Organ prejema na svoj naslov tudi pošto, ki je naslovljeno na njihov nadzorni organ (npr. nadzorni odbor občine). Ali se lahko takšna pošta odpira ter evidentira zaradi posredovanja članom nadzornega odbora, glede na to, da le ti niso zaposleni pri upravnem organu ter sami ne morejo sprejemati in odpirati pošte?

Upravni organi vsakodnevno prejemajo pošto v fizični in elektronski obliki. Za sprejem in odpiranje pošte so pristojni (pooblaščeni) javni uslužbenci v glavni pisarni, ki pošto, naslovljeno na organ, prevzamejo, odprejo, pregledajo in evidentirajo v evidenco dokumentarnega gradiva prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva. Odgovorni so tudi za pošto v elektronski obliki, ki je naslovljena neposredno na javne uslužbence in je poslana pisarni. Takšno pošto lahko tudi sami evidentirajo, če se nanaša na obstoječo zadevo (35. člen Uredbe o upravnem poslovanju). Pri odpiranju pošte pa se večkrat pojavijo dileme, katero pošto odpreti in katero ne. Glede na to, da v organ prihaja praviloma le službena pošta, velja priporočilo, da se odpira vsa navadna pošta, saj je UUP pri tem zelo jasna - odpre se vsa pošta, razen omejitev, ki jih določa 37. člen UUP:

• pošta pri kateri obstaja sum, da je nevarna za zdravje ali življenje ljudi ali za premoženje organa,

• pošta, ki je dostavljena pomotoma

• pošta iz katere je razvidno, da je naslovljena na drug organ ali javnega uslužbenca drugega organa,

• pošta, ki je naslovljena na organ in javnega uslužbenca tega organa z navedbo, iz katere izhaja, da se vroči osebno naslovniku (»osebno«, »v roke«, »naslovniku« in podobno),

• pošta, za kateri iz označb a ovojnici izhaja, da se ne odpira.


V primeru, ko organ prejme pošto, ki je naslovljena na drugi organ, torej mora upoštevati tretji in četrti odstavek 37. člena UUP. V skladu z navedenim ne sme odpirati pošte, ki je naslovljena na drug organ, pravno ali fizično osebo, če je ovojnica napačno dostavljena. Taka pošta se brez odlašanja pošlje pravemu naslovniku, to pa se evidentira. Kolikor se pošta nanaša na vloge, ki se nanašajo na pravice in obveznosti, o katerih se odloča v upravnem postopku, je prej omenjeno postopanje skladno z ZUP, saj četrti odstavek 65. člena ZUP navaja, da če organ dobi po pošti, brzojavno ali po elektronski poti vlogo, ki je ni pristojen sprejeti, pa ni nobenega dvoma o tem, kateri organ jo je pristojen sprejeti, jo pošlje brez odlašanja pristojnemu organu oziroma sodišču in to sporoči stranki. Če organ, ki je dobil vlogo, ne more ugotoviti, kateri organ je zanjo pristojen, izda brez odlašanja sklep, s katerim zavrže vlogo zaradi nepristojnosti, in ga takoj pošlje stranki.


Smiselno dikcijo tretjega odstavka 37. člena UUP razumeti tudi širše. Praksa namreč kaže, da je glavna pisarna po tretjem odstavku 34. člena UUP lahko organizirana tudi na način, da lahko opravlja naloge poenoteno za več organov. V takšnem primeru javni uslužbenci v glavni pisarni, kolikor imajo pooblastila, odpirajo tudi pošto drugih organov – toda evidentiranje slednje je potrebno ločiti ločeno za vsak organ posebej.