Organ na podlagi področnega zakona vsako leto po uradni dolžnosti ugotavlja oziroma preverja konkretno dejansko stanje (višino trenutnih prejemkov upravičenca) in glede na ugotovljene spremembe ponovno odmeri pravico. Uradna oseba pridobi podatke o prejemkih iz uradnih evidenc (npr. z DURS), o dejanskem stanju nato obvesti stranko in izda odločbo. Kljub pravnomočnosti odločbe se dejansko stanje in pravilnost odločitve ponovno preveri, ko so znani najnovejši podatki o prejemkih upravičenca (npr. po izdaji novih dohodninskih odločb za tekoče leto, ker predhodna odmera temelji na dohodninskih odločbah za preteklo leto). Če ugotovi, da niso bili upoštevani vsi prejemki, se ponovno uvede postopek po uradni dolžnosti in izda nova odločba. Ali je način poslovanja organa, ko podatke iz uradnih evidenc pridobiva po izdaji odločbe, zakonit?

Upravna odločba mora praviloma temeljiti na pravilnem in popolnoma ugotovljenem dejanskem stanju, saj je le tako mogoča zakonita odločitev, ali je stranka upravičena do priznanja pravice ali pravne koristi oziroma ali se ji lahko (mora) naloži(ti) obveznost. Izjeme od omenjenega ugotavljanja materialne resnice z gotovostjo, ko na podlagi izvedenih dokazov ni nobenega dvoma o konkretnem dejanskem stanju, so dovoljene samo, če to določa zakon. Po ZUP se odloča na podlagi nižjega in še sprejemljivega pravnega standarda glede prepričanja v resničnost stanja stvari (verjetnosti), ko sicer obstajajo dvomi v resnično konkretno dejansko stanje, vendar so dokazi, ki govorijo v prid nekega dejstva močnejši, kot dokazi, ki odkazujejo nasprotno. A to je možno le v primeru skrajšanega ugotovitvenega postopka, ko je potrebno zaradi nujnih ukrepov v javnem interesu (144. člen ZUP: resna nevarnost za življenje, zdravje ljudi, javni red in mir, javno varnost ali premoženje večje vrednosti) izvesti postopek in odločiti takoj, saj bi sicer lahko nastala škoda.

Pravilno in popolno ugotovljeno konkretno dejansko stanje je eden od temeljev za izdajo zakonite odločbe. Omenjene napake je po izdaji odločbe mogoče sanirati samo v postopkih s pravnimi sredstvi, zlasti v postopku s pritožbo (na prvi in drugi stopnji, gl. 242. člen ZUP do 244. člen ZUP in 251. člen ZUP), kot tudi z obnovo postopka po 260. členu ZUP in izjemoma ničnosti po 279. členu ZUP (če stranka namenoma zavaja organ glede dejanskega stanja).

Vendar se v postopku s pritožbo ali z izrednimi pravnimi sredstvi po ZUP presoja dejansko stanje, kot je obstajalo ob izdaji odločbe, zato naknadne spremembe dejanskega stanja ne morejo vplivati na zakonitost odločitve. Kasnejša sprememba v dejanskem stanju, ki je v interesu stranke, lahko pomeni, da stranka ponovno vložiti zahtevek, čeprav je treba v takem primeru presoditi, ali o isti pravici ni bilo morebiti že odločeno (četrta točka prvega odstavka 129. člena ZUP). Kolikor naknadna sprememba dejanskega stanja vpliva tudi na javni interes, mora dovoljenost posega v podeljeno pravico izrecno omogočati poseben zakon, saj ZUP izrednega pravnega sredstva, ki bi sledil obravnavanemu namenu, ne določa.

V navedenih okvirih je treba presojati zakonitost preverjanja po izdaji odločbe spremenjenega konkretnega dejanskega stanja. Če možnosti naknadnega preverjanja dejanskega stanja in izdaje odločbe na tej podlagi ne določa področni zakon, takšno ravnanje organa ni zakonito.

Ob tem naj opozorimo, da se tudi v primerih, ko je s zakonom takšno ravnanje organa normativno podprto, ugotovitvena in dokazna dejanja izvajajo šele, ko organ začne postopek, saj naknadno zbiranje dokazov ne more potekati izven upravnega postopka. Po ZUP se namreč podatki iz uradnih evidenc - kot tudi drugi dokazi - lahko pridobivajo, če organ začne postopek, procesna pooblastila organa (gl. npr. 139. člen ZUP) so namreč vezana na sam postopek. Zato bi morebitne izjeme v smislu, da organ zbira podatke iz uradnih evidenc pred siceršnjo uvedbo upravnega postopka moral zaradi pravne korektnosti predvideti zakon, čeprav menimo, da je takšna rešitev nesistemska, ker ekonomičnosti daje prednost pred korektnostjo oziroma poštenostjo postopka, če začetek postopka veže šele na vsebino pridobljenih listin, ne pa na aktivnosti organa.

Tudi kadar področni zakon daje pristojnost organu, da po izdaji odločbe ugotavlja trenutno konkretno dejansko stanje in njegov vpliv na priznane pravice ali pravne koristi in obveznosti, je pred izdajo odločbe, ki posega v že priznane pravice stranke, tej treba dati možnost sodelovanja v postopku in ji omogočiti, da se izreče o ugotovitvah organa (9. člen ZUP, 146. člen ZUP). Drugačno postopanje oziroma izdaja nove odločbe v skrajšanem ugotovitvenem postopku (gl. drugo točko prvega odstavka 144. člena ZUP) je prav zaradi posega v že priznane pravice nezakonito.