V skladu s področnim zakonom so za vodenje upravnih postopkov stvarno in krajevno pristojne vse notranjeorganizacijske enote organa. Ali ena izmed notranjeorganizacijski enot organa, v primeru zahteve stranke v postopku za izdajo potrdila o dokončnosti in pravnomočnosti upravne odločbe, ki jo je izdala druga notranjeorganizacijska enota organa, lahko izvede ugotovitveni postopek in podatke o nastopu dokončnosti in pravnomočnosti sama pridobi od druge enote organa ali je za potrjevanje omenjenega dejstva izključno pristojna tista enota organa, ki je odločbo tudi izdala in pri kateri se nahaja upravna dokumentacija (npr. vročilnica)?

Kot dokazilo o dejstvih, pomembnih za odločitev v upravni zadevi, se uporabljajo tudi potrdila, ki jih izdajajo državni organi in organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco (prvi in drugi odstavek 179. člena ZUP), in tudi o drugih dejstvih, če tako določa zakon (prvi odstavek 180. člena ZUP). Z izrazom »potrdilo« ni mišljeno le potrdilo v ožjem pomenu besede, temveč vsaka listina o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, in tudi o drugih dejstvih, če tako določa zakon, čeprav ima drugačen naziv (npr. diploma, spričevalo, izkaz, certifikat, izpisek, izvleček itd.). Pravila o potrdilih veljajo za vse listine v enaki meri. Če navedeni organi in organizacije o dejstvih, ki so pomembna za odločitev v upravni zadevi, ne vodijo uradne evidence, z zakonom pa tudi ni določeno, da so o takih dejstvih dolžni izdati potrdilo, mora organ, ki vodi postopek v upravni zadevi, ta dejstva ugotoviti z drugimi dokazili (139. člen ZUP) (glej Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 352-353).


V skladu s petim odstavkom 225. člena ZUP izda potrdilo o dokončnosti in pravnomočnosti organ na zahtevo stranke ali drugega organa. Gre za potrdilo o dejstvu, o katerem se ne vodi uradna evidenca, postopek ugotavljanja tega dejstva pa je urejen v podpoglavju "Potrdila" (179.-180.a člen ZUP). Pravila v zvezi z izdajo teh potrdil vsebujeta tudi Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 20/2005 in novele) in Pravilnik o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov (Ur. l. RS, št. 43/2005 in novela).

Zavrnitev izdaje potrdila ali analogno molk organa za izdajo potrdila je enako položaju izdaje negativne oz. zavrnilne odločbe, ki jo v primeru nemožnosti potrditve želenega dejstva organ celo mora izdati, da se s tem omogoči stranki možnost pravnega varstva. Odloča se namreč o pravici stranke do izdaje potrdila, ki je sorazmerna z dolžnostjo organa, da potrdilo izda (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 167; prim. z Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 356).


Pri izdaji tega potrdila gre za razmerje med organom in stranko (oz. med dvema organoma). Odgovor na vprašanje je zato odvisen od tega, ali ima notranja organizacijska enota organa status organa ali ne (o tem za primerjavo glej Izdajanje ter vročanje sklepov in odločb med posameznimi oddelki enega organa|prvi primer in Evidentiranje dokumentov, poslanih znotraj organa|drugi primer.

Če imajo notranje organizacijske enote samostojnost (svojo stvarno in krajevno pristojnost), potem so same - izključno - pristojne za izdajo potrdil o dokončnosti in pravnomočnosti odločb iz svoje pristojnosti, v nasprotnem primeru (organ je z vidika upravnega odločanja enovit) pa potrdilo lahko izda katerakoli organizacijska enota - po naravi stvari pa je logično, da ga bo izdala tista enota, ki razpolaga z dokumentacijo. V tem primeru bi se zahteva za izdajo potrdila odstopila tej notranji organizacijski enoti, stranke pa se o tem ne bi obveščalo kot v primeru če bi šlo formalno za dva samostojna organa.