Organ je v upravni zadevi (npr. odločanja o pravici do denacionalizacije) imenoval skrbnika za poseben primer do zaključka zapuščinskega postopka. Čeprav je bil upravni postopek zaključen leta 2008 in je bilo takrat odločeno tudi o stroških postopka, je skrbnik šele sedaj, po več kot treh letih, vložil zahtevek za povračilo stroškov: zastopanja v upravnem postopku, zastopanja v zapuščinskih obravnavah, prevodov listin za sodišče, sodnih taks, ipd. Nadalje je uveljavljal še nagrado za opravljeno delo. Celotni zahtevek je zelo visok. Kako naj organ presoja zahtevek za povračilo stroškov upravnega in sodnega postopka ter zahtevka za izplačilo nagrade?

Pri odločanju o stroških je treba upoštevati specifike različnih postopkov in stroškov, ki so nastali v njih ali zaradi njih. Zaključek vsakega postopka praviloma terja, da se odloči tudi o procesnih vprašanjih v zvezi s stroški. Pri tem morebitna vzročna povezanost posameznih postopkov ni razlog, da se ti uveljavljajo samo v postopku, kjer je sicer nastal povod oziroma razlog za začetek še drugih (samostojnih) postopkov. Odločanje o upravni zadevi (npr. pravici v denacionalizacijskem postopku) tako terja, da se postopek zaključi z odločitvijo o vseh stroških, enako velja v primeru odločanja o postavitvi pod skrbništvo in morebitnih sodnih stroških (npr. zaradi zapuščinske obravnave).

V obravnavanem primeru je organ pravilno zaključil upravni postopek tako, da je odločil tudi o stroških. Procesna odločitev o stroških je tako kot odločitev o glavni stvari (npr. denacionalizacijskem zahtevku) postala dokončna in pravnomočna, za razliko od meritornih odločitev o predmetu postopka pa odločitve o stroških postopka ni mogoče preizkušati v postopkih z izrednimi pravnimi sredstvi, zato nastop učinka dokončnosti in pravnomočnosti pomeni, da v sprejeto odločitev ni več mogoče posegati.

Kolikor je stranki dana možnost, da priglasi (vse) stroške, tudi ni mogoče govoriti o tem, da je odločitev o stroških morebiti samo delna, ker o ne priglašenih stroških še ni bilo odločeno, zato v takih primerih smiselna raba določb ZUP, ki govori o delni in dopolnilni odločbi, ni zakonita. Slednje bi bilo eventualno mogoče, če bi organ stranki omogočil naknadno priglasitev dela stroškov, organ pa bi sicer lahko odločil delno, le o določenih že priglašenih stroških.

Kolikor pa se odločitev o stroških nanaša na vse (posebne) stroške postopka (npr. z ugotovitvijo, da posebni stroški v postopku niso nastali), takrat so naknadne priglasitve stroškov prepozne. Če stranka ni bila opozorjena na možnost zahtevanja njihovega povračila, jih lahko zahteva le še v pritožbi, kasnejši zahtevki za stroške postopka so prepozni in jih je treba zavreči s smiselno rabo 3. (zaradi zamude) ali 4. točke (že sprejeta odločitev) prvega odstavka 129. člena ZUP.

Ob predpostavki, da kot zakonito zastopanje obravnavamo vsako zastopanje, ki temelji na zakonitem temelju, ne glede na to, ali je oseba po zakonu postavljena kot zakoniti zastopnik (npr. starški kot zakoniti zastopnik svojih otrok) ali na podlagi oblastne odločitve pristojnega organa, je zlasti pri slednjem treba opozoriti na nekatere posebnosti. Postavitev zakonitega zastopnika je v nekaterih primerih (npr. postavitev začasnega zastopnika, skupnega predstavnika, če ga stranke ne postavijo same, pooblaščenca za vročanje, če ga stranka, kljub opozorilu, ne postavi sama ipd.), del upravnega postopka odločanja o glavni stvari, o kateri se odloči s sklepom, v drugih pa je postavitev samostojna upravna zadeva (npr. postavitev skrbnika), ki terja izvedbo ločenega upravnega postopka in izdajo odločbe.

