Ali se v prejemno štampiljko dokumenta (vloge), ki je bil poslan priporočeno, odtisne datum, ko je bil dokument (vloga) oddan na pošti in poslan kot priporočen ali se v prejemno štampiljko dokumenta odtisne datum dejanskega prejema?

V tem primeru gre za dva postopka, ki se ju med seboj ne sme mešati, in sicer za postopanje glavne pisarne in za vodenje postopkov po ZUP.

Pri postopanju glavne pisarne, ki se organizira na podlagi prvega odstavka
34. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP), je pomembno, da se pri upravljanju z dokumentarnim gradivom postopa v skladu s pravili o ravnanju z dokumentarnim gradivom, pri vodenju postopkov po ZUP gre za predpisano obravnavanje vlog, v katerem se po pravilih ZUP (ali področnega zakona) med drugim presoja tudi pravočasnost vložitve.

Tako se mora biti v primeru vhodnega dokumenta (v tem primeru priporočene pošiljke) po prvem odstavku 43. člena UUP iz odtisa žiga ali drugače razviden organ, ki je dokument prejel, datum prejema in številka dokumenta. To pravilo potrjujejo tudi analogna pravila, ki veljajo za sprejemanje elektronskih pošiljk, in sicer 110. člen UUP določa, da sistem samodejno evidentira sprejem elektronskih sporočil po dejanskem prejemu. Spreminjanje odtisa datuma ni dovoljeno. Kljub odtisu prejemne štampiljke in datuma dejanskega prejema na priporočeno pošto drugi odstavek 68. člena ZUP določa, da se šteje datum vloge po datumu oddaje pošiljke priporočeno po pošti, zato se mora v tem primeru upoštevati tudi prvi odstavek 139. člena UUP, ki določa, da se sprejetemu dokumentu v fizični obliki priloži pisemska ovojnica vselej, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka ali če iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.