Kako mora postopati upravni organ v primeru, ko pošiljko namesto stranke prevzame pooblaščenec z izrecno izjavo na vročilnici, nato pa jo ta poskuša vrniti organu in želi, da jo namesto njega prevzame kar stranka sama?

Pri tem gre za položaj, ko npr. pošiljko za sina, stranko v postopku po uradni dolžnosti, želi vrniti mama kot ob vročanju izpričana pooblaščenka, zaradi domnevne pomote, češ da je menila, da prevzema lastno pošiljko, ne pa kot v resnici in zapisano na vročilnici, za sina.

Stranka lahko v postopku nastopa sama (če ima opravilno sposobnost) ali v praksi predvsem po svojem zakonitem zastopniku (49. člen ZUP) ali pooblaščencu (53. člen ZUP). Zakoniti zastopnik je po samem zakonu ali z odločbo imenovan, pooblaščenca pa si postavi opravilno sposobna stranka sama. Glede na naloge, ki jih mora opraviti eden ali drugi, je razlika v tem, da zakonit zastopnik opravlja vse naloge zastopanja, pooblaščenec pa samo tiste, za katere je pooblaščen.


Stranka, ki je opravilno sposobna oziroma njen zakonit zastopnik, si torej lahko postavi pooblaščenca za zastopanje v postopku, če sama ne želi nastopati v postopku, razen pri dejanjih, pri katerih mora sama dajati izjave (po področnem zakonu). Pooblaščenca se postavi s pisnim pooblastilom, torej neoblastnim aktom, za ves postopek (to pomeni, če ni omejeno, za postopek na prvi stopnji in tudi pritožbeni postopek v odločeni zadevi) ali samo za posamezna dejanja. Le izjemoma je pooblaščenec obvezen in ga stranka mora imeti, zato ji ga, če si ga ne postavi v določenem roku sama, določi organ s sklepom (npr. po petem odstavku 53. člena ZUP). Pooblaščenec je lahko, če to sprejme (proti svoji volji pa ne): vsaka opravilno sposobna fizična oseba (ne glede na poklic, važno je, da ji stranka zaupa, da bo zastopala njene interese), odvetnik ali odvetniška služba in strokovna organizacija, ki opravlja registrirane dejavnosti ali naloge, ki so v neposredni zvezi z upravno zadevo kot predmetom določenega postopka (več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 94 in nasl.).


Po ZUP pa poznamo tudi posebnega pooblaščenca (le) za vročitve (89. člen ZUP). Ta pooblaščenec se kot tak izkaže bodisi s pooblastilom stranke bodisi v postopku vročanja tako, da na predpisano ovojnico za osebno vročanje (po 87. členu ZUP) podpiše izjavo, da ga je stranka za to pooblastila, potem ko vročevale ugotovi njegovo istovetnost z osebnim dokumentom s fotografijo, ki ga je izdal pristojni državni organ. Vročevalec na vročilnico čitljivo napiše osebno ime in številko osebnega dokumenta pooblaščenca, ter jo skupaj z izjavo pooblaščenca vrne organu. Tak pooblaščenec mora pošiljko za stranko tej nemudoma posredovati, saj posledice vročitve tečejo za stranko enako, kot če bi pošiljko sprejela sama ali z izrecnim pooblastilom izkazan pooblaščenec. Ko pooblaščenec namesto stranke prevzame pošiljko torej velja, ker se to smatra kot dejanje v postopku, da se pooblastilu ne more odpovedati po prevzemu pošiljke in je zatorej ne more vrniti upravnemu organu oz. opravljeno dejanje (prevzema pošiljke) po pooblaščencu velja.

V zgoraj navedenem primeru se tako pošiljka šteje za vročeno na dan, ko ga je prevzel pooblaščenec (mama za sina), in od tedaj tečejo vsi roki oz. nastopijo druge pravne posledice, ne glede na to, ali pooblaščenec skuša pošiljko vrniti in želi, da jo prevzame stranka sama, oz. jo dejansko pošlje nazaj organu.

Če organ prejme vrnjeno pošiljko, za katero ima izkazano vročilnico kot potrditev zakonite vročitve na določen dan, zato izvaja dejanja v postopku dalje, kot bi jih sicer, npr. ob neizpolnitvi strankine obveznosti v paricijskem roku začne postopek izvršbe. Ni pa prepovedano, da bi organ v smislu "prijazne uprave" oz. odzivnosti, če prejme vrnjeno pošiljko, vendar stranki oz. pooblaščencu z dopisom sporočil, da vročitev šteje kot opravljena, čeprav to velja v vsakem primeru, saj nepoznavanje pravil ljudi ne odvezuje njihovih obveznosti in posledic opravljenih dejanj.