Ali organ lahko upošteva splošno pooblastilo za zastopanje (npr. od odvetnika), iz katerega ne izhaja, na kateri konkreten upravni postopek oziroma zadevo se nanaša? Ali mora zahtevati dopolnitev take vloge po zastopniku, kjer je priloženo le splošno pooblastilo?

Kaj pomeni določba ZUP, da se za zastopanje lahko pooblasti tudi fizična ali pravna oseba, če je njena registrirana dejavnost v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka?

Stranka (npr. leasing hiša xy) da pooblastilo za izvedbo upravnega postopka (npr. registracije vozila) pravni osebi (npr. podjetju A). Vlogo vloži zaposleni v pooblaščeni pravni osebi (npr. podjetju A) na podlagi pooblastila zakonitega zastopnika pooblaščene pravne osebe (npr. podjetja A), z navedbo za ureditev vseh postopkov, za vsa vozila v lasti podjetja ter z veljavnostjo do preklica. Ali je treba v takem primeru k vlogi priložiti pooblastilo stranke (npr. leasing hiše xy) in pooblastilo zakonitega zastopnika pooblaščene pravne osebe (npr. podjetja A) zaposlenemu v tej pravni osebi?

V upravnih postopkih (npr. registracije vozil) se v praksi dogaja tudi, da se uporabljajo tako imenovana »generalna pooblastila«, kjer je običajno zapisano, da veljajo npr. za vsa vozila podjetja, za vse postopke ter, da so časovno neomejena. Ali ZUP res ne pozna »generalnega pooblastila« ali pa je ta dovoljen in v katerih primerih? Ali je vlogi (npr. za registracijo vozila) lahko priložena kopija »generalnega pooblastila«, original pa upravni organ (npr. registracijska organizacija) hrani v neki skupni mapi ločeno od konkretne vloge?

Stranka v upravnem postopku praviloma ni dolžna nastopati sama, v ta namen si lahko postavi pooblaščenca (izjemo predstavlja primer, ko stranka, ki stalno živi v tujini in uveljavlja v Republiki Sloveniji kakšno pravico v upravnem postopku, pa iz kakršnih koli razlogov ne more osebno sodelovati v postopku, kot določa peti odstavek 53. člena ZUP).

54. člen ZUP določa, kdo je lahko pooblaščenec. Pooblaščenec je lahko vsak, kdor je poslovno popolnoma sposoben. Za zastopanje pred organom se lahko pooblasti tudi odvetniška družba ter fizična ali pravna oseba, ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti, ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznosti, ki jih uveljavlja stranka. Pooblaščenci so lahko tudi subjekti, katerih registrirana dejavnost je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka (tretji odstavek 54. člena ZUP). Gre za vsebinsko in / ali funkcionalno povezavo med 1) dejavnostjo pooblaščenca in 2) področjem materialnega upravnega prava, ki določa 3) pravico, obveznost ali pravno korist stranke – npr. 1) projektiranje, 2) gradbeništvo in 3) gradbeno dovoljenje (gl. tudi Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 95). Povezanost je mogoče ugotavljati s pomočjo treh registrov, in sicer 1) Poslovnega registra Slovenije, 2) Standardne klasifikacije dejavnosti in 3) Register predpisov RS.

Tudi v tem primeru lahko dejanja v postopku opravlja le zakoniti zastopnik te pravne osebe ali njen delavec, ki je za to pooblaščen (Žuber v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, komentar k 54. členu, str. 381).

V dvomu, ali je povezanost izkazana, je po našem mnenju treba ravnati v korist oziroma interesu stranke, se pravi po njeni izkazani volji (npr. v postopku izdaje gradbenega dovoljenja je lahko pooblaščenec agencija, registrirana sicer za kupoprodajo nepremičnin). Če organ med postopkom ugotovi, da pooblaščenec ni sposoben za zastopanje, pa mora stranko opozoriti na možne škodljive posledice (načelo varstva pravic strank, 7. člen ZUP in četrti odstavek 54. člena ZUP).

Pooblaščenec, ki mu stranka v pooblastilu ni določila natančnejših pravic, sme opravljati vsa dejanja v upravnem postopku, vendar mora imeti posebno pooblastilo za umik zahtevka, za sklenitev poravnave, za prenos pooblastila na drugo osebo (substitut) ter za vložitev izrednih pravnih sredstev (več o tem Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 191). 59. člen ZUP ureja primer zastopanja na podlagi splošnega pooblastila. Če ima tako pooblastilo odvetnik, potem ima le-ta pravico opravljati vsa procesna dejanja v postopku o tej upravni zadevi razen vlaganja izrednih pravnih sredstev. Glede na dikcijo ZUP ("o tej upravni zadevi") se postavlja vprašanje razlage "splošnosti" pooblastila. Ali se mora pooblastilo stranke nanašati zgolj na raven posameznega postopka oziroma določene (ene) upravne zadeve ali pa se splošno pooblastilo lahko razteza vse vrste upravnih postopkov (in sodnih zadev, kot izhaja iz tipskega pooblastila, ki ga uporabljajo odvetniki)?

