V upravnem (npr. davčnem) postopku je zaradi ugotovitve merodajnih dejstev za odločitev treba sklicati ustno obravnavo. Povabljenih je več prič, stranka in njen pooblaščenec, ki so potrjeno pravočasno prejeli vabilo. A organ je še pred narokom prejel opravičilo pooblaščenca stranke, da je bolan in da se ne more udeležiti obravnave, zato prosi za njeno preložitev. Ker se v zadevi lahko iz ostalih dejanj sklepa, da so udeleženci prej ko ne nezainteresirani za izvedbo in dokončanje postopka, bi obravnavo vseeno izvedli. Ali gre v takem primeru za kršitev pravil postopka, torej če se opravi dejanje brez pooblaščenca stranke, saj zastopanje v upravnem postopku ni obvezno? Kako ravnati v nasprotnem, da bi zadevo zaključili, saj kaže, da bi tudi po preložitvi nadalje prihajalo do novih opravičil odsotnosti?

Upravni postopek je treba voditi zakonito in pri tem ugotoviti vsa merodajna dejstva ter podati stranki možnost obrambe, a hkrati ravnati ob spoštovanju navedenih načel vendar ekonomično oz. rešiti upravno zadevo zaradi zaščite javne koristi (npr. v davčnem postopku pobrati zakonit davek). Zato mora pristojni organ uravnoteženo poskrbeti tako za procesno zavarovanje pravic stranke, zlasti tistih, katerih kršitev pomeni absolutno postopkovno napako, kot učinkovit potek postopka.

Kolikor se udeleženci postopka glede na različna dejanja oz. indice izogibajo sodelovanja v postopku, pa je treba v razmerju organa do njih ločevati, kakšno vlogo v postopku imajo. Ni enako, ali gre za izogibanje stranke oz. njenih zastopnikov ali po drugi strani prič in ostalih, v principu nenujnih udeležencev postopka. Glede prič, analogno velja za izvedence, namreč ZUP določa, da se mora najprej presoditi, ali je njihova udeležba v postopku nujna ali se lahko merodajna dejstva pridobi ali preveri z drugimi dokazili (po načelu smotrnosti, hitreje in ceneje). Kolikor je vendar treba pridobiti podatke ali izjave od prič, ZUP podaja organu več možnih oblik prisilitve udeležbe, od grožnje in izreka denarne kazni do prisilne privedbe (gl.187. člen ZUP in povezane ter primer Upravne svetovalnice "Sankcije za stranke, priče in izvedence zaradi neudeležbe na ustni obravnavi".

Z vidika demokratičnosti oblasti in (formalne) zakonitosti v upravnem razmerju pa je pomembnejše postopanje organa v razmerju do stranke oz. njenega zastopnika (pooblaščenca idr.). Stranki se mora namreč omogočiti pravica izjaviti se še pred izdajo odločbe (gl. 9. člen ZUP, za posebni ugotovitveni postopek 146. člen ZUP), sicer je končna odločba izpodbojna, kot neposredno izhaja iz 3. točke drugega odstavka 237. člen ZUP.

Načelo zaslišanja stranke se izrazi pisno in ustno, v posebnem ugotovitvenem postopku zlasti na ustni obravnavi. Ta se tako mora sklicati, kolikor organ na primer pridobiva izjave prič (gl. 154. člen ZUP ).Ustna obravnava je namenjena tako spoštovanju načela materialne resnice kot zaslišanja stranke (8. in 9. člen ZUP).


Čeprav stranke ni obvezan zastopati pooblaščenec, kot v danem primeru, je volja stranke, da ga postavi (53. člen ZUP), za organ merodajna, saj v upravnem postopku po ZUP niti osebna udeležba stranke same ni obvezna. Zato zakon določa, da mora organ k procesnim dejanjem, kot je ustna obravnava, pritegniti predvsem pooblaščenca, če ga je stranka imenovala. Izrecno se mora po 88. člen ZUP zato vabilo na obravnavo posredovati oz. vročiti pooblaščencu. Ne glede na navedeno, pa je treba upoštevati, da se nekateri dokumenti izjemoma vročajo tudi stranki (npr. ravno vabilo na ustno obravnavo), če je zaradi osebnega pričanja potrebno, da je navzoča tudi slednja, ne zgolj zastopnik (več v Kovač, Rakar in Remic, Upravno-procesne dileme o rabi ZUP 2, 2012, str. 184). A vseeno slednje glede na pravico stranke do pooblaščenca ne spreminja razumevanja načela zaslišanja stranke. Če torej pooblaščenec opraviči odsotnost in je po oceni uradne osebe opravičilo tehtno, bi moral po našem mnenju tedaj organ obravnavo preložiti, sledeč 161. členu ZUP.

V primeru, da bi se opravičila s strani pooblaščenca (oz. stranke) ponavljala, pa je to med drugim podlaga, da se preveri, ali je opravičilo utemeljeno v skladu s 73. členom ZUP. Zakon določa kot breme vabljenega, da izkaže opravičenost oz. predloži jasno dokazilo, ki opravičuje izostanek, zato niti splošno zdravniško opravičilo ob sumu izogibanja ne bo zadoščalo, ampak se lahko od pooblaščenca/stranke zahteva dodaten dokaz oz. se sledi načelu zaslišanja stranke drugače. To pomeni, da bi ob ponovnem opravičilu odsotnosti pooblaščenca, če bi do njega prišlo, preložen narok vendar opravili z zaslišanjem ostalih vabljenih (zlasti prič, gl. podrobneje o teoriji in sodni praksi ugotovitvenega postopka v tem pogledu ibidem, str. 243-247, 254). Pravici izjaviti se bi tedaj zadostili na pisen način, tako da bi stranki oz. pooblaščencu natančen zapis (prek magnetograma) podanih izjav na obravnavi predložili v pripombe oz. njihovo izpodbijanje ter omogočili tako razčiščenje dejanskega stanja kot obrambo stranke, saj neizvedba ustne obravnave celo glede na obvezo sklica ob pričah (154. člen ZUP) po sodni praksi ni bistvena napaka postopka, kolikor se stranka lahko drugače izjavi o zadevi. Bistvo zaslišanja ni v navzočnosti stranke v obravnavi (oz. zgolj seznanjanje), pač pa v možnosti, da poda izjavo o vseh dejstvih in okoliščinah, pomembnih za odločitev stranke, da uveljavlja svoje pravice oz. brani svoje koristi ter da se seznani s celotnim potekom in rezultatom ugotovitvenega postopka (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010 str. 47-49). Ob tem bi organ moral ob izdaji odločbe odločitev opreti samo na tista dejstva in dokaze, do katerih se je stranka lahko opredelila, čeprav njenim navedbam ne sledi in jih v obrazložitvi odločbe (argumentirano, z dokazi) zavrne.