Organ mora v postopku pridobiti (nezavezujoče) mnenje drugega organa. Ali glede na navedeno štejemo, da organ vodi skrajšani ali posebni ugotovitveni postopek?

Eden izmed pogojev za izdajo zakonite upravne odločbe je tudi pravilna izvedba ugotovitvenega postopka. To je jamstvo, da odločba temelji na pravilno ugotovljenem dejanskem stanju in da so bile v postopku spoštovane temeljne procesne pravice strank in drugih udeležencev. Kljub temu, da je ugotovitveni postopek v osnovi namenjen ugotavljanju obstoja pravno relevantnih dejstev, to je dejstev, od katerih je odvisna odločitev o priznanju pravice ali pravne koristi oziroma naložitvi obveznosti, je pri tem treba ves čas zagotavljati pravico stranke do udeležbe v ugotovitvenem postopku, kar vključuje pravico izrekanja o vseh dejstvih in okoliščinah, ki so navedene ali ugotovljene v postopku, izrekanja o predlogih in ponujenih dokazih, sodelovanja pri izvedbi dokazov, postavljanja vprašanj drugim strankam, pričam in izvedencem ter seznanjanjem in izjavljanjem o ugotovljenem dejanskem stanju, na katerem bo temeljila odločba (146. člen ZUP).

Upravičenost stranke do omenjenih pravic izhaja iz načela zaslišanja (9. člen ZUP), zato jih ni mogoče omejiti brez zakonitega temelja. Ta je lahko določen v ZUP (gl. 144. člen ZUP) ali v področnem zakonu, ki ureja posebni upravni postopek. V teh primerih je organ upravičen, da odločbo izda v skrajšanem ugotovitvenem postopku, ki se od posebnega ugotovitvenega postopka v temelju razlikuje prav v tem, da se odločba zakonito izda brez sodelovanja stranke oziroma njenega zaslišanja (dodatna razlika se nanaša še na čas reševanja upravne zadeve – 222. člen ZUP).

Pomembno pri tem je, da mora odločba tudi v teh primerih zadostiti materialni resnici (8. člen ZUP), kar pomeni, da mora temeljiti na ugotovljenih in dokazljivih dejstvih, ki so praviloma izkazani z najvišjo stopnjo prepričanja v resničnost stanja stvari (gotovost), le izjemoma, ko to dovoljuje zakon, tudi na podlagi verjetnosti. Kot opozarjata Androjna in Kerševan (Upravno procesno pravo, 2006, str. 309), razlika med posebnim in skrajšanim ugotovitvenim postopkom ni v tem, da se v skrajšanem ugotovitvenem postopku ne ugotavljajo vsa dejstva, ampak da za njihovo ugotovitev ni potrebno izvesti dodatnih dokazov. Zato je morebitna dilema pri odločitvi za posebni ali skrajšani ugotovitveni postopek povezana s prepoznano potrebo po dodatnem ugotavljanju dejanskega stanja, ki ne izhaja iz zahteve stranke oziroma dejstev in dokazov, ki jih je predložila, ali uradnih podatkov, s katerimi razpolaga organ, saj je od tega odvisen obseg pravic procesnih pravic stranke in s tem obveznosti organa.

Ocena dejanskega stanja je stvar vsakega konkretnega upravnega postopka, zato praviloma ni mogoče z zakonom predpisati načina izvedbe ugotovitvenega postopka (kot je nepravilna praksa v nekaterih zakonih, npr. Gradbenemu zakonu, Zakonu o izvrševanju kazenskih sankcij ipd., ki določajo, da organi odločajo v skrajšanem ugotovitvenem postopku), ampak odločitev o tem sprejme uradna oseba na podlagi proste presoje dokazov, in s tem povezanega dokaznega sklepa o ugotovljenih oziroma izkazanih dejstvih. Če ocenjuje, da dejansko stanje ni izkazano v zadostni meri, da bi zadostilo materialni resnici, mora izvesti dodatne dokaze (drugi odstavek 145. člena ZUP), pri tem pa omogočiti stranki izvrševanje procesnih pravic do sodelovanja v postopku in varovanja svojih pravic in pravnih koristi.

Po naravi stvari zapisano velja za postopke, v katerih se odloča o pravicah in pravnih koristih strank, ko so postopki začeti na njihovo zahtevo, nasprotno v vseh postopkih, v katerih se odloča o obveznostih in so začeti po uradni dolžnosti, velja da se vodi poseben ugotovitveni postopek z izjemo primerov, ko je skrajšani postopek dopusten, ker je dejansko stanje ugotovljeno na podlagi uradnih podatkov organa in ni potrebno zaslišanje za zavarovanje pravic ali je postopek nujen zaradi izvedbe nujnih ukrepov v javnem interesu, ki jih ni mogoče odlagati (2. in 4. točka prvega odstavka 144. člena ZUP).

Kadar v upravnih zadevah odloča en organ, na podlagi predhodnega soglasja ali mnenja drugega organa, se izvaja poseben ugotovitveni postopek. Izjeme so dopustne le v izjemnih primerih, ko nujni ukrepi v javnem interesu zahtevajo takojšnje ukrepanje. Sicer že poziv za pridobitev soglasja ali mnenja drugega organa pomeni izvedbo ugotovitvenega dejanja, ki se izvaja v posebnem ugotovitvenem postopku. Ne glede na vezanost odločujočega organa na soglasje ali mnenje drugega, sta soglasja ali mnenje del dejanskega stanja upravne zadeve, ki je podlaga za odločitev v upravni zadevi, s katerim stranka ni seznanjena, zato ima do tega pravico pred izdajo odločbe. To velja še posebej, če se izda odločba, ki posega v pravice ali pravne koristi stranke.