Upravni organ vodi postopek, v katerem se ZUP uporablja smiselno, a področni predpis skoraj nima posebnih postopkovnih določb (npr. kot velja v postopkih sofinanciranja društev iz občinskih sredstev na podlagi javnega razpisa ali poziva). V postopku je organ med drugim obravnaval vlogo društva kot prosilca oz. stranke in glede na ugotovljena dejstva izdal odločbo o podelitvi pravice (oz. sredstev). Področni predpis določa, da se po izdaji odločbe oz. njeni izvršljivosti s stranko sklene pogodba. Organ pa je naključno tik pred sklenitvijo pogodbe izvedel, da naj bi vlogo za pridobitev pravice (sofinanciranja na razpisu) podala v imenu (društva kot) stranke nepooblaščena oseba, tako da je ponaredila podpis legitimiranegs vložnika (tj. v registru vpisanega zakonitega zastopnika društva). Zato organ namerava podati ovadbo o sumu storitve kaznivega dejanja.

Kako pa naj organ postopa v javnopravnem postopku glede na ZUP in že izdano in izvršljivo odločbo, pri čemer je bil društvu msec dni nazaj postavljen nov zakoniti zastopnik, ki je pogodbo pripravljen podpisati? Ali se tako pogodba lahko sklene oz. kako bi bilo možno odločbo odpraviti ali razveljaviti, saj obstaja realna nevarnost nezakonite porabe sredstev, obnova postopka pa je možna verjetno šele po presoji policije, da je do kaznivega dejanja prišlo?

Pravice in pravne interese lahko v upravnem postopku uveljavlja samo stranka sama ali njen zastopnik. Kadar je stranka pravna oseba, izjave volje, med katere sodi tudi vlaganje zahtevkov (oz. kandidiranje za javna sredstva na razpisu), podaja le zakonito zastopnik pravne osebe (gl. 48. člen ZUP, tj. v primeru društva njegov predsednik ali po njem pooblaščen zastopnik, prim. Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 89). Kdo je zastopnik pravne osebe in kdaj se šteje tako, določajo predpisi, ki pokrivajo delovanje določenih pravnih oseb.


Ali podaja izjave volje in nastopa v postopku prava oseba v imenu in za račun stranke, mora organ paziti po uradni dolžnosti, kot določa 49. člen ZUP. Identiteta in volja legitimirane osebe naj bi bila razvidna iz vloge, zato ZUP (gl. 63. člen ZUP) določa,. da je obvezna sestavina vloge tudi podpis stranke oz. če je ta opravilno (in s tem procesno) nesposobna (kot velja za vse pravne osebe), njenega zakonitega zastopnika. Kolikor zahtevek poda oseba A za osebo B (kot npr. društvo), ki ni pooblaščena s strani ali za zastopanje osebe B, se zahtevek osebe A zavrže po 2. točki prvega odstavka 129. člen ZUP, saj ni izpolnjena procesna predpostavka aktivne legitimacije vložnika.
Enako se postopa, če organ ugotovi neobstoj ali prenehanje obstoja procesne predpostavke kadarkoli med postopkom do izdaje odločbe (več Jerovšek in Kovač, ibid., str. 146-148). Kolikor pa se pomanjkanje legitimacije vložnika (ali kaka druga napaka) ugotovi šele po izdaji odločbe kot v danem primeru, ko je odločba vročena stranki in izvršljiva ter (verjetno) pravnomočna, se lahko v odločbo poseže le s pravnimi sredstvi, kot jih določa zakon (158. člen Ustave RS).


Kadar se lahko pravica ali pravna korist podeli le na zahtevo stranke po zakonu ali naravi stvari, se lahko postopek vodi samo, če je taka zahteva podana (128. člen ZUP). To pomeni, bi morala biti vloga (na razpisu) podpisana s strani pooblaščene osebe ali pa bi pooblaščena oseba, torej (aktualni) zakoniti zastopnik pravne osebe kot stranke, to voljo moral podati med postopkom. Manjkajoča volja edinega legitimiranega zastopnika stranke (registriranega zastopnika v času oddaje vloge oz. roka po razpisu) se naknadno torej lahko nadomesti, npr. ob postavitvi novega zakonitega zastopnika med postopkom, ki izrazi enako voljo, kot izhaja iz osnovnega zahtevka sicer nepooblaščene osebe (prim. 50. člen ZUP). Tako izhaja tudi iz določb o ničnosti odločbe, saj to pravno sredstvo, s katerim bi se izdana odločba odpravila, pride v poštev po 4. točki prvega odstavka 279. člena ZUP le, če stranka pozneje ni izrecno ali molče privolila v izdano odločbo.


Menimo, da je v danem primeru glede na to, da naj bi sedanji registrirani zastopnik pravne osebe želel uveljaviti priznano pravico, tako da bi sklenil pogodbo v smislu izvršitve izdane in izvršljive (gl. 224. člen ZUP) odločbe, ta zakonita in ne obstaja pravna podlaga za njeno odpravo ali razveljavitev - ne glede na izražen sum nevarnosti nezakonite porabe sredstev oz. nevračila le teh.


Obnova postopka se sicer uporabi tudi v primeru, če je bila odločba izdana na podlagi ponarejene listine (2. točka 260. člena ZUP). A to pravno sredstvo se nanaša na sporna dejstva kot podlago odločitve, torej če bi šlo za listine o dejstvih, ki izkazujejo pogoje za priznanje pravice, ne pa za listine o izjavah volje stranke, tj. zahtevke in druge vloge.


Prav je, da organ ob sumu storitve kaznivega dejanja udeleženca postopka poda ovadbo. Vendar v danem primeru glede na navedeno tudi pravnomočna obsodba osebe pred sodiščem (minogrede, zgolj kvalifikacija policije ali tožilstva še ne zadošča!), ki naj bi ponaredila podpis zakonitega zastopnika stranke na zahtevku, ne bi vplivala na javnopravno odločitev. Namen javnopravnega postopka je priznanje pravice ali pravne koristi, ki zadosti predvsem javnemu interesu na področju, tj. predpisanim pogojem po področnih predpisih (npr. občinsko sofinanciranje športne ali kulturne dejavnosti prek društev s ciljem razvoja teh aktivnosti za občane).