Organ v upravnem postopku ugotovi, da je vloga nepopolna, zato stranki pošlje zahtevo za odpravo pomanjkljivosti, kjer taksativno našteje vse pomanjkljivosti. Stranka v roku vlogo dopolni, vendar odpravi le nekatere od navedenih pomanjkljivosti. Ali je s tem že izpolnjen pogoj, da upravni organ izda sklep o zavrženju ali mora dati stranki kot del prijazne uprave dodatni rok za odpravo pomanjkljivosti?

Pri obravnavi vlog je potrebno razlikovati med formalno nepopolno vlogo (67. člen ZUP) in t. i. vsebinsko pomanjkljivo vlogo. Organ namreč vloge ne more zavreči, kot da sploh ne bi bila vložena, če je vloga sicer popolna, ker vsebuje vse formalne sestavine, stranka pa ne predloži dokazov, ki utemeljujejo njen zahtevek in tega ne stori niti po pozivu za dopolnitev v določenem roku. V tem primeru organ postopek nadaljuje in v skladu z materialnim predpisom odloči o upravni zadevi, kot veleva tretji odstavek 140. člena ZUP (več o tem Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 209).


Če je vloga nepopolna ali nerazumljiva, mora organ stranko s pisnim dopisom pozvati k dopolnitvi vloge oz. odpravi pomanjkljivosti po 67. členu ZUP. V svoji zahtevi za dopolnitev vloge mora natančno navesti pomanjkljivosti vloge ter določiti rok za odpravo pomanjkljivosti. Organ mora stranko zaradi varstva njenih pravic (7. člen ZUP) še posebej opozoriti, da v kolikor vloge v določenem roku ne dopolni v celoti in zaradi tega vloge ni mogoče obravnavati, se zahteva s sklepom zavrže.

To je organ nenazadnje v smislu ekonomičnega in učinkovitega poslovanja celo prejkone dolžan storiti, saj mora stranka v postopku, kjer gre za njen interes, sodelovati vsaj tako, da vloži formalno popolno vlogo, nadalje v postopku pa v okviru razpravnega načela z delitvijo dokaznega bremena. T. i. koncept prijazne uprave ne pomeni, da upravni organi "podpirajo" stranke mimo ali z dodatnimi možnostmi, kot izhajajo iz zakona, saj so viri omejeni in se jih v takem primeru usmeri k obravnavi strank, ki so ustrezno aktivne.


Če stranka vloge ne more dopolniti v celoti v določenem roku, lahko nadalje pred njegovim potekom prosi za njegovo podaljšanje (tretji odstavek 99. člena ZUP). Če je rok zamudila iz opravičljivih razlogov, lahko predlaga vrnitev v prejšnje stanje (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 209). Če pa je vlogo dopolnila, a ne v celoti in ni hkrati zaprosila za podaljšanje roka oz. bi obstajale druge posebne okoliščine primera, mora organ tako zahtevo zavreči.

V tem primeru je torej treba dati z upoštevanjem zakonitosti poudarek načelu ekonomičnosti postopka (14. člen ZUP), saj ima stranka za varstvo svojih pravic na voljo prej opisane možnosti.

Prav tako je treba dodati, da zavrženje vloge ne pomeni, da stranka vloge ne more vložiti ponovno, saj ne nastopi prepoved odločanja dvakrat o istem kot pri meritorni odločitvi (prim. 129. člen ZUP). Če pa je to možnost izgubila zaradi poteka roka za vložitev vloge, potem gre učinek na njen račun, saj je bila o posledicah nepravočasne dopolnitve vloge v pozivu za dopolnitev vloge poučena.