Ali lahko trajno gradivo arhiv kadarkoli opredeli kot arhivsko?

Trajno gradivo je definirano v prvem odstavku 77. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele), ki določa, da je dokumentarno gradivo, ki je bilo določeno s predpisi kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in se zato hrani trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, če nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. Vsako gradivo, ki je trajno pomembno za delo organa in nima značaja arhivskega gradiva, se hrani pri organu. Trajno gradivo lahko arhiv opredeli kot arhivsko gradivo samo v primeru, da izpolnjuje pogoje, ki določajo arhivsko gradivo (osma alinea 2. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA; Ul. l. RS, 30/06 in novele) ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb).