Upravni organ je izdal sklep, s katerim je zahtevo stranke zavrgel, češ da vloga ni bila vložena pravočasno. Stranka se je zoper sklep upravnega organa pritožila, upravni organ pa je v postopku pritožbe ugotovil, da je bila vloga res pravočasna, a nepopolna.

Ali sme organ odločati o zahtevi, za katero šteje, da je nepopolna? Ali je dopustno kot prepozno zavreči vlogo, ki ni popolna?

Kako pravilno ravna organ, če ugotovi, da je bila vloga stranke pravočasna, organ pa je neutemeljeno izdal sklep, s katerim je vlogo zavrgel kot prepozno?

O pravočasno vloženi vlogi govorimo takrat, ko jo pristojni organ prejme, preden se izteče rok za njeno vložitev, ki je lahko določen z zakonom ali drugim predpisom ali pa je rok določila uradna oseba. O tem vprašanju veljata prejemna in oddajna teorija, glede na način pošiljanja in razvidnost datuma odpreme (gl. prvi in drugi odstavek 68. člena ZUP). Prejemna teorija, po kateri je vloga vložena pravočasno, če jo pristojni organ prejme, preden izteče rok, velja kot načelo, tudi če je vloga poslana po elektronski poti, saj se tedaj šteje za pravočasno, če jo je pred iztekom roka prejel informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Če pa se vloga pošlje priporočeno po pošti oziroma tako, da je razviden dan oddaje, velja oddajna teorija, saj se za dan, ko je organ prejel vlogo, šteje dan oddaje na pošto.

Postopanje upravnega organa, ko je zaradi nepravočasno vložene vloge, izdal sklep, s katerim je zavrgel zahtevo stranke, ni pravilno. Po določilu tretjega odstavka 129. člen ZUP organ zahtevo s sklepom zavrže, če ta ni bila vložena v predpisanem roku. O (ne)pravočasnosti vloge oziroma katerihkoli procesnih predpostavkah pa sme organ praviloma odločati šele tedaj, ko zagotovi, da je vloga popolna. Organ sme vlogo iz razloga zamude roka oziroma nepravočasnost zavreči kot prepozno na podlagi 129. člena ZUP samo zahtevo, ki ni nepopolna v smislu, da iz nje ni mogoče ugotoviti niti na katero zadevo se nanaša in kakšen je zahtevek, medtem ko vlogo, ki je nepopolna tudi v prej omenjenem smislu (in stranka kljub predhodni zahtevi organa njene pomanjkljivosti ne odpravi), zavrže kot nepopolno na podlagi drugega odstavka 67. člena ZUP.


V upravnih zadevah, začetih na zahtevo stranke, mora biti materialnopravni zahtevek takšen, da ga je mogoče obravnavati in reševati v upravnem postopku, kar pa dosežemo le s popolno vlogo. V upravnem postopku se opravi predhodni preizkus zahteve, če so izpolnjene vse procesne predpostavke za začetek postopka. Če te niso izpolnjene, se organ ne bo spuščal v meritorno presojo o utemeljenosti postavljene zahteve, temveč bo zaradi dejstva, da take vloge sploh ni mogoče obravnavati, vlogo zavrgel. Zavrženje po 129. členu ZUP ne pomeni, da organ stranki ne prizna pravice, ki jo je zahtevala v svoji vlogi, temveč da njene vloge sploh ni obravnaval, zaradi tega, ker niso bili izpolnjeni pogoji za začetek postopka (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 281).


Če organ ugotovi po navedbah pritožnika, da so te pravilne, torej v danem primeru zavržba zaradi domnevne nepravočasnosti ni bila pravilna, po določbah ZUP vodi dopolnjen postopek in izda nadomestni akt (glej 242. člen ZUP in 243. člen ZUP).

To v danem primeru pomeni, da se postopek vrne v fazo, ko je organ postopal nepravilno oziroma v fazo, ki jo mora ob prejemu nepopolne vloge najprej urediti. Organ je tako dolžan pozvati stranko, naj odpravi pomanjkljivosti vloge. Dopis ima tri obvezne sestavine (67. člen ZUP): navedba, kaj v vlogi manjka; rok, v katerem naj vložnik dopolni manjkajoče (to je rok, ki ga določi po ZUP uradna oseba sama glede na okoliščine primera, zato se lahko na zaprosilo stranke tudi podaljša, je pa prekluziven); opozorilo na posledice, če vloga ne bo pravočasno in v celoti dopolnjena - tedaj se zavrže s sklepom. To opozorilo je pogoj za zavrženje v skladu z načelom varstva pravic strank (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 106). Če organ stranko ustno pozove na dopolnitev vloge, pa stranka vloge v predpisanem roku ne dopolni, takrat vloge ni mogoče zavreči, ampak je potrebno stranki poslati pisni poziv, z opozorilom na posledice in šele potem, če vloga ni dopolnjena pravočasno oziroma v celoti, jo zavrže po 67. členu ZUP. V tem sklepu pa je treba najprej odpraviti prvotni napačni sklep (zavrženje nepopolne vloge zaradi nepravočasnosti).


Kadar stranka vlogo dopolni z vsem, kar ji je uradna oseba naložila v pozivu za odpravo pomanjkljivosti, potem se šteje, da je vloga vložena tistega dne, ko je bila pri organu vložena kot nepopolna, nerazumljiva ali pomanjkljiva. Z dnem popolnosti vloge začne teči rok za izdajo odločbe (222. člen ZUP). Strankin zahtevek je tedaj treba rešiti meritorno, v novi, nadomestni odločbi pa v prvi točki izreka najprej odpraviti napačni sklep o zavrženju.