Organ prejema prijave kot zahtevke oz. vloge po telefaksu oz. po elektronski poti brez varnega elektronskega podpisa (podpisana vloga skenirana in poslana po e-pošti), saj gre tako razumeti določbe področnega zakona. Ali naj organ upošteva določila področnega predpisa glede sprejema prijav oz. ali z upoštevanjem le-tega ne krši 7. točke 63. člena ZUP?

Pogoje za sprejem vloge v elektronski obliki določa ZUP v 63. členu. Vloga v elektronski obliki se vloži tako, da se pošlje po elektronski poti informacijskemu sistemu organa ali enotnemu informacijskemu sistemu državne uprave, ki je vzpostavljen za sprejem vlog, vročanje in obveščanje v upravnem postopku (drugi odstavek 63. člena ZUP). Za preprečevanje zlorab in zagotavljanje možnosti zanesljivega preverjanja identitete vlagatelja je predvidena obveznost, da mora biti vloga podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom. Urejanje podrobnejših vprašanj v zvezi z vložitvijo vlog po elektronski poti in v zvezi z delovanjem informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje je zaradi izvedbeno-tehnične narave prepuščeno podzakonskemu predpisu, to je Uredbi o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 200). V drugem odstavku 101. člena UUP je določeno, da se v vlogah vložnik lahko identificira z elektronskim podpisom, ki ni enakovreden kvalificiranemu elektronskemu podpisu, z uradno dodeljeno identifikacijsko številko ali drugim enoličnim identifikatorjem, ki ga za potrebe elektronskega poslovanja določi organ. V primeru dvoma, kdo je vložil vlogo, organ postopa po zakonu, ki ureja splošni upravni postopek, kot če vloga ni podpisana oziroma če dvomi v pristnost podpisa. Torej, kadar je organ v dvomu, da vloge ni posredovala oseba, ki je navedena kot vložnik, lahko organ po tretjem odstavku 67. člena ZUP zahteva, naj stranka tako prejeto vlogo potrdi s pisno potrditvijo, razen če gre za primer iz sedmega odstavka 63. člena ZUP.

Praviloma pa se zahteva kvalificiran e-podpis, tj. e-podpis z digitalnim potrdilom in ne le navaden e-podpis, kot izhaja tudi iz Uredbe eIDAS. Glej tudi primer SEU, sodba C‑362/21 z dne 20. 10. 2022, da so nacionalni standardi upravičeni, a le do te mere, da ni neupravičenega razlikovanja med fizično in e-komunikacijo.

Če je predpisan poseben upravni postopek s posebnimi pravili področne zakonodaje, organ ravna primarno po določbah zakona, ki ureja postopek (delno) drugače kot ZUP. Glede procesnih vprašanj, ki s področnim zakonom niso urejena, se dopolnilno ali subsidiarno uporabljajo pravila splošnega upravnega postopka oziroma ZUP (3. člen ZUP, Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 18). V obravnavanem primeru področni zakon s konkretnimi določbami ureja način sprejema prijav in omogoča vložitev prijave po telefaksu in elektronski poti, ter predpisuje, kako naj organ ravna, če je vloga nečitljiva in je ni možno reproducirati, ne določa pa izrecno specifičnega ravnanja organa v primeru, če iz vloge ni razviden originalen podpis stranke (telefaks) ali pri elektronski vlogi ni podpisana z varnim elektronskim podpisom.

Zato v primeru dvoma v istovetnost vložnika organ ravna po 3. odstavku 67. člena ZUP in vložnika pozove, da prejeto vlogo potrdi s pisno potrditvijo. Po načelu varstva pravic strank in javne koristi (7. člen ZUP) pa menimo, da bi tudi pri vlogah, ki pomenijo uveljavljanje pravic strank v nadalnjem postopku, lahko šteli določbe področnega zakona oz. njihov namen po drugačni in nižji stopnji verifikacije identitete vložnika (in s tem pojem javnega interesa, ki izvira iz veljavnih predpisov), kot tako specialne, da bi nadredile ZUP. To pomeni, da bi vlogo, oddano po e-pošti brez varnega e-podpisa, šteli kot formalno popolno in ustrezno, če ni okoliščin, ki vzbujajo sum v verodostojnost istovestnosti vložnika. V prihodnje pa bi zaradi jasnosti kazalo področni zakon vendar dodelati, da bi bile določbe tudi v tem delu nedvoumne.