Ali je potrebno na dokumente v okviru že obstoječe zadeve (npr. zapisnike razgovorov, uradne zaznamke, izjave strank na zapisnik), ki so nastali v organu natisniti prejemno štampiljko in kako ter kdo takšne dokumente evidentira?

Javni uslužbenci se vsakodnevno pri svojem delu srečujejo z vrsto različnih dokumentov. Dejstvo je, da nekatere dokumente organ prejme, nekateri dokumenti pa nastanejo pri njegovem delu. V primeru, ko organ (fizičnih) dokumentov v okviru že obstoječe zadeve ni prejel ampak so dokumenti nastali v organu (npr. uradni zaznamki, zapisniki, itd.) odtis prejemne štampiljke ni potreben, se pa dokument mora evidentirati v (informacijski) sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom.



Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) eksplicitno določa, da je treba evidentirati tudi vse naloge (oziroma v povezavi z njimi izoblikovane zadeve, dosjeje in dokumente), ki nastanejo na podlagi notranje pobude organa, na način, da se pristojnim za evidentiranje sporoči, da je potrebno evidentiranje. Prvi odstavek 35. člena UUP določa, da pošto, ki je naslovljena na organ, glavna pisarna odpre, pregleda in evidentira v evidenco dokumentarnega gradiva prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva. 44. člen UUP določa, da če se z dokumentom zadeva začne, glavna pisarna ali pa za to določen javni uslužbenec dokument uvrsti v novo zadevo, pri odpiranju zadeve pa mora izbrati isti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne zadeve. Če pa dokument nadaljuje že obstoječo zadevo, se to uvrsti v to zadevo.



Torej v primeru, ko pri delu javnega uslužbenca, ki vodi (upravni) postopek v okviru že odprte (obstoječe) zadeve, nastanejo novi dokumenti po njegovi pobudi, evidentiranje takšnih dokumentov prevzame ali glavna pisarna ali pooblaščeni javni uslužbenec, ki zadevo rešuje oziroma pri katerem so novi dokumenti tudi nastali. Novo nastale dokumente je potrebno evidentirati in o vsakem dokumentu je potrebno v evidenco vnesti podatke, ki jih določa 52. člen UUP. Pri tem opozarjamo, da je potrebno iz vsakega dokumenta, ki se ga evidentira ustrezno razbrati tudi vsebino iz ene ali več ključnih besed iz geslovnika EUROVOC. Drugi odstavek 51,. člena UUP določa, da se dokumenti v okviru zadeve evidentirajo in pošljejo istega dne in pod istim datumom, ko prispejo ali ko so nastali v organu. UUP eksplicitno ne določa kdo je edini pristojen za evidentiranje dokumenta. Pristojnost (odgovornost) je običajno opredeljena z internimi navodili oziroma pooblastili, v veliki meri pa je odvisno tudi od tehnoloških zmožnosti (mreža, programski paket).