Ali upravni organ glede na 98. člen ZUP lahko kot dokazilo o opravljeni vročitvi uporabi podatke o sledljivosti poštne pošiljke (t. i. ''track & trace''), ki jih ponujajo ponudniki poštnih storitev v nekaterih državah, saj je v njih evidentirano, kdaj je bil opravljen poizkus vročitve in ali je naslovnik pošiljko dejansko prevzel?

Izkaz vročitve in datuma le te je v postopku ključnega pomena, saj je pravilna vročitev pogoj za nastanek pravnih učinkov vročenega pisanja za stranko in vse udeležence postopka (več o tem in aktualnih problemih v Kovač, Rakar in Remic, Upravno-procesne dileme o rabi ZUP 2, 2012, str. 206-220). Zato zakon predpisuje tudi obliko in način dokazovanja vročitve, tako dejanske kot fiktivne, zlasti ko gre za osebno vročitev dokumentov, od katerih vročitve začno teči roki. Po ZUP je dokaz:

*o dejanski osebni vročitvi praviloma pravilno izpolnjena vročilnica (97. člen ZUP), podrejeno tudi drugače izkazana vročitev z lastnoročnim podpisom naslovnika in datum prejema (npr. poštna povratnica, izjava naslovnika neposredno na vročen dokument oziroma njegovo kopijo pri organu),
*o fiktivni vročitvi sporočilo o obvestilu naslovnika, da mora pošiljko prevzeti v zakonitem roku (po 87. členu ZUP) oziroma o fiktivni vročitvi z javnim naznanilom posebno sporočilo z zahtevanimi podatki oziroma drug dokument, ki se javno naznani (94., 96. in 96.a člen ZUP).

Izguba vročilnice ali druge listine o osebnem vročanju po pošti se sanira tako, da se v posebnem ugotovitvenem postopku ugotovi, kdaj je bila vročitev opravljena (98. člen ZUP).

ZUP v zvezi z izvedbo posameznih dokazov ne postavlja omejitev, zato velja siceršnja generalna klavzula, da se kot dokaz lahko uporabi vse, kar pripomore k razjasnitvi stanja stvari (drugi odstavek 164. člena ZUP). Pri tovrstnem dokazovanju sicer veljajo enaki dokazni standardi, kot jih vzpostavlja temeljno načelo materialne resnice, zato je zbrane dokaze treba kritično ovrednotiti, in izpeljati pravilen in zakonit dokazni sklep oziroma dokazno oceno. V postopku vročanja po pošti se izguba listine največkrat sanira s poizvedbo pri pošti, pri čemer pošta v odgovoru običajno posreduje tudi kopije poštnih knjig. Če z omenjenimi listinskimi dokazili ne bi bilo mogoče ugotoviti, ali in kdaj je bila vročitev opravljena, se priporoča zaslišanje vročevalcev in strank. V skrajnem primeru, ko z izvedbo drugih dokazov ni mogoče ugotoviti, kdaj je bila vročitev opravljena, se kot dokaz lahko subsidiarno upošteva izjava stranke (188. člen ZUP).

Pri vročanju v tujini je dokazovanje vročitve v primeru izgube vročilnice oziroma v obravnavanem primeru mednarodne povratnice (z oznako AR, saj predpisana (bela) vročilnica po predpisih v RS pride v poštev le na teritoriju Slovenije) zahtevnejše. Pogosto namreč ni mogoče opraviti enakih poizvedb kot v RS, prav tako pa bi bilo zaslišanje povezano z nesorazmernimi stroški in izgubo časa. Če ni v nasprotju z javnim interesom ali interesom drugih oseb, je zato v takih primerih smotrno slediti sporočilu naslovnika, kdaj je pošiljko prevzel.

Vprašanje izpostavlja dilemo, ali javno (spletno) objavljene podatke pošte o poteku vročitve in prevzemu lahko štejemo kot dokaz o vročitvi. Glede na zapisano, lahko ugotovimo, da je takšen podatek, ki se nedvoumno nanaša na sporno pošiljko, zanesljivo lahko eden izmed dokazov. Glede na posredovane podatke domnevamo, da gre v teh primerih za posebno javno objavo elektronskih poštnih knjig oziroma evidenc in da morebitno posebno poizvedovanje verjetno ne bi spremenilo javno objavljenega dejstva. Vendar za evidence tujih pošt, še toliko bolj kot za domače, kjer so znane vsaj normativne podlage in druge okoliščine delovanja, ni nujno, da bi zgolj spletni zapis štel kot edini verodostojen dokaz. O tem, kakšna je njegova dokazna vrednost oziroma ali bo na tem temelju štel, da je vročitev opravljena, je stvar presoje vsakega organa v konkretnem postopku.

Spletno objavo o poti poštene pošiljke oziroma poteku vročanja torej lahko štejemo kot enega izmed dokazov o vročitvi, ki pa ima na načelni ravni enako dokazno vrednost kot drugi dokazi, zato ga ne moremo primerjati s podatki iz javnih evidenc, za katere velja domneva resničnosti, ampak ga moramo kritično ovrednotiti. V primeru dvoma o datumu vročitve, je pred izvrševanjem pravnih posledic, ki izhajajo iz odločbe, zlasti če gre za obveznosti stranke, slednji treba dati možnost, da se o tem izreče in morebiti dokaže nasprotno, kot izhaja iz spletno objavljenega podatka o opravljeni vročitvi, saj je vročitev osnovni pogoj za izvršljivost.