vročanje po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v informacijskem sistemu pravne ali fizične osebe, ki ima dovoljenje ministrstva, pristojnega za javno upravo, za vročanje po elektronski poti. Vročanje se organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu (86.č člen UUP).

Javnim uslužbencem delodajalec za komunikacijo v službenih zadevah zagotavlja elektronske predale, ki pa ne zagotavljajo funkcionalnosti varnih elektronskih predalov, preko katerih se vročanje izvaja v skladu z ZUP in UUP. V smislu ZUP in UUP je treba službene elektronske predale šteti kot ne varne oziroma navadne elektronske predale.

Če z internimi akti organa, v katerem je zaposlen javni uslužbenec, ni določeno drugače, se informacijsko komunikacijska tehnologija, vključno s službenimi elektronskimi predali, praviloma lahko uporablja tudi v zasebne namene, če s tem ni ogroženo njeno delovanje. V tem smislu javni uslužbenec lahko službeni elektronski naslov uporablja tudi kot navadni – ne varni elektronski naslov za vročanje po ZUP.

Kadar javni uslužbenec nastopa kot stranka v upravnem postopku, se mu lahko vročajo dokumenti v ne varni elektronski predal, če s takšnim načinom vročanja soglaša. Šteje se, da je soglasje podano, če se o tem izrecno izjavi, če v registru stalnega prebivalstva naslov registrira kot elektronski naslov za vročanje, če elektronski naslov navede v vlogi, če iz elektronskega naslova organu pošilja vloge ali če je elektronski naslov uporabljal v drugih postopkih pred istim organom (glej 86. člen ZUP). Če soglasje javnega uslužbenca ni podano, vročanje v ne varni elektronski predal ni dovoljeno. To velja tudi v primeru, ko organ, v katerem je javni uslužbenec zaposlen, odloča o upravni zadevi, v kateri javni uslužbenec nastopa kot stranka.

Ob tem se vročitev šteje za opravljeno, čeprav je mimo volje uslužbenca dostavljena v predal, toda prevzeta (prim. več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. in 3. knjiga, glede določb o kraju in načinu vročanja ter v zvezi z določbami Zakona o debirokratizaciji, ki je leta 2022 posegel v ZUP).

Zapisno velja, če v upravnih ali drugih javnopravnih zadevah s posebnim zakonom ni določeno drugače. Ob tem je treba opozoriti, da za elektronsko vročanje dokumentov javnim uslužbencem v delovnopravnih zadevah po Zakonu o javnih uslužbencih (ZJU, Ur. l. RS, št. 56/02 in nasl.) veljajo posebna pravila. V skladu s 24. členom ZJU se sklepi v zvezi s pravicami in obveznostmi javnega uslužbenca, razen sklepa o premestitvi ali odpovedi pogodbe o zaposlitvi, lahko vročajo v elektronski predal, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Zakon določa, da dokument velja za vročen 15. dan od odpreme, če javni uslužbenec v času pošiljanja dokumenta ne dela, pa 15. dan od dneva vrnitve na delo. V takšnih ali podobnih primerih zakonskega urejanja soglasje javnega uslužbenca za elektronsko vročanje ni potrebno, ker se pravila ZUP ne uporabljajo. Na splošno pa interni akti organa lahko določajo poslovanje v razmerju do zaposlenih (le) v skladu s pravili, ki so določena s predpisi.