V tem primeru je treba dati volji stranke prednost pred obliko (pooblastila). ZUP obravnava samo specialna in posebna pooblastila, ne pa tudi generalnega pooblastila. To pa ne pomeni, da stranka takega pooblastila ne more dati. Nasprotno, stranka lahko poda veljavno generalno pooblastilo, če le vsebuje vse potrebne sestavine in gre za pravo voljo pooblastitelja, kar pa mora organ preveriti na ravni posamične upravne zadeve (glej tudi primer Obseg in oblika pooblastila ter pooblaščenec). Organ pa mora ugotoviti, ali je stranka s splošnim pooblastilom želela zajeti tudi konkreten upravni postopek. Na to lahko kažejo različne okoliščine, med drugim tudi čas izdaje pooblastila - če je bilo splošno pooblastilo dano tik pred postopkom, potem je mogoče domnevati, da velja (tudi) za ta konkreten upravni postopek, če pa je bilo dano dolgo časa nazaj (npr. več let), obstaja sum, ko bi naj organ skrbno preveril, ali stranka res želi, da jo zastopa določen pooblaščenec tudi v tej zadevi. Kolikor se pojavi vprašanje volje stranke pri pooblaščanju, to namreč vodi v vprašljivost izjave volje, kot jo domnevni zastopnik izraža pri vlaganju vlog v imenu in za račun stranke, kar lahko vodi v absolutno bistveno postopkovno napako (gl. drugi odstavek 237. člena ZUP).

Organ voljo stranke po zastopanju ugotavlja in spremlja ne samo pred formalnim začetkom postopka, ampak ves čas trajanja postopka, vendar pa zaradi splošnega pooblastila, ki ne poraja dvomov v voljo stranke, ne poziva k dopolnitvi vloge, kot sicer določata za manko pooblastila 55. člen ZUP in 67. člen ZUP. Vse povedano velja tudi za primer, ko je splošno pooblastilo dano osebi, ki ni odvetnik (gl. 4. odstavek 59. člena ZUP).

55. člen ZUP izrecno ne zahteva, da se pooblastilo predloži upravnemu organu v izvirniku. Prvi odstavek 55. člena ZUP določa le, da se pooblastilo lahko da pisno (ali ustno na zapisnik). Vendar je določbo o pisnosti pooblastila treba razlagati kot opredelitev zahteve o obličnosti za veljaven nastanek enostranskega pravnega posla – pooblastila. To pa je treba razlikovati od vprašanja, kako se takšno pravilno (pisno) pooblastilo stranke nato z namenom zagotovitve učinka upravnem organu in proti drugim udeležencem postopka lahko predloži upravnemu organu. Pooblastilo ni vloga. V vsebinskem smislu ima pooblastilo sicer samostojen in poseben pravnoposlovni pomen, v procesno-tehničnem smislu pa ne more biti nič drugega kot priloga vloge. Listino pa lahko stranka v skladu s 173. členom ZUP predloži tudi v fotokopiji, uradna oseba, ki vodi postopek pa lahko v skladu s tretjim odstavkom 173. člena ZUP zahteva, da naj pokaže tudi izvirno listino. Ob upoštevanju, da je pooblastilo priloga vloge, gramatikalna razlaga dvoma o sklepu, da je lahko predloženo v fotokopiji, ne dopušča. Za stališče, da je dopustiti pooblastilo, predloženo drugače kot v izvirniku, pa govorijo tudi pomembni vsebinski razlogi. Res je, da se pri fotokopiji pooblastila lahko pojavi dvom o pristnosti (in to pogosteje kot pri izvirniku). Vendar ima zato upravni organ možnost, da po uradni dolžnosti izvede preizkus pristnosti pooblastila (primerjaj odločbo USRS Up-648/09-16 z dne 14. 6. 2012, točke 8 do 10 obrazložitve - gre sicer za odločbo USRS iz civilno procesnega prava, vendar menimo, da je stališče ob podobnosti določb v ZUP uporabljivo tudi v upravnem procesnem pravu). Preizkus pristnosti pooblastila, ki ga organ opravlja po uradni dolžnosti, pa je v ZUP urejen na dveh mestih (to je kot lex specialis še strožja zahteva z namenom preprečiti zlorabe, kot že sicer velja za (druge) priloge po 173. členu ZUP, po katerem je mogoče zahtevati predložitev izvirnika). V tretjem odstavku 55. člena ZUP je določeno, da če organ dvomi v pristnost pisnega pooblastila, lahko s sklepom odredi, naj stranka ali priči pred organom ali notarjem potrdijo pisno pooblastilo. V prvem odstavku 56. člena ZUP pa je za primer pooblastila v obliki zasebne listine, glede katerega nastane dvom o njegovi pristnosti, določeno, da se lahko naloži, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. ZUP preizkus pristnosti pooblastila predvideva le za pisno pooblastilo. Če se organu pojavi dvom glede pristnosti pisnega pooblastila, ima možnost ravnati po tretjem odstavku 55. člena ZUP ali po prvem odstavku 56. člena ZUP. Odločitev o tem, kako ravnati, je v diskreciji uradne osebe. Pooblastilo, za katerega se ugotovi, da ni pristno, ni veljavno, zato iz njega ne morejo nastati nikakršni pravni učinki. Če je domnevni pooblaščenec na temelju nepristnega pooblastila že opravil določena dejanja v postopku, se ta dejanja upoštevajo le, če jih stranka pozneje odobri po pravilih 55. člen ZUP o zastopanju brez pooblastila (glej Žuber v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 1. knjiga, komentar k 56. členu, str. 389 in 390).