Stranka (fizična oseba) je vložila vlogo za spremembo naslova v registru, ki ga vodi upravni organ. Organ vodi zadevno evidenco v skladu z izdanimi odločbami, ki v izreku opredeljujejo ne le naziv stranke oziroma imetnika pravice, ampak tudi njegov naslov. Naslov torej predstavlja del podeljene pravice, zato področni zakon ureja tudi spremembo le tega zgolj z ažuriranjem evidence (samo zaradi spremembe naslova se ne uvede nov postopek, a stranka je dolžna spremembo naslova sporočiti registrskemu organu). Ali organ lahko zahteva od stranke predložitev potrdila o spremembi bivališča ali mora na podlagi 139. člena ZUP ta podatek pridobiti sam. Ali so podatki glede bivališča podatki iz uradne evidence?

Novela ZUP-B iz leta 2002 je določila, da stranki v postopku, ki se je začel na njeno zahtevo, ne glede na določbe področnih zakonov in podzakonskih predpisov, ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil. V takem primeru mora organ ravnati po 139. členu ZUP oziroma analogno enako že pri obravnavi popolnosti vlog po tretjem odstavkuk 66. člena ZUP.

Te določbe v skladu z načelom varstva pravic strank (7. člen ZUP) in načelom ekonomičnosti (14. člen ZUP) preprečujejo, da bi država (razumljena v širšem smislu, torej tudi samoupravne lokalne skupnosti in nosilci javnih pooblastil) stranko nerazumno obremenjevala pri uveljavljanju njihovih pravic, saj lahko te podatke zaradi informatizacije in medsebojne povezanosti uradnih evidenc hitreje in enostavneje pridobi sama (gl. sodbo Vrhovnega sodišča RS z dne 2. 12. 2005, št. I Up 25/2003). Taka določba je skladna z načelom usmerjenosti k uporabniku, ki ga določa 5. člen Zakona o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 113/05 – UPB in novele), pri čemer pa je treba upoštevati še predpise o varstvu osebnih podatkov - Zakon o varovanju osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22).

Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nadalj.) jasno opredeljuje (90. - 95. člen), da si uradna oseba, ki vodi postopek in ima možnost vpogleda v uradno evidenco, podatek priskrbi neposredno sama. Kadar pa uradna oseba nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, mora te podatke pridobiti na podlagi zahteve, posredovane drugemu organu (državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnostih in nosilci javnih pooblastil), ki upravlja z zaprošenimi podatki, in sicer v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge stranke. Zaprošeni organ mora podatke posredovati takoj ali najkasneje v roku 15 dni. Zakon natančno določa, da mora organ sam pridobiti podatke iz lastnih ali drugih uradnih evidenc in ne zahtevati od same stranke, da predloži ustrezno dokumentacijo k vlogi, ki je pomembna za dokazovanje odločilnih dejstev in izdajo potrdil. Izjemoma to ne velja, če stranka sama izrecno poda potrebne podatke ali prepove organu pridobivanje teh podatkov. Te določbe enako veljajo pri postopkih, ki so začeti po uradni dolžnosti in v katerih se odloča o pravicah strank. V nasprotnem primeru lahko stranka organ, ki ne ravna zakonsko pravilno, prijavi na upravno inšpekcijo.

Po preiskovalnem načelu (139. člen ZUP) mora organ ugotoviti vsa dejstva za ugotovitev dejanskega stanja. Pri tem mora zlasti zbrati dejstva, ki so pri katerem koli organu. Uradna oseba si mora iz uradnih evidenc priskrbeti po uradni dolžnosti podatke in osebne podatke iz uradnih evidenc, razen če je stranka pridobivanje le-teh izrecno prepovedala. Uradna evidenca (179. člen ZUP) je tista baza podatkov, ki je vzpostavljena in se kot taka vodi na podlagi zakona ali drugega predpisa ali splošnega akta izdanega za izvrševanje javnih pooblastil (po Jerovšek, Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 155). Uradna evidenca za vodenje spremembe bivališča je Register stalnega prebivalstva, ki je računalniško vodena zbirka podatkov o posameznikih, ki imajo stalno ali začasno prebivališče na območju Republike Slovenije oziroma so se stalno ali začasno, to je za več kot tri mesece, odselili iz Republike Slovenije. Register stalnega prebivalstva se vodi na podlagi Zakona o prijavi prebivališča (ZPPreb-1, Ur. l. RS, št. 52/16 in novele). Stranki tudi ni treba (ne glede na določbe področnih zakonov in podzakonskih aktov) vlogi prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih, če lahko ta dejstva pred organom izkaže z osebnim dokumentom ali drugo javno listino (Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 245).


V danem primeru je uradna oseba, kot nosilec ugotavljanja in dokazovanja dejstev, čeprav le za namen ažuriranja registrskih podatkov in ne v okviru posebnega upravnega postopka, dolžna ugotoviti resnično stanje stvari in tako zadostiti temeljnemu načelu materialne resnice. Odvisno od okoliščin konkretne upravne zadeve lahko poveri zaupanje dokazom, ki jih je predložila stranka in odloči na tako ugotovljenem dejanskem stanju. Kadar pa jih slednja ne predloži ali pa uradna oseba meni, da je potrebno izvesti še druge dokaze (npr. tudi preveriti podatke v uradni evidenci), sama preveri. Zadošča, da stranka torej organ le obvesti o spremembi naslova. Če pri tem ne predloži dokazila iz registra mora upravni organ sam pridobiti podatek o registriranem prebivališču stranke, a le, če dvomi v podatek stranke (npr. ustrezno dokazilo ni le izpisek iz registra o prebivališčih, ampak tudi predložen osebni dokument oziroma njegova kopija ob strankini vlogi). Na tej podlagi nato izvede ažuriranje registra, ki ga vodi.