Organ je stranki postavil rok, v katerem naj se izreče o vsej dejstvih in okoliščinah, ki so pomembne za odločitev, v smislu načela zaslišanja stranke. Stranka je opredelitev poslala po izteku roka, vendar pred izdajo odločbe. Ali mora organ to opredelitev upoštevati?

Po uspešni tožbi v upravnem sporu je Upravno sodišče zadevo vrnilo upravnemu organu v ponovni postopek. Ali je v ponovnem postopku organ dolžan upoštevati samo vloge (izjasnitev o dejstvih), poslane v prvotnem postopku, ali tudi vloge, prejete po izdaji sodbe upravnega sodišča, a pred izdajo odločbe v ponovnem oziroma obnovljenem ali dopolnjenem postopku na prvi stopnji?

Organ mora v upravnem postopku upoštevati dejansko stanje v času izdaje odločbe, saj ima stranka po drugem odstavku 146. člena ZUP izrecno pravico svoje navedbe dopolnjevati še kadarkoli v ugotovitvenem postopku. Tretji odstavek 238. člena ZUP celo daje stranki možnost, da v pritožbi lahko navaja nova dejstva in nove dokaze, vendar pa mora obrazložiti, zakaj jih ni navedla že v postopku na prvi stopnji. Odločba prve stopnje pa se vedno izda na podlagi dejstev, obstoječih in znanih v času njene izdaje.
Organ mora namreč v smislu 8. člena ZUP tudi ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo. Zato izjave strank služijo tudi v ta namen, ne le za obrambo njihovih pravic in pravnih koristi, kot sicer velja za temeljno načela zaslišanja stranke (9. člen ZUP, prim. o kršitvah po drugem odstavku 237. člena ZUP). Za vse dodatne navedbe strank je torej zaradi obeh načel, zaslišanja in tudi materialne resnice, pred izdajo odločbe potrebno ugotoviti njihov vpliv na odločitev in jih v tem smislu upoštevati. Odločba, ki je bila izdana na podlagi napačno ali nepopolno ugotovljenega dejanskega stanja, je nezakonita in se lahko po dokončnosti, če je prvotna pritožba zavrnjena ali pa nedovoljena, izpodbija tudi v upravnem sporu. Prav tako lahko stranka ob pogojih zakona vloži predlog za obnovo postopka (260.členu ZUP), če bi iz navedb strank izhajala nova dejstva, ki ob izdaji odločbe niso bila znana.

Stranka lahko navaja dejstva, daje potrebne podatke, dopolnjuje in pojasnjuje svoje izjave, izpodbija navedbe drugih in prilaga dokaze za zatrjevano. Stranka lahko vse, kar sodi v okvir načela zaslišanja, izvaja ves čas postopka, tako na prvi stopnji v ugotovitvenem in dokaznem postopku, na drugi stopnji in v obnovi postopka. Drugi odstavek 146. člena ZUP pri tem določa omejitev v skladu z načelom ekonomičnosti, da naj stranka navaja dejstva do izdaje odločbe oziroma če se izvedbe ustna obravnava do konca ustne obravnave, tako na njej kot izven nje, kasneje pa tako, da opraviči, zakaj ni tega storila že prej (Jerovšek, Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, stran 155). Nova dejstva in nove dokaze lahko upošteva pritožbeni organ pri svojem odločanju kot pritožbene razloge samo tedaj, če so obstojali v času odločanja na prvi stopnji in če jih stranka upravičeno ni mogla predložiti oziroma navesti na obravnavi (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 474). Stranke v tožbi pred upravnim sodiščem ne smejo navajati novih dejstev in predlagati novih dokazov, če so imele možnost navajati ta dejstva in te dokaze v postopku pred izdajo izpodbijanega akt; nova dejstva in novi dokazi se lahko upoštevajo kot tožbeni razlogi samo, če so obstajali med odločanjem na prvi stopnji postopka izdaje upravnega akta in če jih stranka upravičeno ni mogla predložiti oziroma navesti v postopku izdaje upravnega akta (Jerovšek, Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, stran 261, 272). Če sodišče upravni akt odpravi, vrne zadevo organu, ki je upravni akt izdal, v ponovni postopek. V teh primerih mora organ izdati nov upravni akt v 30-ih dneh od dneva, ko je dobil sodbo, oziroma v roku, ki ga določi sodišče, pri čemer je vezan na pravno mnenje sodišča o uporabi materialnega prava in o njegovih stališčih, ki se tičejo postopka. Pri ponovnem odločanju v upravnem postopku upravni organ ni vezan na mnenje sodišča, če je sodišče upravni akt odpravilo in je treba ponovno ugotavljati dejansko stanje - upošteva se torej nov dejanski stan ob izdaji nove prvostopenjske odločbe (Jerovšek, Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, stran 274).

Stranke imajo možnost izjavitve glede stanja zadeve vse do izdaje odločbe na prvi stopnji, pod določenimi pogoji (opravičiti razloge) v pritožbenem postopku in celo v tožbi pred upravnim sodiščem, če dokažejo, da tega niso imele možnosti storiti v postopku na prvi stopnji, pa so dejstva obstajala v času odločitve na prvi stopnji. V ponovnem postopku na prvi stopnji pa ima stranka možnost podajati nove vloge (izjasnitve glede dejanskega stanja v času prvega odločanja), samo v primeru, če je sodišče organu naložilo, da mora ponovno ugotavljati dejansko stanje. Načeloma setorej upošteva vse izjave stranke, dane do izdaje odločbe (čeprav v ponovnem postopku, saj je bila prva odločba odpravljena), čeprav danih po odrejenem roku, a še prejetih pred izdajo odločbe.