V odvisnosti od postavitve zastopnika se obračunavajo stroški zastopanja, v prvem primeru so to stroški postopka o glavni stvari, v drugem pa stroški izvedenega (samostojnega) postopka, pri čemer praviloma ni relevantno, da je zakoniti zastopnik postavljen zaradi zastopanja v drugem postopku. Navedeno pomeni, da je stroške v zvezi z izvajanjem skrbništva treba obravnavati v okviru postopka njegove postavitve zastopnika in s tem povezanega izvajanja skrbništva, kar pomeni, da mora upravičene stroške, ki jih je imel v zvezi z zastopanjem, priglasiti v tem postopku (prim. 252. člen Družinski zakonik (DZ) (pisrs.si) (DZ, Uradni list RS, št. 15/17 in nasl.). Z odločbo o postavitvi skrbnika je namreč vzpostavljeno zakonito pravno razmerje med organom, ki je odločil o postavitvi zastopnika in samim zastopnikom, kar vključuje tudi stroškovne vidike razmerja. Temu sledijo določbe DZ, ki zahtevajo, da skrbnik poroča centru za socialno delo oziroma smiselno drugemu organu, ki je upravičen postaviti osebo pod skrbništvo (prim. 268. člen) in vsako leto izstaviti račun o svojem delu (252. člen). Upravičeni stroški in morebitna nagrada se lahko krijejo iz več virov: iz varovančevih dohodkov, sredstev oseb, ki so varovanca dolžni preživljati, varovančevega premoženja ali iz državnega proračuna (gl. 279. člen DZ).

V obravnavani zadevi bi moral skrbnik, glede na zgoraj navedeno, ob zaključku skrbništva (npr. z nastopom razvezne okoliščine, v tem primeru pravnomočno zaključene zapuščinske obravnave, ali s pravnomočnim zaključkom (u)pravnega postopka, v katerem je izvajal skrbniške obveznosti) uveljavljati pravico do povračila stroškov, ki jih je imel zaradi naloženih skrbniških obveznosti. Če je postopek trajal več let, bi lahko, ob obveznem letnem poročilu, vsaj enkrat letno uveljavljal tudi pravico do povračila do takratnih stroškov. Če slednjega ne bi storil, ne bi bil prekludiran, da to stori ob zaključku skrbništva, saj ob odsotnosti drugačnih zakonskih določb o tem prevlada namen obstoječih, ki je v omogočanju oziroma olajšanju izvajanja skrbništva na strani skrbnika. Ker dediči še niso bili znani, niti ni bilo zaradi nerešenega denacionalizacijskega postopka jasno, kakšno je celotno zapustnikovo premoženje, bi organ moral odločiti o upravičenih stroških in jih povrniti iz svojih sredstev oziroma iz državnega proračuna. S pravnomočnim zaključkom denacionalizacijskega postopka pa bi z dokončno odločitvijo o stroških njihovo povračilo naložil dedičem zapustnikovega premoženja.

Kljub temu, da je postavitev pod skrbništvo v vzročni zvezi z odločitvijo o drugi pravici, gre torej za dve samostojni upravni zadevi, o katerih se odloča v samostojnem postopku, pri čemer ni pomembno, ali o postavitvi pod skrbništvo odloča isti organ, kot o osnovni pravici, ali nek drug (npr. center za socialno delo). S stroškovnega vidika to pomeni, da lahko skrbnik stroške v zvezi z zastopanjem uveljavlja le v postopku skrbništva. Rok, v katerem to lahko stori, z zakonom ni določen. Če se skrbništvo zaključi na podlagi zakona, ker je nastopil zakoniti razvezni razlog (npr. pravnomočnost sklepa o dedovanju), ne z odločbo pristojnega organa (npr. zaradi malomarnega opravljanja skrbniških obveznosti), je v skladu s temeljim načelom varstva pravic stranke in javnih koristi (7. člen ZUP) dolžnost organa, da stranko (v tem primeru skrbnika) opozori na procesne in tudi materialne pravice, ki jih glede na dejansko stanje lahko uveljavlja (Jerovšek et al., Komentar ZUP, 2004, str. 75). Podrobneje je obveznost opozarjanja v zvezi s stroški opredeljena še v 118. členu ZUP. Pred odločitvijo je treba ugotoviti obseg upravičenega in dolžnega zastopanja, in na podlagi tega presoditi, ali so posamezni zahtevki za zastopanje na zapuščinski obravnavi, sodne takse, prevodi za potrebe sodišča, upravičeni.

Pri morebitnem vračilu stroškov oziroma plačilu nagrade je treba izhajati iz z odločbo naloženih skrbniških obveznosti, v kateri pravni zadevi je skrbnik nastopal kot zastopnik, ali je to le upravni (npr. denacionalizacijski) postopek ali je to tudi sodni postopek (npr. zapuščinski in z njim povezani pravdni postopek, upravni spor, ipd.). Ob tem se je treba opredeliti tudi do zahtevka v zvezi z nagrado, pri čemer to ni pravno zavarovana pravica, ampak le zakonita možnost, ki jo zakon daje odločujočemu organu, pri čemer pa kriterijev za priznanje ali njeno višino ne opredeljuje. Ker do zahtevanja nagrade skrbnik ni upravičen, se takšen zahtevek zavrže (po 1. točki prvega odstavka 129. člena ZUP), saj se je odločilo o tem v okviru le organu dane diskrecije, ali in kako visoko nagrado skrbniku prizna.