Kolegijski organ sprejme določeno odločitev, na podlagi katere zapisnikar tudi pripravi odločbo. Odločbo nato podpišeta oba, na levi strani zapisnikar, na desni strani pa tisti, ki jo je izdal, tj. predsednik kolegijskega organa (komisije) za ta organ. Ali mora imeti zapisnikar, ki pripravi in podpiše odločbo, opravljen izpit iz upravnega postopka?

ZUP za uradne osebe, ki vodijo in odločajo v postopku, praviloma določa med drugim pogoj strokovnega izpita iz upravnega postopka. Namen tega je zagotoviti, da bi uradne osebe postopale strokovno in zakonito, ko se obravnava pravice, pravne interese in obveznosti strank oz. le te sooča z javnim interesom.

Zapisnikar ima po ZUP posebno vlogo, saj naj ne bi opravljal procesnih dejanj v smislu vodenja ali celo odločanja v postopku. Dejanja, ki jih opravlja oseba, ki npr. samo piše zapisnik kolegijskega organa ter opravlja administrativne naloge (npr. pošiljanje vabil, gradiv), se ne nanašajo na procesna dejanja v upravnem postopku, zato samo zaradi teh dejanj zapisnikarju ni potrebno opraviti strokovnega izpita iz upravnega postopka.

Vendar pa iz vprašanja izhaja, da je v tem upravnem postopku zapisnikar hkrati tudi uradna oseba, ki vodi postopke oz. pripravi najmanj osnutek odločbe, čeprav pri tem sledi izreku kolegijskega organa. Zlasti priprava obrazložitve odločbe je namreč za zakonitost akta in učinkovitost pravnega varstva stranke izjemno pomembna. Na aktivnost "zapisnikarja" kaže tudi, da se na odločbo podpiše na levi strani, kot sicer izhaja za osebo, ki je postopek vodila (gl. 216. člen ZUP).

V 29. členu ZUP je določeno, da v primeru, ko je za zadevo pristojen kolegijski organ, vodi postopek do izdaje odločbe njegov član, ki ga določi sam organ. Uradna oseba kolegijskega organa mora izpolnjevati pogoje za vodenje postopka iz 31. člena ZUP. V primeru, da take osebe v kolegijskem organu ni, vodi postopek do izdaje odločbe uradna oseba, ki izpolnjuje pogoje po ZUP in jo kolegijski organ za to pooblasti.

Ko se vodi upravni postopek, je potrebno torej slediti 31. členu ZUP, kjer je določeno, da upravni postopek lahko vodi in o njem odloča samo oseba, ki ima predpisano izobrazbo in strokovni izpit iz upravnega postopka. Vrsto in stopnjo izobrazbe ter vsebino strokovnega izpita predpiše podrobneje vlada (gl. Uredbo o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku, Ur. l. RS, št. 12/13).

V danem primeru naj bi oseba, ki se jo šteje kot "zapisnikarja", torej vodila postopek oz. vsaj opravljala posamezna dejanja v postopku, zato bi morala imeti tudi zadevni izpit in biti pooblaščena po kolegijskem organu (če ni drugega člana s pogoji). Na tej podlagi bi ta oseba lahko pripravljala osnutke odločb oz. vodila postopek, če tak obseg pooblastila, ne more pa izdati odločbe in ne takih sklepov, s katerimi bi se lahko postopek ustavil ali končal (po Jerovšek, Upravno procesno pravo, 2009, str. 71). V primeru, da bi kolegijski organ določil osebo, da piše zapisnik in vodi postopek do izdaje odločbe, pripravi pisno poročilo in predlog odločbe, in to opravi brez strokovnega izpita iz upravnega postopka, bi šlo za kršitev formalne zakonitosti, zato bi bila odločba le zato lahko izpodbojna (gl. recimo določbe 237. člena ZUP in 260. člena ZUP).