Kako ravnajo javni uslužbenci v primeru fizičnih pošiljk, ki so nanje naslovljene osebno?

Po določilih 35. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) pošto, ki je naslovljena na organ, prevzame, odpre, pregleda in evidentira glavna pisarna v evidenco dokumentarnega gradiva.

Javni uslužbenec, ki je zadolžen za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošte v primeru fizične pošiljke, ki je naslovljena na organ in hkrati javnega uslužbenca tega organa z navedbo, iz katere izhaja, da se vroči osebno naslovniku (»osebno«, »v roke«, »naslovniku« in podobno). Če se izkaže, da taka pošta vsebuje dokumente, ki naj bi se evidentirali, naslovnik nemudoma poskrbi za njihovo evidentiranje (četrti odstavek 37. člena UUP). V teh primerih javni uslužbenec na ovojnico zapiše datum in točen čas prejema ter evidentira ovojnico (peti odstavek 37. člena UUP).

Posebno vprašanje je, kako se odpira pošta, ki je naslovljena na ime in oznako predstojnika ali organ z dodatno oznako "(za) predstojnik(a)". V tem delu gre sklepati, da ne prevlada osebno ime, ampak institucija kot naslovnik, zato gre za drug položaj, kot jih določa 37. člen UUP.

Pri odpiranju pošte je torej treba paziti, kdo je naslovnik pošiljke in kakšne vrste je pošiljka, tj. ali je to »običajna« (navadna, priporočena) ali je vezana na osebno vročitev, na primer po 87. členu ZUP. Kadar se pošiljke vročajo po posebnih predpisih (ZUP, ZPP, ZKP), je navedbo osebnega imena na ovojnici treba šteti kot zahtevo za neposredno vročitev določeni osebi, ne glede na to, ali se vroča na naslovu delodajalca oziroma organa.

Zato je pri odrejanju načina vročitve treba upoštevati, kdo je naslovnik dokumenta. Če je naslovnik pravna oseba, državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti ali fizična oseba, registrirana za opravljanje dejavnosti, se dokumenti ne naslavljajo na zakonite zastopnike, ampak neposredno na omenjene subjekte. Ti v skladu z določili 91. člena ZUP določijo oziroma pooblastijo osebo za sprejemanje dokumentov, zato se vročitve štejejo opravljene že z vročitvijo tej osebi in ne zakonitim zastopnikom. Morebitna navedba zakonitega zastopnika poleg naziva oziroma firme pravne osebe bi lahko povzročala dvome, ali gre za vročitev pravni osebi ali osebno vročitev zakonitemu zastopniku, kar ni zanemarljivo, saj v primeru osebne vročitve zakonitemu zastopniku glavna pisarna ne bi smela prevzeti (in odpreti) pošiljke, vročevalec pa bi moral poiskati to osebo in opraviti vročitev. Zgolj z ovojnice namreč ni razvidno, ali se vroča dokument, ki se nanaša na organ, ali gre za osebno pošto, ki se zakonito vroča na naslovu delovnega mesta (glej Remic (ur.), UUP z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 126).

V spodnji tabeli je prikazano ravnanje javnega uslužbenca s prejeto pošto glede na naslovnika in vrsto pošiljke.