Organ je prejel zahtevo za vpogled v spis zadeve, ki pa ni upravna zadeva. Kdo lahko v takem primeru zahteva vpogled v upravni spis; kdaj se sme prosilcu dovoliti vpogled - ali velja ZUP vsaj smiselno?


Organ je odločal o upravni zadevi (npr. o zahtevi za podaljšanje obratovalnega časa gostinskega lokala). Skupina občanov je vložila peticijo, da nasprotuje zahtevku. Stranka (npr. gostinec) je uveljavljala pravico do vpogleda v spis, vendar organ želi preprečiti vpogled v dokument, ki je opremljen z osebnimi imeni in naslovi vložnikov. Ali lahko organ dovoli le vpogled, ali je potrebno dokument fotokopirati in ga izročiti stranki.

Institut pregleda dokumentov in obvestila o poteku upravnega postopka določa 82. člen ZUP. Ta člen opredeljuje med drugim glede legitimacije za vpogled in obsega vpogleda naslednje:

*Kadar gre za stranko v upravnem postopku, ima ta neomejeno pravico do vpogleda v spis. Stranke imajo pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis (prvi odstavek 82. člen ZUP). Stranke se imajo pravico seznaniti z vsemi procesnimi dejanji drugih strank in udeležencev postopka kot tudi organa, ki vodi postopek, zato so dokumenti zadeve za stranko praviloma javni (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 318).
*Če gre za tretjo osebo, ki ni stranka v postopku, pravico do vpogleda v upravno zadevo pridobi, če verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist (drugi odstavek 82. člen ZUP). Obrazložitev pravne koristi sme organ od stranke zahtevati, da jo obrazloži pisno ali ustno na zapisnik. Obseg vpogleda je odvisen od izkazanega pravnega interesa. Kadar je prosilcu vpogled v spis dovoljen, potem ima ta pravico zahtevati tudi obvestila o poteku postopka (sedmi odstavek 82. člen ZUP).
*Če organ ne dovoli pregledovanja zadeve in odklanja obvestila o poteku postopka, pa je prosilec do tega upravičen, gre za kršitev temeljnega načela zaslišanja stranke. Zoper sklep o zavrnitvi je dovoljena pritožba (osmi odstavek 82. člena ZUP).

Nadalje je treba upoštevati v upravnih zadevah specialna pravila, npr. v inšpekcijskih postopkih nadrejeno ZUP (82. člen) in UUP (gl. 18. člen UUP)), po Zakonu o inšpekcijskem nadzoru (ZIN, Ur. l. RS, št. 43/07 in novele, gl. 24. člen).

Kot za vsak institut upravnega postopka oz. po ZUP, pa je treba najprej ugotoviti, ali ZUP glede na tip razmerja oz. postopka sploh velja (o podrejeni rabi ZUP gl. 3. člen ZUP). Ravno glede vpogleda v spis se namreč večkrat primeri, da ni jasno, kateri zakon ali postopkovna pravila pridejo v poštev, če gre za ravnanje organa, ki je sicer upravni (kot v danem položaju), vendar sodeluje npr. tudi v sodnih postopkih (na primer na družinskem področju center za socialno delo) ali izvaja aktivnosti, ki niso upravne zadeve in jih ureja druga zakonodaja. Pri tem poudarjamo, da raba ZUP ni merodajna, čim gre za (pretežno) upravni organ oziroma del javne uprave, ampak glede na to, kaj je predmet postopka. Če je predmet postopka npr. sodna zadeva, se morajo torej uporabiti sodna (procesna) pravila, čeprav eno fazo v postopku ali celo več izvaja nesodni upravni organ. Ali če se vpogled v podatek zahteva recimo po specialnih pravnih podlagah, ki veljajo v slovenskem pravnem redu in urejajo vpoglede pri upravnih organih npr. za izvedbo dela izvršiteljev ali odvetnikov (gl. npr. zakone o izvršbi in zavarovanju, odvetništvu, prijavi prebivališča, več Kovač, pravica vedeti v upravnih zadevah v regulaciji in praksi Slovenije, Hrvaške in Srbije, Javna uprava, št. 3-4/2012, str. 102 in nasl.), veljajo pravila po teh posebnih zakonih (in ne ZUP), tako glede legitimacije kot obsega dostopa do podatkov ti posebni zakoni, ne ZUP.

V neupravni zadevi se torej ZUP načeloma ne uporablja, niti za vpogled v spis niti za ostala vprašanja. ZUP bi se uporabil v takem primeru le, če bi področna zakonodaja nekega postopkovnega vprašanja sploh ne urejala, in to smiselno (gl. 4. člen ZUP). Slednje pomeni, da se določbe ZUP v neupravnih zadevah uporabljajo le, če odločanje ni urejeno s posebnim postopkom (npr. po zakonu o odvetništvu) ter če je uporaba posameznih določb oziroma procesnih institutov ZUP v konkretni neupravni stvari sploh mogoča in smotrna.


Vprašanje dopustnosti in smotrnosti uporabe ZUP je relevantno tudi v drugem vprašanju. Ključno je, ali je sporna vloga (peticija) vložena v upravnem postopku oziroma v upravni zadevi. Nesporno je sicer vložena zaradi upravne zadeve, vendar je treba ugotoviti, kakšen je namen oziroma volja vložnikov. Organ bi vlogo moral preizkusiti v smislu zahteve za vstop v postopek, ali vložniki morebiti zatrjujejo pravni interes in se želijo aktivno udeleževati postopka kot stranski udeleženci, zaradi zaščite svojega pravnega položaja (gl. 43. in 143. čl. ZUP). Če temu ni tako, vloge ni mogoče obravnavati kot del upravne zadeve, kot bi veljalo sicer, in jo je potrebno izločiti iz dokumentacije upravne zadeve, ker tja ne sodi (o tem se naredi uradni zaznamek). V tem primeru se stranka z vlogo ne more seznaniti na podlagi pravice do vpogleda v spis po 82. členu ZUP, saj ZUP niti smiselno ne ureja dostopa do drugih dokumentov organa, ki niso del dokumentacija zadeve, v vsakem primeru pa je zahtevo treba preučiti z vidika pravice do dostopa do informacij javnega značaja.