Stranka je podala zahtevek za izdajo potrdila po 180. členu ZUP, torej po posebnem ugotovitvenem postopku, nato pa je zahtevek umaknila. Kako postopa organ - ali je treba izdati sklep o ustavitvi postopka, čeprav gre le za postopek izdaje potrdila in ne "klasično" upravno zadevo, zlasti če v tem postopku še niso bila opravljena nobena procesna dejanja?

Državni organi in organi samoupravne lokalne skupnosti izdajajo potrdila in druge listine ne le na podlagi podatkov iz uradnih evidenc, ampak "če tako določa zakon" tudi po posebnem ugotovitvenem postopku (180. člen ZUP). Tudi v takšnem ugotovitvenem in dokaznem postopku organ sledi pravilom, ki so sicer določena za vodenje ugotovitvenega in dokaznega postopka po ZUP v okviru odločanja o upravni zadevi, kljub temu da izdaja potrdila ne šteje za upravno stvar, razen kolikor sam ZUP ne določa drugače (npr. krajši rok izdaje potrdila kot velja za izdajo odločbe). Kolikor ni posebnih omejitev v področnem zakonu, se za ugotovitev dejstev, ki naj jih potrjuje takšno potrdilo, lahko uporabijo vsi dokazi. Ne glede na navedeno pa vendar v postopku izdaje potrdila po 180. členu ZUP, kljub vodenju ugotovitvenega postopka, organ ni dolžan zagotavljati stranki enakih procesnih upravičenj kot veljajo v ugotovitvenem postopku, ko se odloča o njenih pravicah, obveznostih in pravnih koristih. V tem smislu stranki lahko omogoči sodelovanje na primer pri zaslišanju prič, pri ogledu ipd, ni pa vezan na obveznost seznanitve stranke z izvedenimi dokazi pred izdajo potrdila. Zoper potrdilo po 180. členu ZUP (enako velja za potrdila po 179. členu ZUP) stranka nima pravnega varstva, lahko pa od organa zahteva izdajo novega potrdila, če meni da je napačno presodil izvedene dokaze in potrdil relevantna dejstva. Takrat mora organ v roku 15 dni izdati novo potrdilo oziroma zavrniti zahtevek stranke z odločbo, zoper katero pa stranka lahko vloži pritožbo.

Pri tem se postopek na zahtevo stranke šteje za uveden ali začet v skladu s 127. členom ZUP in povezanimi, ko je vloga formalno popolna in če obstajajo vse procesne predpostavke. Zato je treba uveden postopek, če stranka (prej formalno popolno in z izpolnjenimi procesnimi predpostavkami) zahtevo umakne in ni nasprotnih razlogov za to, vedno tudi ustaviti. Čim je postopek štet kot začet, ga je potrebno zaključiti ne glede na obseg (ne) opravljenih procesnih dejanj (npr. ogleda, zaslišanja prič ipd.). Če je zahteva za izdajo potrdila vložena formalno pravilno, se postopek po ZUP šteje kot uveden, čeprav organ še ni opravil kakih določenih procesnih dejanj kot recimo ogled. Vložena zahteva mora biti obravnavana, vsaj procesno, da je lahko zadeva zaključena in šteta kot rešena.

Če stranka vloži zahtevo za začetek in vodenje upravnega postopka, ima pravico odpovedati se tej zahtevi in jo lahko umakne v skladu s 134. členom ZUP (s tem pa se ne odpove materialni pravici, saj umika zahteve za začetek in vodenje upravnega postopka ne moremo enačiti z umikom ali odpovedjo materialnopravnega zahtevka; v prvem primeru stranka lahko takšno zahtevo ponovno vloži, v drugem primeru pa stranka ne bi mogla več vložiti zahteve za odločanje o zahtevku, kateremu se je odpovedala; več v Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 289 – 290). V primeru, če stranka zahtevo (čeprav za izdajo potrdila po 180. členu ZUP) umakne, organ postopa v skladu s 135. členom ZUP, torej izda sklep o ustavitvi postopka. To velja še bolj, če bi organ že opravil kaka postopkovna dejanja in bi zato npr. nastali še kaki stroški, pa bi se zato morali obračunati v izreku taistega sklepa (toda ustavitev postopka s sklepom je vendar potrebna tudi ne glede na potrebo po obračunu stroškov in drugih postranskih vprašanj postopka).